Identități: cine sunteți ca expeditor

Modulul 4: Dumneavoastră ca expeditor · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți configura o identitate astfel încât destinatarii să vadă imediat cine trimite mesajul, știți ce face fiecare câmp în anteturi (antetele mesajului) și înțelegeți de ce aveți voie să trimiteți doar de pe anumite adrese.

Noțiuni cheie: identitate, nume afișat, From, Organization, Răspunde la (Reply-To), copie Bcc, identitate implicită, verificarea expeditorului, redirecționare (forwarder), SPF, DMARC

Ce vede destinatarul despre dumneavoastră

Când Ahmed primește un mesaj de la Sanne, în lista sa de mesaje vede mai întâi un singur lucru: numele expeditorului. Acest nume provine din antetul From, care are două părți:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Partea dintre parantezele unghiulare este adresa. Partea dinaintea ei este numele afișat. Majoritatea programelor de e-mail afișează în listă doar numele afișat. Dacă acesta lipsește, vedeți doar adresa sau doar partea dinaintea semnului @. Un mesaj de la "info" nu spune nimic nimănui. Un mesaj de la "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example", da.

În webmail, acest ansamblu format din nume, adresă și câteva setări suplimentare se numește identitate. Aveți cel puțin una: cea a adresei cu care vă autentificați. Puteți crea mai multe, de exemplu pentru o a doua adresă (lecția 4.3).

Un nume afișat bun:

• este numele dumneavoastră, numele organizației dumneavoastră sau o combinație: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" sau "Bloemenatelier Example";
• nu este o adresă de e-mail. Un nume afișat precum "sanne@example.com" pare suspect, deoarece exact asta fac escrocii: afișează ca nume o adresă care nu corespunde adresei reale;
• este ușor de recunoscut de destinatar. Dacă scrieți clienților, aceștia recunosc adesea magazinul mai repede decât prenumele dumneavoastră.

Amintiți-vă din lecția 2.2: oricine poate completa orice nume afișat. De aceea numele nu spune nimic despre autenticitate. Dar pentru propriile dumneavoastră mesaje este primul lucru care contează.

Celelalte câmpuri ale unei identități

O identitate are mai multe câmpuri decât numele și adresa. Fiecare câmp devine un antet în mesajul dumneavoastră sau face ceva la trimitere.

• Organizaţie devine antetul Organization. Unele programe îl afișează lângă expeditor. Util dacă numele afișat este doar numele dumneavoastră. Nu este obligatoriu.
• Răspunde la devine antetul Reply-To (lecția 3.1). Dacă completați aici info@example.com, orice răspuns la un mesaj trimis cu această identitate ajunge la info@. De obicei lăsați acest câmp gol: răspunsurile trebuie să ajungă înapoi la cel care a scris. Un Răspunde la fix, uitat acolo, este o cauză clasică a situației „nu am primit niciodată răspuns”.
• Copie oarbă (BCC) trimite fiecare mesaj pe care îl expediați și ca o copie ascunsă către o adresă fixă. De exemplu, pentru ca un coleg să vadă toate ofertele. Destinatarii nu văd această adresă. Gândiți-vă totuși: știe colegul că primește tot și este cu adevărat necesar?
• Setează implicit stabilește ce identitate alege webmailul când începeți un mesaj nou. La răspunsuri, webmailul alege de obicei identitatea adresei pe care a sosit mesajul.
• Semnătură este semnătura dumneavoastră (lecția 4.2).

Verificarea expeditorului: de ce nu puteți completa orice

La E-Mail, într-o identitate, puteți tasta în principiu orice adresă. Totuși, serverul refuză un mesaj dacă îl trimiteți de pe o adresă care nu vă aparține. Aceasta se numește verificarea expeditorului. Fără această verificare, oricine se autentifică într-o căsuță poștală de pe același server ar putea trimite mesaje în numele altcuiva: vecinul de pe server sau un intrus dintr-o singură căsuță poștală furată, care ar trimite apoi phishing în numele întregii organizații.

La WebOké puteți trimite de pe:

• adresa cu care v-ați autentificat;
• o adresă care redirecționează către căsuța dumneavoastră poștală, o redirecționare (forwarder), pe același server.

Sanne, autentificată ca sanne@example.com, vrea să poată trimite și ca bestellingen@example.com? Atunci creează pentru bestellingen@ o redirecționare către sanne@ și o identitate suplimentară cu această adresă. Fără redirecționare primește un mesaj precum "Account ... can not send emails from ...". Alți furnizori folosesc reguli asemănătoare, chiar dacă se numesc altfel (de exemplu „trimitere ca” sau „send as”).

De ce nu o adresă Gmail printr-un alt server

O întrebare frecventă: „Pot crea în webmail o identitate cu adresa mea Gmail?” Răspunsul este nu, și aceasta nu este doar o regulă WebOké. Domeniul gmail.com aparține Google. Google publică în DNS ce servere au voie să trimită e-mail pentru acest domeniu (SPF), își semnează propriile mesaje (DKIM) și le cere destinatarilor să refuze sau să mute în spam mesajele care nu corespund (DMARC). Un mesaj cu o adresă Gmail în From care vine de pe un alt server nu respectă aceste reguli. În cel mai bun caz ajunge în spam, în cel mai rău caz nu ajunge deloc. Același lucru este valabil pentru orice alt domeniu cu o politică DMARC strictă, inclusiv pentru propriul dumneavoastră domeniu, dacă l-ați configurat corect. Cursul E-mail în ordine explică SPF, DKIM și DMARC.

Dacă doriți să trimiteți mesaje de pe adresa unui alt furnizor, faceți-o prin intermediul acelui furnizor.

Exemplu: trei identități într-o singură căsuță poștală

Sanne se autentifică cu sanne@example.com. Are trei identități:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example cu sanne@example.com: cea implicită, pentru mesajele personale cu clienții.
• Bloemenatelier Example cu bestellingen@example.com: pentru confirmările de comenzi. bestellingen@ este o redirecționare către sanne@.
• Bloemenatelier Example cu info@example.com: pentru întrebări generale. Și info@ este o redirecționare către sanne@.

La identitatea bestellingen@ a lăsat câmpul Răspunde la gol, astfel încât clienții să răspundă direct la bestellingen@, iar răspunsurile să ajungă la ea prin redirecționare. Câmpul Organizaţie l-a completat peste tot cu "Bloemenatelier Example".

Dacă vă uitați la anteturile unui mesaj trimis cu a doua identitate, vedeți:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

În mesajul pe care îl primește Ahmed nu există niciun antet Bcc, nici dacă Sanne a configurat o copie Bcc. Aceasta circulă doar prin plic.

Capcane

• Doar o adresă, fără nume. Mesajul dumneavoastră apare în listă ca "info" sau "sanne". Mai greu de recunoscut și uneori ajunge mai ușor în spam.
• Un nume afișat care seamănă cu o adresă. Filtrele de spam și destinatarii atenți nu au încredere în așa ceva.
• Un Răspunde la uitat. Răspunsurile ajung la o adresă pe care nu o verifică nimeni.
• O identitate pentru o adresă fără redirecționare. Trimiterea eșuează cu un mesaj despre adresă.
• Identitatea greșită la un mesaj nou. Verificați câmpul Expeditor înainte să trimiteți, mai ales dacă aveți mai multe identități.

În practică: cum funcționează în webmail

Gestionați identitățile la Setări personale > Identităţi. Faceți clic pe adresa dumneavoastră pentru a completa Numele Contact, Organizaţie, Răspunde la, Copie oarbă (BCC) și Semnătură, sau pe Creează pentru o identitate suplimentară. Când scrieți un mesaj, alegeți la Expeditor ce identitate folosiți. Redirecționarea o creați în panoul de administrare al găzduirii (la WebOké, DirectAdmin). Ghidul Roundcube descrie pașii. În alte aplicații webmail funcționează asemănător; în Gmail, de exemplu, se numește „Send mail as”.

Rezumat

• Numele afișat este ceea ce văd destinatarii în listă: faceți-l ușor de recunoscut și nu folosiți o adresă de e-mail.
• Organizaţie devine antetul Organization, Răspunde la devine Reply-To; de obicei lăsați Răspunde la gol.
• Un Bcc în identitatea dumneavoastră trimite fiecare mesaj, nevăzut, către o adresă fixă.
• Serverul vă permite să trimiteți doar de pe propria adresă sau de pe o redirecționare către căsuța dumneavoastră poștală de pe același server.
• Adresa unui alt furnizor (precum Gmail) nu o puteți folosi prin propriul server: SPF și DMARC fac ca trimiterea să eșueze.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul A4.1: Verificarea expeditorului dvs. Configurați identitatea la Setări personale > Identităţi: un Numele Contact clar și, dacă doriți, Organizaţie. Trimiteți apoi un mesaj către dumneavoastră, cu subiectul WMC A4.1. Deschideți mesajul primit, alegeți Mai multe > Exportă (primiți un fișier .eml) și încărcați acel fișier. Programul citește fișierul doar în memorie și nu păstrează nimic. Verifică următoarele: subiectul conține A4.1; From are un nume afișat care nu este o adresă de e-mail și nu este identic cu partea dinaintea semnului @; domeniul din From nu este un domeniu de exemplu precum example.com; în mesaj nu apare vizibil niciun antet Bcc; Organization este completat (recomandare, portocaliu dacă este gol); și afișează ce conține Reply-To (cu titlu informativ, ca să vedeți dacă ați uitat un Răspunde la). Pentru fiecare rând primiți verde, portocaliu sau roșu, cu explicații.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte aplicații webmail funcționează asemănător.

• Roundcube Webmail 5.1: Numele dumneavoastră ca expeditor
• Roundcube Webmail 5.3: Trimiterea de pe o altă adresă
• Trimiterea de e-mailuri de pe mai multe aliasuri, eroare: Account xxx can not send emails from
• Mesaje de eroare rezolvate 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 4.1: De ce ajunge e-mailul în spam
• Curs gratuit Siguranță online pentru antreprenori 3.3: Citirea expeditorului și a antetelor