Mai multe adrese și căsuțe poștale

Modulul 4: Dumneavoastră ca expeditor · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți cunoaște diferența dintre o adresă și o căsuță poștală, veți alege pentru fiecare situație cea mai bună dintre cele patru metode de a lucra cu mai multe adrese și veți stabili reguli clare pentru o căsuță poștală comună.

Noțiuni cheie: căsuță poștală, adresă, alias, redirecționare (forwarder), identitate suplimentară, conectarea altei căsuțe poștale, selectorul de comutare, fereastră privată, program de e-mail, căsuță poștală comună, marcaje (flags)

O adresă nu este același lucru cu o căsuță poștală

Mulți oameni folosesc „adresă de e-mail” și „căsuță poștală” ca și cum ar însemna același lucru. Pentru această lecție, diferența este importantă.

• O căsuță poștală este un spațiu de stocare pe server, cu propriile dosare, propria limită de stocare și propria parolă. Vă autentificați în ea.
• O adresă este doar un nume la care sosesc mesajele. Fiecare căsuță poștală are o adresă, dar o adresă nu trebuie să aibă neapărat propria căsuță poștală. O adresă fără stocare proprie, care redirecționează mesajele, se numește redirecționare (forwarder sau alias). Nu vă puteți autentifica în ea.

Exemplu: sanne@example.com este o căsuță poștală. info@example.com poate fi o a doua căsuță poștală, cu propria parolă și propriile dosare. Dar poate fi și o redirecționare care trimite toate mesajele mai departe la sanne@. Pentru cel care scrie, nu există nicio diferență. Pentru Sanne însă există: în primul caz trebuie să verifice în două locuri, în al doilea caz totul ajunge într-un singur dosar Primite.

Ce alegeți depinde de o singură întrebare: trebuie ca mesajele să rămână într-un loc separat sau pot ajunge la o anumită persoană? Mesajele pentru contabilitate, care trebuie citite de contabil și mai târziu de un succesor, își au locul într-o căsuță poștală separată. Mesajele pentru bestellingen@, care oricum ajung mereu la Sanne, pot fi o redirecționare.

Patru metode de a lucra cu mai multe adrese

1. Identitate suplimentară cu o redirecționare

Dacă mesajele pentru o a doua adresă ajung oricum la dumneavoastră, transformați acea adresă într-o redirecționare către propria căsuță poștală și creați în webmail o identitate suplimentară (lecția 4.1). Citiți totul într-un singur loc și alegeți la Expeditor de la ce adresă răspundeți. Verificarea expeditorului de pe server permite acest lucru, deoarece adresa redirecționează către căsuța dumneavoastră poștală.

Potrivit pentru: o singură persoană cu mai multe adrese. Nu este potrivit dacă mesajele de la acea adresă trebuie păstrate separat.

2. Conectarea altei căsuțe poștale și comutarea

Dacă aveți într-adevăr două căsuțe poștale, fiecare cu propria parolă, o puteți conecta pe a doua la o identitate suplimentară. Pentru aceasta completați numele serverului, adresa și parola celei de-a doua căsuțe poștale. Apoi, deasupra dosarelor apare un selector de comutare: un singur clic și sunteți în cealaltă căsuță poștală, cu dosarele și mesajele ei, fără să vă autentificați din nou. Ce trimiteți atunci pleacă din acea căsuță poștală și ajunge în propriul ei dosar Trimise.

Potrivit pentru: cineva care lucrează regulat în două sau trei căsuțe poștale și nu vrea să se deconecteze de fiecare dată. Atenție: dacă mai târziu schimbați parola căsuței poștale conectate, actualizați-o și la identitate. În webmailul WebOké puteți conecta doar căsuțe poștale găzduite la WebOké.

3. Două căsuțe poștale una lângă alta într-o fereastră privată

Browserul reține pentru fiecare fereastră cine este autentificat (lecția 1.3). Dacă deschideți o fereastră privată (în Chrome și Edge: incognito), acea fereastră are o sesiune proprie, goală. Acolo vă puteți autentifica într-o a doua căsuță poștală, în timp ce prima rămâne deschisă în fereastra obișnuită. Când închideți fereastra privată, acea autentificare dispare.

Potrivit pentru: o privire ocazională într-o altă căsuță poștală, fără să configurați nimic. Nu este practic dacă faceți asta în fiecare zi.

4. Un program de e-mail cu mai multe conturi

Un program de e-mail precum Thunderbird, Outlook sau Apple Mail afișează mai multe conturi unul lângă altul, cu o singură listă de mesaje necitite și notificări pentru toate. Funcționează prin IMAP (lecția 1.2), deci vedeți aceleași mesaje ca în webmail. Puteți citi mesajele și fără conexiune, de exemplu în tren.

Potrivit pentru: cine lucrează toată ziua cu multe căsuțe poștale. Îl puteți combina fără probleme cu webmailul.

O căsuță poștală comună pentru mai multe persoane

O configurare frecventă: info@example.com este o căsuță poștală separată, iar Sanne și Daan se uită amândoi în ea. Acest lucru funcționează bine dacă știți cum o reține IMAP și stabiliți câteva reguli.

Ce partajează serverul sunt marcajele: citit, răspuns, marcat. Dacă Daan deschide un mesaj, acesta apare și la Sanne ca citit. Dacă Sanne îi răspunde de la info@, mesajul primește săgeata de răspuns, iar Daan o vede și el. Dosarul Trimise al lui info@ arată ce s-a trimis în numele lui info@, indiferent de cine.

Aici apar imediat și capcanele:

• „Citit” nu înseamnă „rezolvat”. Daan deschide un mesaj, vede că este pentru Sanne și îl lasă acolo. Sanne îl vede ca citit și îl sare. Nimeni nu răspunde.
• Răspuns dublu. Sanne și Daan deschid aceeași întrebare în același timp și răspund amândoi, cu informații ușor diferite.
• Răspuns din căsuța poștală greșită. Daan trimite un răspuns din propria căsuță poștală în loc de info@. Atunci răspunsul nu apare în dosarul comun Trimise, iar Sanne nu știe că s-a rezolvat deja.

Câteva reguli care previn aceste situații:

1. Cine preia un mesaj îl marchează (marcajul) sau îl mută într-un dosar „In progress”. Cine vede un mesaj marcat îl lasă în pace.
2. Răspunsurile pleacă întotdeauna de la info@, astfel încât apar în dosarul comun Trimise. Cine răspunde din propria căsuță poștală pune info@ în Cc.
3. Când ceva este rezolvat, ajunge în Arhivă. Dosarul Primite conține doar ce mai trebuie făcut (lecția 5.2).
4. Fiecare persoană are propria identitate în info@, de exemplu „Daan | Bloemenatelier Example”, astfel încât clientul știe cine răspunde.

Un ultim punct: dacă partajați parola lui info@ cu mai multe persoane, trebuie să o schimbați când pleacă un coleg și să o comunicați celorlalți. Cu o căsuță poștală conectată (metoda 2), o actualizați apoi și la identitate.

În practică: așa funcționează în webmail

O identitate suplimentară o creați la Setări personale > Identităţi > Creează. Tot acolo găsiți secțiunea pentru conectarea altei căsuțe poștale, cu Activat și datele celei de-a doua căsuțe poștale. După salvare, comutați cu selectorul de deasupra dosarelor. O redirecționare și o căsuță poștală nouă le creați în panoul de administrare al găzduirii (la WebOké: DirectAdmin). O fereastră privată o deschideți cu Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) sau Ctrl+Shift+P (Firefox). Manualul Roundcube descrie pașii. În alte aplicații webmail funcționează asemănător; Gmail și Outlook.com, de exemplu, au propriile metode de a adăuga un al doilea cont.

Rezumat

• O căsuță poștală are stocare proprie și o parolă; o redirecționare este doar o adresă care trimite mai departe.
• Identitate suplimentară cu redirecționare: o singură persoană, mai multe adrese, totul într-un singur loc.
• Conectarea altei căsuțe poștale: comutați între căsuțe poștale reale fără să vă autentificați din nou.
• Fereastră privată pentru utilizare ocazională, program de e-mail pentru cine lucrează toată ziua cu multe căsuțe poștale.
• Într-o căsuță poștală comună, toți utilizatorii partajează marcajele; stabiliți cine preia ce și răspundeți de la adresa comună.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul A4.3: Ce metodă se potrivește? Citiți cele patru situații și alegeți pentru fiecare cea mai bună metodă: „identitate suplimentară cu redirecționare”, „conectarea altei căsuțe poștale”, „fereastră privată” sau „program de e-mail”. (1) Sanne vrea să trimită mesaje și ca bestellingen@example.com; această adresă nu are propria căsuță poștală, iar toate mesajele pentru ea pot ajunge direct în dosarul Primite al lui Sanne. (2) Daan are propria căsuță poștală și administrează și căsuța poștală boekhouding@example.com, care are propria parolă și este găzduită la același furnizor; el lucrează în webmail și vrea să comute între ele de mai multe ori pe zi, cu un singur clic, fără să se autentifice din nou. (3) Sanne vrea, pe propriul laptop, să se uite o singură dată în căsuța poștală a unui stagiar, în paralel cu propria căsuță poștală, fără să configureze nimic, iar după aceea laptopul nu trebuie să rețină nimic. (4) Daan lucrează toată ziua cu patru căsuțe poștale, vrea notificări la mesaje noi pentru toate patru și vrea să își poată citi mesajele în tren, fără conexiune. Alegeți pentru fiecare situație din câmpurile de selecție; programul compară cu cheia și explică pentru fiecare situație motivul.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte aplicații webmail funcționează asemănător.

• Roundcube Webmail 5.3: Trimiterea de pe o altă adresă
• Roundcube Webmail 5.4: Utilizarea mai multor căsuțe poștale
• Trimiterea de e-mailuri de pe mai multe aliasuri, eroare: Account xxx can not send emails from
• Crearea unei adrese de e-mail / căsuțe de e-mail noi
• Redirecționarea e-mailurilor către o altă adresă (redirecționări, adresa catch-all nu este recomandată)
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 3.3: Aliasuri, redirecționare și catch-all: utile, dar cu riscuri
• IMAP sau POP3: care este diferența și pe care să îl alegeți?