Outlook: nou și clasic

Modulul 2: Configurarea căsuței dvs. de e-mail · Timp de citire: 10 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea configura o căsuță IMAP în Outlook nou și în Outlook clasic pentru Windows, precum și în Outlook pentru Mac, și veți ști care este diferența în ceea ce privește locul unde ajung e-mailul și parola dumneavoastră.

Concepte-cheie: Outlook nou, Outlook clasic, Outlook pentru Mac, aplicația Outlook de pe telefon, sincronizare cu Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, fișier .ost și .pst, configurare manuală

Două programe cu același nume

"Outlook" este astăzi un nume generic. Pe un calculator cu Windows puteți întâlni două programe foarte diferite:

Vechile aplicații Windows Mail și Calendar nu mai sunt întreținute din a doua jumătate a anului 2024; cei care le foloseau ajung automat la Outlook nou. Astfel, multe persoane au ajuns să folosească Outlook nou fără să fi ales explicit acest lucru.

Ce înseamnă "prin intermediul serviciului cloud al Microsoft"

Aceasta este cea mai importantă diferență, și puțini oameni o cunosc. Outlook clasic, Thunderbird și Apple Mail se conectează ele însele direct la serverul dumneavoastră IMAP. Parola dumneavoastră rămâne doar pe propriul calculator.

Outlook nou funcționează diferit. Microsoft numește acest lucru "sincronizarea contului dumneavoastră cu Microsoft Cloud": un server al Microsoft se autentifică în numele dumneavoastră la serverul dumneavoastră de e-mail, preia mesajele și păstrează o copie în centrele de date ale Microsoft. Outlook nou de pe calculatorul dumneavoastră comunică ulterior cu Microsoft, nu cu propriul dumneavoastră server de e-mail. Pentru aceasta, Microsoft primește adresa dumneavoastră de e-mail, parola dumneavoastră și o copie a mesajelor, calendarului și contactelor dumneavoastră. Microsoft precizează chiar el că, în acest caz, se aplică propriile sale condiții și declarație de confidențialitate pentru aceste date. Același lucru este valabil pentru aplicația Outlook pe iPhone și Android și, dacă nu dezactivați această opțiune, pentru Outlook pentru Mac.

Consecințe pe care le observați în practică:

• Întârzieri. Mesajele noi apar uneori abia după un timp, deoarece Microsoft trebuie mai întâi să le preia.
• Mesaje de eroare vagi. Dacă Microsoft nu reușește să se autentifice, veți vedea doar "a apărut o problemă". Nu veți vedea dacă problema este cauzată de parolă, de port sau de certificat.
• Încercări de autentificare dintr-un IP necunoscut. Serverul dumneavoastră de e-mail vede încercări de autentificare provenind de la serverele Microsoft, nu de la propria dumneavoastră conexiune la internet. După câteva încercări eșuate, un astfel de server poate fi blocat, iar atunci funcționalitatea nu va merge o perioadă bună de timp.
• Confidențialitate și reglementări. Pentru anumite organizații (sănătate, administrație publică, avocatură) mesajele profesionale nu au voie să ajungă pur și simplu la o terță parte. În acest caz, Outlook nou cu un cont IMAP poate reprezenta o problemă pentru cerințele GDPR.

Dacă nu doriți acest lucru, folosiți Outlook clasic (atât timp cât Microsoft îl mai oferă), Thunderbird (lecția 2.5) sau, pe Mac, Apple Mail (lecția 2.3). La Outlook pentru Mac puteți dezactiva sincronizarea cu Microsoft Cloud atunci când adăugați un cont IMAP.

Configurarea Outlook clasic

1. Faceți clic pe Fișier (File) și apoi pe Adăugare cont (Add Account).
2. Introduceți adresa dumneavoastră de e-mail. Faceți clic pe Opțiuni avansate (Advanced Options) și bifați Configurez-mi contul manual (Let me set up my account manually). Faceți clic pe Conectare (Connect).
3. Alegeți IMAP.
4. E-mail de intrare (Incoming mail): numele serverului, portul 993, metoda de criptare SSL/TLS.
5. E-mail de ieșire (Outgoing mail): numele serverului, portul 587 cu STARTTLS (sau 465 cu SSL/TLS).
6. Faceți clic pe Următor (Next), introduceți parola căsuței de e-mail, faceți clic pe Conectare (Connect). Dacă Outlook solicită un nume de utilizator, introduceți adresa dumneavoastră completă de e-mail.

Dacă ajungeți într-o fereastră mai veche Setări cont (Account Settings), alegeți un cont nou de tip IMAP și introduceți aceleași date. La Setări suplimentare (More Settings), fila Server pentru e-mail de ieșire (Outgoing Server), activați opțiunea ca serverul de ieșire să necesite autentificare, cu aceleași setări ca serverul de intrare.

Configurarea Outlook nou

1. Deschideți Setări (Settings) (rotița) și apoi Conturi (Accounts).
2. Alegeți Adăugare cont (Add Account), introduceți adresa dumneavoastră de e-mail, faceți clic pe Continuare (Continue).
3. Alegeți IMAP când Outlook întreabă ce tip de cont este.
4. Deschideți setările avansate (sau "mai multe opțiuni") pentru a introduce dumneavoastră înșivă serverele.
5. Intrare: numele serverului, portul 993, SSL/TLS. Ieșire: numele serverului, portul 587 STARTTLS sau 465 SSL/TLS. La ambele, adresa dumneavoastră completă de e-mail și parola.
6. Faceți clic pe Continuare (Continue). Outlook va cere permisiunea de a sincroniza contul cu Microsoft Cloud. Fără această permisiune, adăugarea nu va reuși.

Capcane la Outlook

Outlook alege singur Exchange sau Microsoft 365. Outlook încearcă mai întâi autodiscover (lecția 2.1). Dacă nu găsește nimic sau găsește ceva greșit, uneori presupune că adresa dumneavoastră este un cont Microsoft și continuă să solicite o parolă Microsoft. O căsuță de e-mail obișnuită de la o companie de hosting nu este un cont Exchange. Alegeți întotdeauna manual IMAP (sau POP3).

Mesajele trimise rămân local. În versiuni mai vechi sau în cazul unei legături greșite între foldere, Outlook plasează mesajele trimise într-un folder "Elemente trimise" de pe calculatorul dumneavoastră, în loc de folderul Trimise de pe server. În acest caz, nu veți vedea aceste mesaje pe telefonul dumneavoastră. Modul de remediere este descris în lecția 3.1.

Fișierul .ost și fișierul .pst. Outlook clasic păstrează un cont IMAP într-un fișier .ost: o copie a ceea ce se află pe server, pe care Outlook o poate reconstrui singur. Un cont POP3 sau o arhivă se află într-un fișier .pst: acesta este singurul loc unde se află acele mesaje. Faceți deci o copie de siguranță a unui fișier .pst. Un fișier .ost deteriorat poate fi șters; Outlook va prelua totul din nou de pe server.

Căsuțe de e-mail mari. Outlook clasic poate stabili, pentru un cont IMAP, câte mesaje sunt păstrate offline pe calculatorul dumneavoastră (de exemplu ultimele 12 luni). Dacă această perioadă este setată scurt, mesajele mai vechi par să lipsească, deși se află pur și simplu pe server. Veți vedea atunci notificarea că există mai multe elemente pe server. Măriți perioada în setările contului dacă doriți să puteți căuta și în mesajele vechi de pe calculatorul dumneavoastră.

O parolă nouă. Dacă ați schimbat parola căsuței de e-mail, Outlook solicită de regulă automat noua parolă. În Outlook clasic o modificați prin Fișier (File), Setări cont (Account Settings), iar în Outlook nou prin Setări (Settings), Conturi (Accounts). Nu uitați de celelalte dispozitive ale dumneavoastră, altfel serverul v-ar putea bloca adresa IP (lecția 1.4).

Outlook pentru Mac și pe telefon

Outlook pentru Mac se configurează prin meniul Outlook, Setări (Preferences), Conturi (Accounts), semnul plus, Cont nou (New Account). Alegeți IMAP și introduceți aceleași date. Fiți atenți la bifa pentru sincronizarea cu Microsoft Cloud.

Aplicația Outlook pe iPhone și Android funcționează întotdeauna prin intermediul cloud-ului Microsoft. Pe telefon, aplicația de e-mail preinstalată (Apple Mail, aplicația Gmail) este de obicei alegerea mai simplă (lecțiile 2.3 și 2.4).

În practică: Outlook cu o căsuță de hosting

Pentru o căsuță de e-mail de la WebOké, introduceți în Outlook: IMAP, numele dumneavoastră de domeniu sau numele serverului pachetului dumneavoastră, portul 993 SSL/TLS, ieșire 587 STARTTLS sau 465 SSL/TLS, adresa dumneavoastră completă de e-mail și parola căsuței poștale. Cu Outlook nou, conexiunea trece prin Microsoft, iar serverul de e-mail va vedea deci încercări de autentificare provenind de la Microsoft. La alți furnizori funcționează similar; doar numele serverului diferă.

Rezumat

• Există două variante de Outlook pentru Windows: cea clasică (conexiune directă la serverul dumneavoastră de e-mail) și cea nouă (prin intermediul cloud-ului Microsoft).
• Outlook nou îi oferă Microsoft parola dumneavoastră și o copie a mesajelor dumneavoastră. Dacă nu doriți acest lucru, folosiți Outlook clasic, Thunderbird sau Apple Mail.
• Alegeți întotdeauna manual IMAP; o căsuță de hosting nu este un cont Exchange.
• Un fișier .ost este o copie de pe server, un fișier .pst este adesea singurul loc unde se află mesajele: faceți o copie de siguranță a acestuia.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul O2.2: Configurarea și verificarea Outlook. Folosiți Outlook? Aflați ce versiune aveți (clasic, nou, Mac sau aplicație) și configurați căsuța dumneavoastră de e-mail sau verificați setările existente. Completați lista de verificare: tipul contului, serverul și portul de intrare, serverul și portul de ieșire, securitatea, numele de utilizator pentru intrare și ieșire, autentificarea activată pentru ieșire și dacă contul funcționează prin Microsoft Cloud. Răspundeți în final: reprezintă acest ultim aspect o problemă pentru dumneavoastră sau organizația dumneavoastră, și de ce? Programul va afișa apoi criteriile.

Lecturi suplimentare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru panourile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual DirectAdmin 8.2: Outlook pentru Windows (nou și clasic)
• Manual DirectAdmin 8.3: Apple Mail și Outlook pe Mac
• Adăugarea unei căsuțe de e-mail în Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (explicația Microsoft privind sincronizarea prin cloud)