Stocare, cotă și o căsuță poștală plină

Modulul 3: Gestionarea căsuței dvs. de e-mail · Timp de citire: 9 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea explica unde se duce spațiul de stocare al unei căsuțe poștale, ce este o cotă, ce observă un expeditor atunci când căsuța dumneavoastră poștală este plină, și veți putea face un plan de curățare și arhivare care nu face să dispară niciun mesaj.

Concepte cheie: stocare, cotă (per căsuță poștală și per pachet), utilizare per folder, atașamente și base64, dimensiunea maximă a mesajului (SIZE), e-mail de avertizare, 452 4.2.2 și 552 5.2.2 (căsuță poștală plină), 552 5.3.4 (mesaj prea mare), curățare, arhivare, folder local, copie de siguranță

Unde se duce spațiul?

Un e-mail text obișnuit are câțiva kilobyți. Puteți păstra sute de mii de astfel de mesaje. Spațiul se consumă aproape întotdeauna din cauza a trei lucruri:

1. Atașamente. Fotografii, PDF-uri, prezentări. Un singur mesaj cu zece fotografii făcute cu telefonul ajunge rapid la 30-50 MB.
2. E-mailurile trimise. Fiecare atașament pe care îl trimiteți rămâne apoi și în folderul dumneavoastră Trimise. Dacă trimiteți o ofertă de 8 MB către cinci clienți în cinci e-mailuri separate, aceasta apare de cinci ori.
3. Coșul de gunoi și spamul. E-mailurile șterse rămân în Coșul de gunoi până îl goliți. Spamul rămâne în folderul de spam până când filtrul de spam sau dumneavoastră îl curățați. Ambele contează la capacitate.

O a patra cauză, ascunsă, ați văzut-o în lecția 3.1: mesajele marcate ca șterse, dar niciodată eliminate definitiv.

De ce un atașament devine mai mare

E-mailul a fost conceput inițial doar pentru text. De aceea un atașament (o fotografie, un PDF) este convertit în text cu ajutorul base64. În acest proces, fiecare 3 octeți sunt convertiți în 4 caractere. Un atașament devine astfel cu aproximativ o treime mai mare, iar cu capetele de linie incluse, puțin mai mult. Un PDF de 15 MB pe computerul dumneavoastră devine în e-mail peste 20 MB.

Acest lucru este important pentru limite. Dacă un destinatar spune „maximum 25 MB”, este vorba despre dimensiunea întregului mesaj după conversie. Un atașament de 20 MB nu mai trece în acest caz.

Două tipuri de limite

Cota: cât aveți voie să păstrați?

O cotă reprezintă capacitatea maximă de stocare a unei căsuțe poștale. De obicei există două niveluri:

• Căsuța poștală în sine. Puteți stabili o limită per căsuță poștală, de exemplu 2 GB pentru o adresă generală, astfel încât o singură căsuță poștală să nu consume totul.
• Pachetul sau abonamentul. Toate căsuțele poștale împreună (și, în cazul unui pachet de hosting, și site-ul web, bazele de date și copiile de siguranță) împart capacitatea totală de stocare. Dacă aceasta este plină, o cotă generoasă per căsuță poștală nu mai ajută la nimic.

La un serviciu de e-mail în cloud pentru companii, acest lucru este adesea reglementat per utilizator, cu o cantitate fixă per licență. Principiul este același.

Dimensiunea mesajului: cât de mare poate fi un singur e-mail?

Independent de stocare, fiecare server de e-mail are o dimensiune maximă a mesajului. Aceasta se aplică atât la trimitere (serverul dumneavoastră), cât și la primire (serverul destinatarului). Cea mai mică dintre cele două determină dacă reușește. Serverele de e-mail își anunță limita la începutul conversației SMTP prin extensia SIZE (vezi lecția 1.2), de exemplu 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Limitele utilizate frecvent variază între 20 și 50 MB. Gmail, de exemplu, permite trimiterea de atașamente de până la 25 MB; fișierele mai mari sunt plasate automat de Gmail ca link în Google Drive. Nu presupuneți niciodată că un destinatar poate gestiona mai mult de 20 MB. Pentru fișiere mari, un link de descărcare (de exemplu din spațiul dumneavoastră de stocare în cloud) este alegerea mai bună: nicio limită, nicio stocare dublă, și puteți revoca linkul ulterior.

Ce se întâmplă atunci când o căsuță poștală este plină?

Mai întâi primiți de obicei o avertizare: un e-mail de la server care vă anunță că vă apropiați de un prag, de exemplu 90%. La serverele cu Exim (precum DirectAdmin), acesta este textul în limba engleză The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Dacă căsuța poștală este cu adevărat plină, serverul refuză mesajele noi. Depinde de server dacă acest lucru se întâmplă temporar sau definitiv:

Codul X.2.2 înseamnă în codurile de stare extinse (RFC 3463) exact acest lucru: „căsuță poștală plină”. Modulul 6 abordează în detaliu mesajele bounce.

Atenție la diferența față de un mesaj prea mare: 552 5.3.4 Message too big înseamnă că mesajul este mai mare decât permite serverul. Curățarea nu ajută în acest caz; expeditorul trebuie să trimită fișierul în alt mod.

Și atenție: dumneavoastră înșivă adesea nu observați că o căsuță poștală este plină. Puteți continua să trimiteți mesaje și să vă citiți e-mailurile vechi în mod normal. Expeditorii sunt cei care primesc mesajul de eroare, iar un client care a primit de trei ori un bounce nu sună întotdeauna.

Curățare fără regrete

O ordine care funcționează aproape întotdeauna:

1. Verificați unde se află spațiul. În webmail sau în panoul de client vedeți adesea utilizarea per folder. De obicei, Trimise, Coșul de gunoi sau un folder vechi cu atașamente se află în fruntea listei.
2. Goliți Coșul de gunoi și Spamul. Acesta este câștigul cel mai rapid și nu costă nimic.
3. Căutați mesajele mari. În majoritatea serviciilor de webmail și a programelor puteți sorta după dimensiune. Păstrați atașamentul de care aveți nevoie în fișierele dumneavoastră și ștergeți e-mailul, sau doar atașamentul (Thunderbird și Apple Mail pot elimina un atașament dintr-un mesaj).

4. Arhivați anii mai vechi. E-mailurile pe care doriți să le păstrați, dar de care aveți rareori nevoie, pot fi mutate într-o arhivă. Aveți două opțiuni:

   • un folder de arhivă pe server: rămâne vizibil peste tot, dar contează pentru stocare;
   • un folder local pe computerul dumneavoastră (Thunderbird: Local Folders; Apple Mail: On My Mac; Outlook: un fișier de date .pst). Acesta nu mai contează pentru stocare, dar se află doar pe acel computer. Asigurați-vă atunci de o copie de siguranță a acelui computer. Fără o copie de siguranță, arhivarea locală este o mutare către un singur hard disk.
5. Abia după aceea ajustați cota, dacă acest lucru mai este necesar și pachetul dumneavoastră are spațiu disponibil.

Curățarea la scară largă cu un buton din panou (de exemplu „ștergeți tot ce este mai vechi de un an din Inbox”) este convenabilă, dar ireversibilă. Cu IMAP, mesajele dispar imediat de pe toate dispozitivele dumneavoastră. Păstrați mai întâi ce aveți nevoie.

Obligația de păstrare

Un antreprenor trebuie să păstreze documentele contabile ale afacerii conform obligației fiscale de păstrare din țara dumneavoastră (adesea 7 până la 10 ani), iar aici se pot încadra și e-mailurile comerciale, precum ofertele, confirmările de comandă și facturile. Așadar, nu faceți curățenie la întâmplare în aceste cazuri. Mutați-le într-o arhivă cu copie de siguranță, sau păstrați atașamentele în evidențele dumneavoastră contabile.

În practică: așa arată într-un panou

În DirectAdmin, la E-mail Accounts vedeți pentru fiecare căsuță poștală coloana Usage, iar în partea de sus totalul. Prin cele trei puncte din dreptul unei căsuțe poștale și Change Limits puteți seta cota în MB, sau puteți bifa Max astfel încât căsuța poștală să poată folosi spațiul liber al pachetului. Cu Purge ștergeți dintr-o dată e-mailurile vechi dintr-un folder. În Contul meu WebOké vedeți spațiul de stocare al pachetului. La alți furnizori funcționează similar: căutați „stocare”, „cotă” sau „dimensiunea căsuței poștale” în panou sau în mediul de administrare.

Rezumat

• Spațiul se consumă în principal din cauza atașamentelor, a e-mailurilor trimise, a Coșului de gunoi și a spamului.
• Atașamentele devin cu aproximativ o treime mai mari într-un e-mail din cauza base64.
• Există o cotă per căsuță poștală și un total pentru pachet; limita cea mai restrictivă contează.
• O căsuță poștală plină refuză e-mailurile: temporar (452 4.2.2) sau definitiv (552 5.2.2). Expeditorul observă acest lucru, dumneavoastră adesea nu.
• Faceți curățenie în această ordine: verificați, goliți Coșul de gunoi și Spamul, verificați mesajele mari, arhivați, și abia apoi măriți cota. O arhivă locală are nevoie de propria copie de siguranță.

Quiz

Exercițiu

Exercițiu O3.2: Măsurarea spațiului de stocare și realizarea unui plan de curățare. Verificați câtă stocare folosește căsuța dumneavoastră poștală și care este limita (a căsuței poștale și a pachetului sau abonamentului). Notați cele trei foldere care ocupă cel mai mult spațiu și căutați cele mai mari zece mesaje ale dumneavoastră. Apoi faceți un plan de curățare: ce veți șterge, ce veți arhiva, unde va fi stocată arhiva și cum este securizată acea arhivă printr-o copie de siguranță? Țineți cont de ceea ce trebuie să păstrați din punct de vedere comercial.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru panourile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual DirectAdmin 7.3: Spațiul de stocare pe căsuță poștală și ce se întâmplă când aceasta este plină
• Notificare: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail refuzat: message too big
• Cum îmi verific utilizarea e-mailului?
• Curățarea căsuței de e-mail pentru a elibera spațiu în DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)