Crearea scrisorilor dintr-o listă de adrese

O invitație, o notificare sau un buletin informativ pentru toți clienții dumneavoastră, fiecare scrisoare cu numele și adresa corecte. Să tastați fiecare scrisoare separat înseamnă mult de lucru. Cu Îmbinare corespondență, Euro-Office creează toate scrisorile dintr-o dată, pornind de la o foaie de calcul cu adrese.

De ce aveți nevoie?

• O foaie de calcul (xlsx) în WebOké Nextcloud, cu numele coloanelor pe primul rând, de exemplu Formulă de adresare, Nume, Companie, Adresă, Cod poștal, Localitate. Fiecare rând următor reprezintă un destinatar.
• O scrisoare (docx) cu textul fix.

Pasul 1: conectarea listei de adrese

1. Deschideți scrisoarea.
2. Accesați fila Colaborare și faceți clic pe Îmbinare corespondență (1).
3. Alegeți Din serviciul stocare pentru a selecta lista de adrese din Nextcloud, Din Fișier pentru un fișier de pe computerul dumneavoastră sau Prin URL-ul pentru un fișier de pe internet.

În dreapta apar Setările pentru Îmbinare corespondență. Cu Editare lista de destinatari puteți bifa sau debifa destinatarii.

Pasul 2: inserarea câmpurilor în scrisoare

1. Poziționați cursorul unde trebuie să apară numele.
2. Faceți clic în dreapta pe Inserare câmpul de îmbinare și alegeți Nume.
3. Repetați procedura pentru Companie, Adresă, Cod poștal și Localitate. Adăugați dumneavoastră spațiile și salturile de rând între câmpuri și tastați, de exemplu, o virgulă după formula de adresare.

Pasul 3: verificarea și îmbinarea

1. Faceți clic pe Previzualizare rezultate. Cu ajutorul săgeților puteți parcurge scrisorile pentru fiecare destinatar.
2. La Îmbinare cu, alegeți ce doriți: un singur fișier PDF cu toate scrisorile pentru tipărire, un fișier Docx pentru verificare ulterioară sau E-mail.
3. Alegeți dacă doriți toate înregistrările sau doar o parte dintre ele, apoi faceți clic pe Descărcare sau Salvare.

Capcane și limitări

• Euro-Office îmbină maximum 100 de destinatari odată. Dacă aveți mai mulți, procesați-i în loturi (înregistrările 1 până la 100, 101 până la 200) folosind De la și Către.
• Îmbinarea corespondenței funcționează în browser, în WebOké Nextcloud.
• Etichetele de adrese (mai multe adrese pe o singură foaie) nu pot fi create de Euro-Office: fiecare scrisoare primește un singur destinatar. O alternativă corectă: creați etichetele într-o foaie de calcul, cu adresele aranjate într-o grilă potrivită pentru foaia de etichete, sau folosiți un program de etichetare de la producătorul etichetelor dumneavoastră.
• Un cod poștal apare fără zero la început sau o sumă pare ciudată în scrisoare? Verificați formatul numeric din foaia de calcul (consultați Păstrarea cifrei zero de la începutul unui număr de telefon sau cod poștal).