O semnătură bună

Modulul 4: Dumneavoastră ca expeditor · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea crea o semnătură scurtă și utilă, cu linia separatoare corectă, veți ști de ce programele de e-mail recunosc această linie și veți alege în cunoștință de cauză între o semnătură în text simplu și una cu formatare sau logo.

Noțiuni cheie: semnătură (în webmail: Semnătură), linia separatoare "-- ", RFC 3676, regula celor patru rânduri (RFC 1855), text simplu, semnătură HTML, imagine externă, imagine încorporată, disclaimer (clauză de declinare a răspunderii)

La ce folosește o semnătură

O semnătură (în webmail se numește Semnătură) este bucata de text care apare automat sub mesajele dumneavoastră. Scopul este practic: destinatarul trebuie să știe, fără să caute, cine sunteți și cum vă poate contacta altfel. Gândiți-vă la cineva care citește la ora 8 dimineața, pe telefon, mesajul dumneavoastră despre o livrare și vrea să vă sune. Dacă numărul dumneavoastră este jos, sună. Dacă nu apare nicăieri, vă răspunde prin e-mail și așteaptă.

Ce trebuie să conțină:

• numele dumneavoastră și, eventual, funcția;
• numele organizației dumneavoastră;
• un număr de telefon la care sunteți disponibil;
• site-ul dumneavoastră.

Ce nu trebuie să conțină: tot istoricul adreselor dumneavoastră, trei numere de telefon, cinci pictograme de social media, un citat al zilei și o copie a adresei de e-mail (aceasta apare deja în From). Cu cât puneți mai mult, cu atât se citește mai puțin.

Linia separatoare: două liniuțe și un spațiu

Deasupra semnăturii se pune o linie fixă: două liniuțe și un spațiu, și nimic altceva pe acel rând.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Această linie -- este o convenție veche din Usenet, devenită obișnuită și în e-mail. Standardul pentru e-mailul în text simplu (RFC 3676, secțiunea 4.3) o descrie ca separare între text și semnătură. Spațiul face parte din ea: "--" fără spațiu este doar un rând cu două liniuțe.

De ce contează? Pentru că programele de e-mail recunosc această linie. Multe programe afișează tot ce urmează sub ea într-o culoare mai deschisă și omit semnătura atunci când răspundeți la un mesaj. Fără această linie, la fiecare rundă a unei conversații semnătura ajunge din nou în citat. După zece răspunsuri, mesajul conține zece copii ale aceleiași semnături.

Webmailul pune singur linia separatoare deasupra semnăturii atunci când o completați la Semnătură. Prin urmare, nu o mai tastați și dumneavoastră, altfel vor apărea două. Și aveți grijă când copiați dintr-un procesor de text: acesta elimină uneori spațiul de la sfârșitul unui rând.

Scurt: regula celor patru rânduri

Încă din 1995, regulile de netichetă pentru utilizatorii de internet (RFC 1855) dădeau o regulă practică: păstrați semnătura scurtă, nu mai lungă de patru rânduri. Motivul era atunci că oamenii plăteau conexiunea la minut. Motivul a dispărut, dar regula rămâne bună: o semnătură de patru rânduri este citită, una de douăsprezece rânduri este sărită.

Patru rânduri sunt suficiente dacă combinați inteligent. Folosiți un separator precum | pentru a pune două informații pe un singur rând:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Sunt trei rânduri, cu tot ce are nevoie Ahmed.

Text simplu sau HTML, și acel logo

O semnătură poate fi în text simplu sau cu formatare (HTML), la fel ca mesajele dumneavoastră (lecția 3.2).

O semnătură în text simplu ajunge peste tot la fel, pe orice telefon și în orice program. Pentru majoritatea oamenilor, aceasta este cea mai bună alegere.

O semnătură HTML poate conține text îngroșat, culori, un link în spatele unui cuvânt și un logo. Aici există câteva capcane:

• O semnătură cu formatare este afișată doar dacă scrieți și mesajul cu formatare. Dacă scrieți în text simplu, ea apare ca text obișnuit sub mesaj.
• Un logo poate fi inclus în două moduri. Ca imagine externă: o imagine cu o adresă web, care se află deja pe site-ul dumneavoastră. Mesajul rămâne mic, dar multe programe nu încarcă automat imaginile externe (la fel ca webmailul însuși, lecția 2.2). Destinatarul vede atunci un chenar gol. Sau ca imagine încorporată: imaginea este trimisă ca atașament cu fiecare mesaj. Atunci se vede, dar fiecare mesaj devine mai mare, iar la unii destinatari apare la fiecare mesaj o agrafă, ca și cum ar exista un atașament.
• Un logo de 300 KB sub fiecare mesaj, chiar și sub "Perfect, pe mâine", risipește spațiul de stocare al tuturor. Păstrați logoul mic, câteva zeci de KB.
• Nu puneți niciodată informații importante, precum numărul de telefon, doar într-o imagine. O imagine nu poate fi copiată, iar un cititor de ecran nu o poate citi cu voce tare.

Disclaimere: scurte și prudente

Sub multe e-mailuri de afaceri apare un text lung de tipul "Acest e-mail este destinat exclusiv destinatarului. Dacă nu sunteți destinatarul, vă rugăm să..." Un astfel de disclaimer are o valoare juridică redusă. Destinatarul nu și-a dat acordul pentru el, iar textul apare sub un mesaj care a fost deja citit. Un disclaimer face de asemenea un e-mail mai lung decât mesajul propriu-zis, mai ales într-un fir lung de discuție.

Dacă doriți totuși să includeți ceva, limitați-vă la o propoziție scurtă și factuală, fără promisiuni sau pretenții. Dacă aveți nevoie de date obligatorii prin lege sub e-mailurile de afaceri, cum ar fi un număr de înregistrare, puneți-le în semnătură, nu într-un text lung.

Când apare semnătura

La Setări personale > Compunerea mesajelor stabiliți cum gestionează webmailul semnătura: dacă apare întotdeauna, inclusiv la răspunsuri și la redirecționare, și dacă apare sub sau deasupra mesajului citat. Dacă scrieți deasupra citatului (lecția 3.2), alegeți ca și semnătura să apară deasupra citatului. Altfel, ea va fi tocmai la sfârșit, sub mesajul vechi, unde nu o găsește nimeni.

Dacă aveți mai multe identități (lecția 4.1), fiecare identitate are propria semnătură. Dacă alegeți o altă identitate la Expeditor, semnătura se schimbă odată cu ea.

În practică: așa funcționează în webmail

Creați semnătura la Setări personale > Identităţi: faceți clic pe adresa dumneavoastră și completați câmpul Semnătură. Cu butonul cu imaginea obțineți o bară de instrumente pentru formatare. La Setări personale > Compunerea mesajelor stabiliți când și unde apare semnătura. Când scrieți, o adăugați sau o schimbați cu butonul Semnătură. Manualul Roundcube descrie pașii. În alte webmailuri și programe de e-mail funcționează asemănător, deși nu toate programele pun singure linia separatoare deasupra.

Rezumat

• O semnătură conține numele, organizația, telefonul și site-ul dumneavoastră; nimic mai mult.
• Linia separatoare este exact "-- " (două liniuțe și un spațiu, RFC 3676 secțiunea 4.3); programele o recunosc și omit semnătura la citare.
• Regula practică: cel mult patru rânduri (RFC 1855).
• Textul simplu ajunge corect peste tot; un logo este mic, iar informațiile importante nu stau niciodată doar într-o imagine.
• Disclaimerele au o valoare juridică redusă: scurte și prudente, sau omise.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul A4.2: Verificarea semnăturii dumneavoastră. Configurați la Setări personale > Identităţi o semnătură pentru identitatea dumneavoastră și trimiteți-vă un e-mail cu subiectul WMC A4.2. Deschideți mesajul primit, alegeți Mai multe > Exportă și încărcați fișierul .eml. Programul citește fișierul doar în memorie și verifică: subiectul conține A4.2; există o parte de text; există o linie separatoare care este exact "-- " (cu spațiu: verde; "--" fără spațiu: portocaliu; fără linie separatoare: roșu); semnătura de sub linia separatoare are cel mult patru rânduri (verde), cinci sau șase rânduri (portocaliu) sau mai multe (roșu); semnătura conține numele dumneavoastră sau o parte din numele afișat, ori un număr de telefon sau un site; dacă mesajul este HTML, conține și o versiune în text simplu (multipart/alternative); iar o imagine din semnătură trimisă ca atașament și mai mare de 50 KB dă portocaliu. Pentru fiecare rând vedeți verde, portocaliu sau roșu, cu explicații.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte webmailuri funcționează asemănător.

• Roundcube Webmail 5.2: Crearea unei semnături
• Roundcube Webmail 5.1: Numele dumneavoastră ca expeditor
• Roundcube Webmail 10.1: Cele mai importante setări
• RFC 3676, secțiunea 4.3 Usenet Signature Convention (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855