Atașamente și fișiere mari
Modulul 3: Scrierea mesajelor · Timp de citire: 11 minute
Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea calcula dacă fișierele încap într-un singur e-mail, veți înțelege de ce un atașament devine mai mare la trimitere și veți alege calea potrivită pentru fișierele mari: micșorare, conversie sau un link de partajare.
Noțiuni cheie: MIME, base64, limita mesajului, dimensiunea maximă a atașamentului, serverul destinatar, link de partajare, dată de expirare, pdf, micșorarea fotografiilor, memento pentru atașamente, vCard
Un atașament devenit text
E-mailul a fost proiectat cândva pentru text simplu. O fotografie, un pdf sau o foaie de calcul constă din octeți arbitrari, care nu pot fi trimiși ca atare. De aceea există MIME: o convenție care împarte un mesaj în părți, fiecare parte având un antet care spune ce conține (de exemplu Content-Type: application/pdf) și cum este împachetată. Pentru fișiere, acest ambalaj este aproape întotdeauna base64.
Base64 transformă fiecare grup de 3 octeți din fișierul dumneavoastră în 4 caractere lizibile (RFC 2045). Rezultatul este deci cu aproximativ o treime mai mare decât originalul. O fotografie de 3 MB ocupă în e-mail aproximativ 4 MB. Iată cum arată începutul unui astfel de atașament când vizualizați sursa unui mesaj:
Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...Fiecare rând din acest șir aparent haotic este o bucățică din pdf-ul dumneavoastră. Destinatarul nu vede nimic din toate acestea: programul său de e-mail îl transformă înapoi în fișierul original.
Calcul: încape într-un singur mesaj?
Fiecare server de e-mail are o limită a mesajului: cel mai mare mesaj pe care îl acceptă, măsurat după împachetare. La WebOké, aceasta este de 50 MB per mesaj, pe toate serverele de e-mail. Deoarece base64 mărește totul cu o treime, într-un mesaj încap aproximativ 36 MB de atașamente. Această valoare o vedeți și în webmail, ca dimensiune maximă a fișierului la adăugare.
Regula practică pentru a calcula singur:
- Adunați dimensiunile tuturor atașamentelor.
- Dacă totalul depășește aproximativ 36 MB, nu încape într-un singur e-mail la WebOké.
- Dacă este mai mic, încape pe serverul dumneavoastră. Dar aceasta este doar jumătate din poveste.
Cealaltă jumătate este serverul destinatar. Și acesta are o limită a mesajului, adesea mai mică de 50 MB. Multe servicii acceptă mesaje de aproximativ 20 până la 25 MB, dar acest lucru diferă de la un serviciu la altul și se poate schimba. Dacă mesajul dumneavoastră este prea mare pentru destinatar, primiți înapoi un mesaj de eroare, adesea cu un cod precum 552 sau cu expresiile "message too big" ori "message size exceeds". E-mailul dumneavoastră a fost trimis, dar nu a ajuns.
De aceea, o a doua regulă, mai prudentă: peste 15 până la 20 MB de atașamente pentru cineva din afara propriei organizații, alegeți mai degrabă un link de partajare. Astfel nu trebuie să ghiciți.
Gândiți-vă și la acest lucru: un mesaj cu atașamente mari va rămâne în dosarul dumneavoastră Trimise și în căsuța poștală a destinatarului. El contează la spațiul de stocare la amândoi (lecția 5.4). Dacă trimiteți același fișier de 20 MB la cinci persoane, el se află de cinci ori la destinatari și o dată la dumneavoastră.
Micșorarea: mai întâi câștigul cel mai mare
Înainte de a crea un link de partajare, verificați dacă fișierul poate fi micșorat. Nu toate fișierele au o dimensiune pe măsura conținutului lor.
- Fotografiile de pe telefon sau aparat foto au adesea câțiva MB fiecare, deoarece sunt salvate la rezoluție maximă. Pentru un ecran, o fracțiune din aceasta este suficientă. Micșorarea unei fotografii la, de exemplu, 2000 de pixeli lățime o face de obicei de multe ori mai mică, fără ca diferența să se vadă pe ecran. Acesta este aproape întotdeauna cel mai mare câștig.
- Documentele: o ofertă în format .docx poate fi mare din cauza imaginilor inserate și uneori arată altfel la destinatar. Un pdf este adesea mai mic, arată la fel peste tot și nu poate fi modificat din greșeală.
- Documentele scanate sunt imagini. Scanați la o rezoluție mai mică sau alb-negru, dacă culoarea nu este necesară.
- Arhivarea (zip) ajută la fișierele text și foile de calcul, dar aproape deloc la fotografii, video și pdf-uri: acestea sunt deja comprimate.
La video, micșorarea adesea nu ajută suficient. Un filmuleț de câteva minute depășește ușor 36 MB. În acest caz, un link de partajare este singura cale bună.
Linkul de partajare: fișierul rămâne pe loc, linkul călătorește
Cu un link de partajare puneți fișierul într-un spațiu de stocare online, cum ar fi Nextcloud sau alt cloud, și trimiteți doar un link. E-mailul rămâne mic, destinatarul descarcă fișierul când dorește, iar dumneavoastră puteți retrage linkul ulterior.
Un link de partajare bun are:
- o dată de expirare, pentru ca fișierul să nu rămână public ani de zile;
- o parolă pentru fișierele confidențiale, pe care o comunicați pe alt canal (SMS sau telefon), nu în același e-mail;
- acces doar pentru citire, cu excepția cazului în care celălalt trebuie într-adevăr să încarce ceva înapoi.
O capcană: un link de partajare fără parolă funcționează pentru oricine are linkul. Dacă destinatarul vă redirecționează e-mailul, următorul destinatar poate accesa și el fișierul. La date cu caracter personal sau oferte, o parolă și o dată de expirare nu sunt deci un lux.
O altă capcană: unii destinatari nu au încredere în linkuri, pe bună dreptate după tot phishingul (lecția 2.4). De aceea, spuneți în e-mail la ce se pot aștepta: "Veți primi un link către Nextcloud-ul nostru, fișierul se numește foto's-bruiloft.zip, iar linkul funcționează până la 1 iunie."
Atașamente uitate și o carte de vizită
Cine nu a scris niciodată "vezi atașamentul" și apoi nu a adăugat nimic? Webmailul vă poate avertiza: cu Adu-mi aminte de atașamente, la Trimite verifică dacă textul dumneavoastră conține cuvinte precum "atașament" în timp ce nu există niciun atașament. Acest memento este dezactivat implicit; îl activați din Setări personale > Compunerea mesajelor.
Cu Atașează vCard trimiteți o persoană de contact din agenda dumneavoastră ca o carte de vizită (un fișier .vcf). Destinatarul o adaugă cu un singur clic în propria agendă. Util atunci când doriți să transmiteți cuiva datele unui coleg sau furnizor. Mai multe despre vCard în lecția 7.2.
În practică: cum funcționează în webmail
În ecranul Scrie un mesaj adăugați un atașament cu Ataşează din partea de sus sau cu Ataşează fişier din dreapta, ori trageți un fișier în caseta din dreapta. Acolo vedeți și dimensiunea maximă a fișierului. Memento-ul pentru atașamente uitate se află la Setări personale > Compunerea mesajelor. Manualul Roundcube descrie pașii. În alte aplicații webmail funcționează similar, dar limita per mesaj diferă de la un furnizor la altul.
Rezumat
- Atașamentele sunt împachetate ca text cu base64 și devin astfel cu aproximativ o treime mai mari (3 octeți devin 4 caractere).
- La WebOké, un mesaj poate avea 50 MB; asta înseamnă aproximativ 36 MB de atașamente.
- Serverele destinatare acceptă adesea mai puțin; pentru fișiere mari trimise în exterior, preferați un link de partajare.
- Micșorați mai întâi fotografiile și convertiți documentele în pdf; arhivarea nu ajută la fotografii și video.
- Un link de partajare primește o dată de expirare, iar pentru fișierele confidențiale o parolă comunicată pe alt canal.
Test (quiz)
Exercițiu
Exercițiul A3.3: Încape într-un singur mesaj? Porniți de la regula practică de la WebOké: aproximativ 36 MB de atașamente încap într-un mesaj de 50 MB, deoarece base64 mărește totul cu aproximativ o treime. Pentru situațiile 1 până la 3, alegeți "încape" sau "nu încape, link de partajare". (1) Sanne îi trimite lui Ahmed două pdf-uri: oferta de 3 MB și planul floral de 5 MB. (2) Daan vrea să-i trimită lui Sanne un video cu montarea unui arc de nuntă; fișierul are 120 MB. (3) Sanne vrea să-i trimită lui Ahmed douăsprezece fotografii cu buchete de mireasă anterioare, fiecare de 3,5 MB, direct de pe aparatul foto, într-un singur e-mail. Întrebarea 4: Sanne trebuie să facă loc pentru un alt e-mail și poate micșora mai întâi un singur fișier. Ce fișier alegeți: (a) offerte-bruiloft.pdf de 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg de 9 MB, direct de pe aparatul foto, (c) prijslijst.docx de 0,2 MB? Programul compară cele patru răspunsuri ale dumneavoastră cu cheia și afișează calculul pentru fiecare situație.
Lecturi suplimentare
Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte aplicații webmail funcționează similar.
- Roundcube Webmail 4.3: Trimiterea atașamentelor
- Email respinsă: mesajul este prea mare
- Mesaje de eroare rezolvate 1.6: 552 Mailbox full sau Message too big
- Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 3.2: Stocare, cotă și o căsuță poștală plină
- RFC 2045, MIME partea 1, secțiunea 6.8 despre base64 (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045