IMAP, POP și webmail: de ce vedeți același e-mail peste tot

Modulul 1: Cum funcționează e-mailul dumneavoastră · Timp de citire: 9 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți explica diferența dintre IMAP și POP, știți ce înseamnă aceasta pentru e-mailul de pe mai multe dispozitive, pentru spațiul de stocare și pentru un backup, și puteți verifica cum sunt configurate dispozitivele dumneavoastră.

Noțiuni cheie: IMAP, POP3, sincronizare, indicatori (flags), dosarul Trimise, limită de stocare (cotă), copie locală

Două moduri de a prelua e-mailul

În lecția 1.1 ați văzut că e-mailul este livrat pe un server de e-mail. Acolo rămâne până când un program de e-mail îl preia. Pentru această preluare există două protocoale, cu o idee foarte diferită în spate.

• POP3 (Post Office Protocol, pe scurt POP) este cel mai vechi. Ideea este cea a unei căsuțe poștale: programul dumneavoastră preia mesajele noi, le pune pe calculatorul dumneavoastră, iar serverul le poate șterge apoi. Standardul o spune chiar el: în mod normal, mesajele sunt descărcate și apoi șterse.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funcționează invers. Mesajele rămân pe server. Programul dumneavoastră arată ce se află pe server și transmite acțiunile dumneavoastră: citire, mutare, ștergere, marcare. Serverul este sursa, iar dispozitivele dumneavoastră doar privesc.

Webmailul funcționează întotdeauna cu IMAP. Nici nu se poate altfel: webmailul nu are un disc propriu pe care să vă păstreze mesajele. El arată în timp real ce se află în căsuța dumneavoastră poștală de pe server.

Ce sincronizează IMAP

Cu IMAP nu se sincronizează doar mesajele în sine, ci și tot ce faceți cu ele:

• Dosare. Dacă creați în webmail un dosar Clienți, acesta apare și în aplicația de e-mail de pe telefon. Dosarele se află pe server.
• Indicatori. Fiecare mesaj are caracteristici pe care IMAP le numește indicatori (flags): citit, răspuns, marcat, șters. Dacă citiți un mesaj pe telefon, acesta apare ca citit și în webmail. Dacă îi răspundeți de pe laptop, vedeți în webmail săgeata de răspuns.
• Mutare și ștergere. Dacă trageți un mesaj în Gunoi, acesta este mutat în Gunoi peste tot.

Un aspect care îi surprinde pe mulți: dosarul Trimise. Trimiterea se face prin SMTP, iar SMTP nu păstrează nimic. După trimitere, programul dumneavoastră de e-mail pune singur o copie în dosarul Trimise de pe server. Cu IMAP, această copie este vizibilă peste tot. Dacă un program nu face acest lucru sau pune copia într-un alt dosar, vedeți mesajele trimise doar pe acel dispozitiv. Lecția 5.1 detaliază acest subiect.

Ce face POP și de ce cauzează probleme

Cu POP, programul întreabă serverul: ce mesaje aveți pentru mine? Le preia și cere serverului să le șteargă. Multe programe au o opțiune de tipul „Păstrați o copie pe server”, uneori cu un termen, de exemplu 14 zile. Dar și atunci, serverul nu știe ce faceți pe calculator. Dosarele și starea de citit sau răspuns rămân pe acel singur dispozitiv.

Să-l luăm pe Daan, colegul lui Sanne. Cu ani în urmă, și-a configurat e-mailul pe calculatorul de la birou cu POP. Pe telefon folosește IMAP. Ce se întâmplă?

• Dimineața, Daan vede pe telefon un mesaj de la un furnizor. Când deschide programul de e-mail la birou, acesta preia mesajul și îl șterge de pe server. După aceea, mesajul a dispărut de pe telefon.
• În webmail, dosarul Primite este aproape gol, pentru că totul se află pe calculatorul de la birou.
• Ce trimite Daan de la birou se află doar pe acel calculator, în Trimise.

Se spune uneori că POP pe un al doilea dispozitiv „fură” e-mailul. Este una dintre cele mai frecvente cauze ale plângerii „îmi dispar mesajele”.

Stocare: limita de stocare se aplică tuturor

Cu IMAP, toate mesajele dumneavoastră se află pe server. Fiecare căsuță poștală are o dimensiune maximă, limita de stocare sau cota. Această limită se aplică tuturor dosarelor împreună: Primite, dar și Trimise, Ciorne, Arhivă, Spam și Gunoi. Mesajele șterse din Gunoi contează deci până când goliți coșul de gunoi.

Dacă căsuța poștală este plină, nu mai pot intra mesaje noi. Expeditorul își primește atunci mesajul înapoi, cu un mesaj de eroare. Cu POP aveți mai puțin această problemă, pentru că serverul este golit mereu. Acesta este singurul motiv pentru care unii mai folosesc POP. Este mai bine să lucrați cu IMAP și să faceți ordine din când în când, sau să salvați local mesajele vechi cu un program de e-mail (lecția 5.4).

Laptopul stricat

Să presupunem că laptopul lui Sanne cade de pe masă și nu mai pornește. Ce a pierdut?

• Cu IMAP: nimic din e-mailul ei. Se autentifică în webmail sau își configurează noul laptop, și totul este din nou acolo: dosare, mesaje trimise, citite și necitite. Ce poate lipsi totuși: ciornele care nu erau încă pe server și mesajele pe care le mutase ea însăși într-un dosar local de pe laptop.
• Cu POP: toate mesajele pe care laptopul le-a preluat și pe care serverul le-a șters. Dacă nu avea un backup al laptopului, acele mesaje sunt pierdute.

IMAP este deci o formă de siguranță, dar nu un backup. Dacă ștergeți un mesaj și goliți coșul de gunoi, acesta dispare peste tot în același timp. O greșeală se sincronizează la fel de repede ca o acțiune corectă. De aceea este bine să știți dacă furnizorul dumneavoastră face backupuri și cum puteți exporta singur mesajele importante.

Ce setări aparțin fiecărui protocol

În programul dumneavoastră de e-mail, la setările contului, vedeți ce tip de cont este. Elemente de recunoaștere:

Acestea sunt porturile uzuale cu criptare, și la WebOké. Un cont poate avea întotdeauna un singur mod de preluare. Dacă doriți să treceți de la POP la IMAP, în majoritatea programelor trebuie să adăugați din nou contul. Puneți mai întâi în siguranță mesajele care se află doar local, de exemplu trăgându-le în noile dosare IMAP.

În practică: așa funcționează în webmail

Webmailul folosește întotdeauna IMAP. Ce faceți în webmail regăsiți deci în orice program de e-mail care lucrează tot cu IMAP, și invers. Cât de plină este căsuța poștală vedeți în stânga jos, în webmail, după bara de sub dosare. În Ghidul Roundcube, la Ce este webmailul, găsiți cum funcționează împreună webmailul și programul de e-mail. În alte servicii de webmail, precum Gmail sau Outlook.com, lucrurile funcționează asemănător: și acestea arată ce se află pe server.

Rezumat

• POP preia mesajele pe un singur dispozitiv și de obicei le șterge de pe server; IMAP lasă mesajele pe server.
• IMAP sincronizează dosarele și indicatorii (citit, răspuns, marcat). Webmailul funcționează întotdeauna cu IMAP.
• Dosarul Trimise conține o copie pe care programul de e-mail o pune singur pe server.
• Limita de stocare se aplică tuturor dosarelor împreună, inclusiv Gunoi și Spam.
• IMAP vă protejează în cazul unui dispozitiv stricat, dar nu este un backup: ștergerea are loc peste tot în același timp.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D1.2: Așa este configurat e-mailul dumneavoastră. Pe fiecare dispozitiv pe care folosiți e-mailul (calculator, telefon, tabletă), căutați în setările contului dacă folosește IMAP sau POP, ce server și ce port pentru primire și trimitere. Notați acestea într-o listă. Apoi deschideți webmailul și aplicația de e-mail de pe telefon una lângă alta și comparați dosarele: vedeți aceleași dosare și se află aceleași mesaje în Trimise? Răspundeți apoi la aceste întrebări: Folosește vreunul dintre dispozitivele dumneavoastră POP și, dacă da, dispar din această cauză mesaje de pe celelalte dispozitive? Unde se află dosarul Trimise: pe server (vizibil peste tot) sau doar pe un singur dispozitiv? Ce ați pierde dacă dispozitivul cel mai important s-ar strica mâine?

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte servicii de webmail funcționează asemănător.

• Roundcube Webmail 1.1: Ce este webmailul?
• IMAP sau POP3: care este diferența și pe care să îl alegeți?
• Cum îmi verific utilizarea e-mailului?
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 1.3: IMAP și POP3: preluarea mesajelor de e-mail
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 3.1: Foldere și sincronizare: de ce aveți de două ori „Sent”
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 3.2: Stocare, cotă și o căsuță poștală plină
• RFC 9051, IMAP versiunea 4 revizia 2 (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versiunea 3 (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939