Foldere și sincronizare: de ce aveți de două ori "Sent"

Modulul 3: Gestionarea căsuței dvs. de e-mail · Timp de citire: 9 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea explica modul în care funcționează folderele IMAP pe server, veți putea configura programul dumneavoastră de e-mail să folosească folderele speciale corecte și veți putea preveni dublarea sau pierderea mesajelor.

Concepte cheie: folder IMAP, lista de foldere pe server, foldere speciale (Sent, Trash, Drafts, Spam, Archive), special-use (RFC 6154), corelarea folderelor, abonarea la foldere, ștergere și ștergere definitivă (expunge), perioadă de sincronizare, copie offline

Unde se află, de fapt, folderele dumneavoastră?

În lecția 1.3 ați văzut diferența dintre IMAP și POP3. Cu IMAP, mesajele dumneavoastră se află pe server, iar programul de e-mail afișează ceea ce se găsește acolo. Acest lucru este valabil și pentru foldere. Dacă în Thunderbird creați un folder "Oferte", Thunderbird creează acel folder pe server. Telefonul dumneavoastră îl va vedea ulterior, la fel și webmailul.

Acesta este exact ceea ce doriți. Dar înseamnă totodată că un program de e-mail poate crea pe server foldere pe care nu le-ați intenționat. Iar dacă două programe nu sunt de acord asupra denumirii unui folder, veți ajunge să aveți două.

Câteva lucruri de știut despre folderele de pe un server IMAP:

• Inbox se numește pe server întotdeauna INBOX. Acesta este singurul folder cu un nume fix. Programul dumneavoastră îl traduce în "Inbox", "Postvak IN" sau un echivalent local.
• Toate celelalte foldere au un nume liber. Serverul nu cunoaște un folder "Sent" real, decât dacă indică el însuși acest lucru (vedeți mai jos).
• Subfolderele sunt separate printr-un caracter, de obicei un punct sau o bară oblică: INBOX.Offertes sau Offertes/2026. Acest lucru se vede rareori, dar explică de ce unele programe așază toate folderele sub Inbox.
• Un program afișează uneori doar folderele la care este abonat. Un folder care există pe server, dar la care nu sunteți abonat, pare atunci dispărut.

Problema folderelor speciale

Programul dumneavoastră de e-mail are nevoie de câteva foldere pentru a funcționa:

Fiecare program are propria sa preferință. Apple Mail folosește implicit denumiri diferite de Outlook, iar Outlook, la rândul său, denumiri diferite de aplicația Gmail. Dacă vă configurați căsuța poștală pe trei dispozitive fără să fiți atent, se poate ajunge la următoarea situație:

• Outlook pune mesajele trimise în Sent Items.
• iPhone-ul dumneavoastră pune mesajele trimise în Sent Messages.
• Webmailul pune mesajele trimise în Sent.

Atunci veți avea trei foldere Sent, iar pe fiecare dispozitiv veți vedea doar o parte din ceea ce ați trimis. Aceasta este cea mai frecventă plângere legată de IMAP: "nu văd pe telefon ce am trimis de pe computer".

Soluția: special-use

Din 2011 există o extensie a IMAP prin care serverul indică la ce folosește fiecare folder: special-use (RFC 6154). Serverul spune, de exemplu, "acest folder se numește Sent și are funcția \Sent". Un program de e-mail modern preia această informație și nu mai creează un folder propriu.

Majoritatea serverelor de e-mail acceptă acest lucru, la fel ca majoritatea programelor. Dar încă mai apar probleme la:

• o căsuță poștală care există de ani de zile și în care programe vechi au creat deja foldere proprii;
• o căsuță poștală mutată de la un alt furnizor, unde folderele aveau alte denumiri;
• programe pe care le-ați configurat manual înainte ca serverul să ofere funcția special-use;
• POP3 (acolo nu există foldere pe server, astfel încât fiecare dispozitiv păstrează propriul folder Sent local).

Corelarea corectă a folderelor

Aveți deja foldere duplicate sau nu sunteți sigur? Atunci alegeți câte un folder pentru fiecare funcție și indicați fiecărui program care este acela. Este de preferat să alegeți folderul indicat chiar de server. Îl puteți recunoaște în webmail: acolo folderul Sent se află de obicei în partea de sus, cu o pictogramă proprie.

Unde configurați acest lucru?

• Thunderbird: Setările contului, contul dumneavoastră, Copii și foldere (Sent, Drafts, Archive) și Setările serverului (ce se întâmplă cu mesajele șterse și în ce folder).
• Apple Mail pe Mac: Settings, Accounts, contul dumneavoastră, Mailbox Behaviors. Pe iPhone: Settings, Mail, Accounts, contul dumneavoastră, contul propriu-zis, Advanced, apoi alegeți pentru fiecare funcție folderul de pe server.
• Outlook clasic: pentru un cont IMAP, în setările contului (More Settings, Advanced) alegeți calea folderului principal și folderul pentru elementele șterse. Pentru elementele trimise, în multe versiuni Outlook clasic nu oferă o opțiune: folosește folderul indicat de server, iar în lipsa acestuia pe cel propriu.
• Aplicația Gmail: funcționează cu folderul indicat de server; nu îl puteți configura pentru fiecare folder în parte.

Apoi mutați mesajele din folderele devenite redundante în folderul ales și ștergeți folderele rămase goale. Faceți acest lucru pe un singur dispozitiv (de preferință webmailul sau computerul) și așteptați ca celelalte dispozitive să preia modificarea.

Ștergerea funcționează în două etape

La IMAP, ștergerea este de fapt setarea unui marcaj. Un mesaj primește marcajul șters (\Deleted), dar rămâne pe server. Abia atunci când programul emite comanda expunge, mesajul dispare efectiv. Majoritatea programelor procedează astfel:

1. Apăsați pe Ștergere. Programul mută mesajul în Trash (de fapt: îl copiază în Trash și marchează originalul ca șters).
2. Originalul este eliminat definitiv (expunge) imediat sau la închiderea programului.
3. Abia când goliți Trash, mesajul dispare de pe server.

Unele programe sunt configurate diferit. Atunci vedeți mesaje tăiate cu o linie care pur și simplu nu dispar: sunt marcate, dar niciodată șterse definitiv. Și ele continuă să conteze pentru spațiul de stocare. Căutați atunci în programul dumneavoastră opțiunea Compact Folder (Thunderbird), Purge Deleted Messages sau o setare de tipul "elimină definitiv elementele șterse la părăsirea folderului".

Important: ștergerea pe un dispozitiv înseamnă ștergere pe toate dispozitivele. Acesta este chiar rostul IMAP-ului. Dacă doriți să eliminați un mesaj de pe telefon, dar să îl păstrați pe computer, acest lucru nu este posibil cu IMAP. Cel mult puteți reduce perioada de sincronizare pe telefon (vedeți mai jos).

S-a pierdut totuși ceva? Mulți furnizori păstrează copii de siguranță din care o căsuță poștală sau un folder poate fi restaurat, dar de obicei doar pentru o perioadă limitată. Nu vă bazați pe aceasta ca metodă de arhivare.

Cât sincronizați?

Un program de e-mail nu trebuie să descarce totul. Pe telefon este adesea util să sincronizați doar ultimele săptămâni sau să permiteți doar push pentru Inbox. Acest lucru economisește spațiu și baterie. Nu schimbă nimic pe server: mesajele vechi rămân acolo, doar că nu le mai vedeți pe acel dispozitiv.

Pe computer, majoritatea programelor creează o copie offline a căsuței poștale (Outlook într-un fișier .ost, Thunderbird și Apple Mail în propriul folder). Aceasta este o copie, nu o copie de siguranță: dacă ștergeți ceva pe server, dispare și din copia offline. Un loc de stocare local real este un folder pe care îl creați dumneavoastră sub Local Folders (Thunderbird), On My Mac (Apple Mail) sau într-un fișier de date .pst (Outlook). Ceea ce mutați acolo nu mai există pe server. Mai multe despre acest subiect în lecția 3.2.

În practică: cum arată într-un panou

În webmailul WebOké (Roundcube), vedeți în stânga toate folderele de pe server. La Settings, Folders puteți crea, redenumi, șterge foldere și puteți activa sau dezactiva abonarea la ele. La Settings, Preferences, Special Folders vedeți ce folder este folosit pentru Sent, Drafts, Trash și Spam. La alți furnizori, funcționarea este similară; webmailul se poate numi altfel acolo, dar aproape orice webmail are un astfel de sistem de gestionare a folderelor.

Rezumat

• Cu IMAP, și folderele dumneavoastră se află pe server. Fiecare dispozitiv vede aceleași foldere.
• Doar INBOX are un nume fix. Sent, Trash, Drafts și Spam se numesc diferit de la un program la altul, cu excepția cazului în care serverul le indică (special-use, RFC 6154).
• Folderele Sent duplicate se rezolvă alegând câte un singur folder pentru fiecare funcție și configurând fiecare program să îl folosească.
• Ștergerea la IMAP înseamnă marcare și apoi ștergere definitivă (expunge). Mesajele marcate încă mai contează pentru spațiul de stocare.
• O copie offline nu este o copie de siguranță; un folder local este însă un loc de păstrare separat.

Quiz

Exercițiu

Exercițiu O3.1: Verificarea folderelor dumneavoastră. Deschideți căsuța dumneavoastră poștală în webmail și pe fiecare dispozitiv pe care o utilizați. Notați pentru fiecare dispozitiv ce folder folosește pentru Sent, Trash, Drafts și Spam. Aveți foldere duplicate? Alegeți unul pentru fiecare funcție, configurați fiecare dispozitiv să îl folosească, mutați mesajele și ștergeți folderele rămase goale. Completați apoi lista de verificare și răspundeți la întrebarea: ce folder a fost indicat chiar de server și cum ați recunoscut acest lucru?

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru panourile WebOké; la alți furnizori funcționarea este similară.

• Manual DirectAdmin 8.7: IMAP sau POP3: care este diferența?
• Ce este IMAP sau POP3 și cum funcționează?
• Cum șterg un mesaj în IMAP?
• Manual DirectAdmin 18.11: Un e-mail a fost șters din greșeală
• Recuperarea căsuței poștale sau a e-mailurilor șterse din backup
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)