Un sistem pe care îl puteți menține

Modulul 5: Organizare și regăsire · Timp de citire: 8 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți alege și configura o metodă simplă de lucru pentru căsuța dumneavoastră poștală, astfel încât să vedeți ce mai este de făcut și să regăsiți mesajele fără să sortați în fiecare zi.

Noțiuni cheie: Primite ca loc de lucru, patru decizii, marcare, necitit, arhivă, momente fixe, căsuță poștală comună

De ce un sistem

O căsuță poștală plină este rareori problema. Problema este că nu mai vedeți ce mai este de făcut. O întrebare de la un client se pierde printre buletinele informative, o factură pe care trebuie încă să o plătiți se află pe pagina patru. Un sistem rezolvă acest lucru prin câteva reguli fixe pe care vi le stabiliți singur. Nu trebuie să fie complicat. Trebuie mai ales să fie atât de simplu încât să îl aplicați și peste trei luni.

Nu există o metodă perfectă. Oamenii lucrează diferit, iar o firmă cu o singură persoană primește alte mesaje decât o asociație. Această lecție vă oferă elementele de bază și opțiunile. Dumneavoastră alegeți ce vi se potrivește.

Primite ca loc de lucru

Esența aproape oricărui sistem funcțional: Primite este un loc de lucru, nu o arhivă. Ce se află în Primite mai așteaptă ceva de la dumneavoastră. Ce este rezolvat iese de acolo. Astfel, o privire asupra dosarului Primite vă spune imediat câtă muncă aveți.

Pentru aceasta luați la fiecare mesaj una dintre patru decizii:

1. Eliminare. Nu aveți nevoie de el. Ștergeți-l sau raportați-l ca spam, dacă este spam. Un buletin informativ pe care nu îl citiți niciodată: dezabonați-vă, astfel nu va mai veni.
2. Arhivă. Este rezolvat, dar doriți să îl păstrați. Un clic pe Arhivă (lecția 5.1) și nu îl mai vedeți, dar îl regăsiți prin căutare (lecția 5.3).
3. De făcut. Trebuie să faceți ceva care durează mai mult de câteva minute. Lăsați-l în Primite și puneți-i un marcaj (stegulețul Marcat), ca să iasă în evidență. Dacă durează mai puțin de câteva minute, rezolvați-l imediat și apoi arhivați-l.
4. În așteptare. Așteptați un răspuns sau o plată. Îl puteți marca sau îl puteți muta într-un dosar separat „Așteptare”, pe care îl parcurgeți o dată pe săptămână.

Cel mai important este să nu treceți mai departe fără o decizie. Orice mesaj pe care îl deschideți și îl lăsați acolo fără o alegere va trebui citit din nou mai târziu.

Puține dosare și căutare, sau multe dosare

De câte dosare aveți nevoie? Aici există două școli.

Multe dosare: un dosar pentru fiecare client, proiect sau furnizor. Avantaj: vedeți tot ce ține de un client la un loc. Dezavantaj: fiecare mesaj necesită o decizie despre unde trebuie mutat, iar un mesaj care privește doi clienți nu se potrivește în niciunul dintre ele. După un an aveți adesea patruzeci de dosare, din care folosiți cinci.

Puține dosare și căutare: o singură arhivă, eventual împărțită pe ani, iar în rest căutare. Avantaj: arhivarea este un singur clic, fără să vă gândiți. Dezavantaj: trebuie să știți să căutați bine. Lecția 5.3 arată că acest lucru funcționează foarte bine în webmail: după expeditor, destinatar, conținut, în toate dosarele deodată.

Pentru mulți oameni funcționează cel mai bine o cale de mijloc: câteva dosare pentru lucrurile care trebuie cu adevărat păstrate separat (de exemplu Facturen (Facturi) pentru contabilitate) și în rest o singură arhivă. Dosarele pe care le lăsați să fie umplute automat de un filtru (modulul 6) nu vă costă nicio muncă. Acestea pot fi deci ceva mai multe.

Marcare, necitit și filtrarea listei

Câteva instrumente din webmail vă ușurează sistemul:

• Marcat. Cu Marchează > Ca marcat, un mesaj primește un steguleț și apare cu roșu în listă. Stegulețul este salvat pe server, deci îl văd și programul dumneavoastră de e-mail și telefonul (acolo se numește adesea stea sau steguleț).
• Necitit. Cu Marchează > Ca necitit readuceți un mesaj la starea necitit. Util ca memento, dar nesigur ca sistem: un telefon care deschide un mesaj pentru o clipă îl marchează din nou ca citit.
• Tip în opțiunile de căutare. La Tip alegeți, de exemplu, Marcat sau Fără răspuns. Atunci lista afișează doar acele mesaje. Fără răspuns este util în Primite: acestea sunt mesajele la care nu ați răspuns încă. Atenție: webmailul știe doar dacă ați făcut clic pe Răspunde. Dacă ați răspuns de pe telefon sau ați sunat înapoi, mesajul contează în continuare ca fără răspuns, cu excepția cazului în care aplicația de e-mail îl marchează și ea ca având răspuns.

Există și o capcană: marcarea automată ca citit. Dacă webmailul este setat astfel încât un mesaj să fie considerat citit imediat ce apare în panoul de previzualizare, starea necitit își pierde sensul. La Setări personale > Preferinţe > Afişare căsuţă poştală alegeți după câte secunde un mesaj este considerat citit (lecția 2.1).

Momente fixe

Cine reacționează toată ziua la fiecare mesaj nou ajunge să facă prea puțină altă muncă. Un sistem funcționează mai bine cu momente fixe: de exemplu dimineața, după prânz și la sfârșitul zilei. La fiecare moment rezolvați dosarul Primite cu cele patru decizii. O dată pe săptămână parcurgeți mesajele marcate și dosarul „Așteptare”. Cât de des verificați depinde de munca dumneavoastră. Un magazin online cu întrebări de la clienți verifică mai des decât o asociație. Important este să alegeți dumneavoastră, în loc să lăsați fiecare notificare să aleagă pentru dumneavoastră.

O căsuță poștală comună

Dacă mai multe persoane lucrează în aceeași căsuță poștală, de exemplu info@, aveți nevoie de reguli comune, altfel răspund două persoane sau niciuna. De exemplu:

• Cine preia un mesaj îl marchează imediat (stegulețul îl vede toată lumea, deoarece este salvat pe server).
• După răspuns, mesajul merge în arhivă, astfel încât Primite să arate ce este încă deschis.
• Răspunsurile pleacă de la aceeași adresă și cu aceeași semnătură (modulul 4).
• În fiecare zi, o singură persoană răspunde de golirea dosarului Primite.

Stabiliți și ce nu faceți: nimeni nu configurează un program de e-mail cu POP pe această căsuță poștală, deoarece atunci mesajele dispar pentru ceilalți (lecția 1.2).

În practică: cum funcționează în webmail

Marchează se află în bara de instrumente de deasupra mesajului; Arhivă apare ca buton imediat ce ați ales un dosar de arhivă la Setări personale > Preferinţe > Dosare speciale. Tip și celelalte filtre se află în opțiunile de căutare (săgeata din câmpul de căutare). Pașii sunt descriși în ghidul Roundcube, la Marcarea, mutarea și ștergerea mesajelor și la Arhivarea mesajelor. În alte servicii de webmail funcționează în mod similar: Gmail are un buton Arhivează și stele, Outlook.com un buton Arhivare și stegulețe.

Rezumat

• Primite este un loc de lucru: ce se află acolo mai așteaptă ceva de la dumneavoastră.
• Luați la fiecare mesaj o singură decizie: eliminare, arhivă, de făcut (marcare) sau în așteptare.
• Puține dosare plus o căutare bună înseamnă mai puțină muncă decât multe dosare; dosarele umplute de un filtru nu costă nimic.
• Marcajele și starea „cu răspuns” sunt salvate pe server și sunt deci vizibile și pentru colegi într-o căsuță poștală comună.
• Rezolvați dosarul Primite la momente fixe și stabiliți reguli atunci când împărțiți o căsuță poștală.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D5.2: Planul dumneavoastră de organizare. Deschideți propria căsuță poștală în webmail. Numărați câte dosare aveți (Setări personale > Dosare) și câte mesaje necitite se află în Primite. Apoi alegeți un sistem: puține dosare plus arhivă, multe dosare sau o cale de mijloc. Configurați-l: alegeți un dosar de arhivă la Dosare speciale, dacă nu aveți încă unul, eliminați dosarele pe care nu le-ați folosit de un an (mutați mai întâi mesajele în arhivă) și rezolvați o dată dosarul Primite cu cele patru decizii. Apoi răspundeți pentru dumneavoastră: câte dosare aveați și câte aveți acum? Câte mesaje mai sunt în Primite și chiar mai așteaptă toate ceva de la dumneavoastră? La ce momente fixe vă veți verifica de acum înainte e-mailul? Iar dacă împărțiți o căsuță poștală: ce două reguli stabiliți cu colegii dumneavoastră?

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte servicii de webmail funcționează în mod similar.

• Roundcube Webmail 3.3: Marcarea, mutarea și ștergerea mesajelor
• Roundcube Webmail 6.2: Arhivarea mesajelor
• Roundcube Webmail 2.2: Lista de mesaje: sortare și conversații
• Dosare din căsuța dumneavoastră de e-mail: Inbox, Trimise, Ciorne, Coș de gunoi, Spam și Arhivă