Capitolul 16 · 16.6
Un dosar de asociație sau de familie care nu dispare atunci când cineva pleacă
Întrebarea: "La asociația noastră, totul se află într-un dosar partajat al fostei secretare. Aceasta încetează acum activitatea. Ce se întâmplă cu dosarul și cum prevenim această situație data viitoare?"
Problema: un dosar partajat aparține întotdeauna unei singure persoane. Dacă acel utilizator este șters, dosarul dispare și pentru toți ceilalți. Același lucru este valabil și pentru o familie în care totul se află în dosarul unui singur părinte.
Acum: securizarea dosarului
- Rugați persoana care pleacă să transfere proprietatea dosarului către cineva care rămâne, prin Setări, Partajare și secțiunea Fișiere. Consultați Transferați proprietatea când un coleg pleacă.
- Ștergeți utilizatorul din Mijn WebOké abia după ce transferul este finalizat. Dacă doriți să păstrați contul o perioadă, dezactivați-l în loc să îl ștergeți.
- Persoana nu se mai poate autentifica? Urmați Un coleg pleacă: preluarea în siguranță a fișierelor, calendarului și dosarelor partajate.
De acum înainte: o echipă și un dosar de echipă
1. Creați o echipă
Creați în aplicația Echipe o echipă, de exemplu "Comitet" sau "Familie", și adăugați membrii (consultați Crearea echipelor și partajarea unui folder cu întreaga echipă). Dacă se adaugă sau pleacă cineva, ajustați doar echipa.
2. Solicitați un dosar de echipă
Un dosar de echipă aparține echipei, nu unei singure persoane. Acesta rămâne pe loc dacă cineva pleacă, iar spațiul de stocare nu se contorizează la un singur membru. WebOké creează un dosar de echipă pentru dumneavoastră: solicitați-l printr-un tichet în Mijn WebOké și comunicați numele dosarului și al echipei (consultați Dosare de echipă: un dosar comun care aparține echipei). Dosarele de echipă sunt disponibile în Personal, Family și Max, dar nu în Nextcloud Free.
3. Mutați fișierele
- Deschideți în Fișiere vechiul dosar partajat.
- Bifați tot (caseta de deasupra listei selectează totul).
- Alegeți în partea de sus Mută sau copiază, alegeți dosarul de echipă și faceți clic pe Mută în cu numele dosarului de echipă (consultați Crearea, mutarea, copierea și redenumirea dosarelor).
- Verificați dacă totul a fost preluat și apoi eliminați partajarea veche.
Sfaturi pentru organizare
- Folosiți o structură fixă de dosare, de exemplu Procese verbale, Finanțe, Membri, Activități. Adăugați o scurtă explicație cu Adaugă descrierea dosarului (consultați Crearea de notițe și fișiere text cu Text).
- Stabiliți cine ce poate face. Nu este necesar ca toată lumea să poată modifica documentele financiare.
- Când partajați în exterior (membri, părinți, primărie), folosiți întotdeauna un link cu parolă și dată de expirare (consultați Crearea unui link public: vizualizare, editare, parolă, dată de expirare și limită de descărcare).