Căutați ca un profesionist
Modulul 5: Organizare și regăsire · Timp de citire: 9 minute
Obiectiv de învățare: După această lecție, puteți alege pentru fiecare căutare câmpul, tipul, data și scopul căutării potrivite și înțelegeți de ce webmailul uneori nu găsește ceva.
Noțiuni cheie: câmpul de căutare, opțiunile de căutare, Scop, Tot mesajul, Tip, IMAP SEARCH, ștergerea căutării
Căutarea are loc pe server
Când căutați în webmail, nu browserul dumneavoastră vă parcurge e-mailul, ci serverul de e-mail. Webmailul trimite prin IMAP o comandă de căutare (IMAP SEARCH) către server, de exemplu: "dă-mi mesajele din Primite al căror expeditor conține ahmed". Serverul trimite înapoi numerele mesajelor care se potrivesc, iar webmailul le afișează.
Acest lucru explică mai multe aspecte:
- Căutarea este la fel de rapidă pe un laptop vechi ca pe un calculator rapid, deoarece munca se face pe server.
- Căutați în tot ce se află pe server, inclusiv în mesaje de acum câțiva ani pe care programul dumneavoastră de e-mail nu le-a mai descărcat.
- Ceea ce serverul nu vede ca text, nu găsește. Textul dintr-un atașament, cum ar fi un PDF sau un fișier Word, nu este căutat. Un cuvânt care apare doar în oferta atașată nu îl veți găsi, așadar. Căutați atunci după expeditor, subiect sau perioadă.
Unde căutați: câmpurile
Implicit, webmailul caută în subiect și în expeditor. Prin săgeata din câmpul de căutare deschideți opțiunile de căutare și alegeți dumneavoastră unde se uită webmailul. Puteți activa mai multe câmpuri deodată; un mesaj este considerat rezultat dacă respectivul cuvânt apare în cel puțin unul dintre aceste câmpuri.
| Câmp | Unde caută webmailul | Exemplu |
|---|---|---|
| Subiect | antetul Subject | "ofertă" |
| Expeditor | antetul From, nume și adresă | "ahmed" sau "example.net" |
| Destinatar | antetul To | adresa unui furnizor căruia i-ați scris |
| Copie (CC) | antetul Cc | cineva care a citit în copie |
| Copie oarbă (BCC) | antetul Bcc (doar în propriile mesaje trimise) | pe cine ați pus ascuns în copie |
| Corp | textul mesajului | un cuvânt din mesajul propriu-zis |
| Tot mesajul | antetele și textul împreună | când nu știți unde apare cuvântul |
Există și Răspunde la și Followup La, pentru antetele cu acest nume. De acestea aveți rareori nevoie.
De ce nu întotdeauna Tot mesajul? Pentru că atunci obțineți mult mai multe rezultate. Dacă căutați "example.net" în tot mesajul, nu găsiți doar e-mailurile de la Ahmed, ci orice e-mail în care acest domeniu apare undeva: într-o semnătură, într-un mesaj redirecționat, într-un antet al unui server. Cu cât câmpul este mai specific, cu atât lista este mai scurtă.
Tip și dată: restrângerea suplimentară a listei
Cu Tip alegeți ce fel de mesaje doriți să vedeți: Toate, Necitite, Marcat, Fără răspuns, Șters, Nu a fost șters, Cu atașament sau Prioritate. Acest lucru funcționează și fără cuvânt de căutare. Dacă alegeți doar Tip Cu atașament în Trimise, vedeți tot ce ați trimis cu un atașament.
Cu Data alegeți o perioadă: mai nou sau mai vechi de o săptămână, o lună sau un an. "Mai vechi de un an" este util la curățenie (lecția 5.4), "mai nou de o lună" atunci când știți că a fost recent.
Tipul, data și cuvântul de căutare funcționează împreună. Fiecare criteriu suplimentar scurtează lista.
Scop: în ce dosare
Scopul căutării stabilește în ce dosare caută serverul:
- Dosarul curent: doar dosarul pe care îl aveți deschis. Cel mai rapid și cel mai restrâns.
- Acesta și sub-folderele: dosarul deschis plus toate dosarele de sub el. Util dacă aveți un dosar Klanten (Clienți) cu un subdosar pentru fiecare client sau o arhivă împărțită pe ani.
- Toate dosarele: fiecare dosar din căsuța dumneavoastră poștală, inclusiv Trimise, Spam și Gunoi.
Dacă căutați în mai multe dosare deodată, vedeți la fiecare mesaj și dosarul în care se află. Astfel vedeți imediat unde a ajuns un mesaj, de exemplu din cauza unui filtru.
Fiți atenți la două lucruri. Scopul căutării este relativ: "Acesta și sub-folderele" înseamnă altceva când vă aflați în Primite decât când vă aflați în Klanten. Iar un mesaj pe care l-ați trimis dumneavoastră se află în Trimise, nu în Primite. Dacă căutați un e-mail pe care l-ați trimis cuiva, alegerea potrivită este câmpul Destinatar și un scop care include Trimise.
O abordare în trei pași
Dacă căutați ceva și nu știți de unde să începeți, lucrați de la restrâns la larg:
- Ce știți sigur? Expeditorul, un cuvânt din subiect, aproximativ când. Alegeți câmpul potrivit.
- Unde se află probabil? Alegeți cel mai mic scop care este sigur corect.
- Nu ați găsit nimic? Lărgiți căutarea pas cu pas: adăugați Corp, apoi Toate dosarele, abia apoi Tot mesajul. Uitați-vă și în Spam și Gunoi; acestea sunt incluse automat atunci când alegeți Toate dosarele.
Căutați după o parte a unui nume dacă nu sunteți siguri de rest: doar numele de familie "Vries" găsește și "Sanne de Vries". Majusculele nu contează.
După căutare, nu uitați să ștergeți căutarea cu ajutorul X-ului din câmpul de căutare. Altfel, lista rămâne filtrată și credeți că lipsesc mesaje. În plus, opțiunile alese rămân active pentru următoarea căutare. Cine este surprins că o căutare obișnuită caută dintr-odată în toate dosarele, a uitat adesea că setase astfel căutarea data trecută.
Căutarea în agenda de adrese
Agenda de adrese are propriul câmp de căutare. Acolo căutați după nume sau adresă, iar cu Căutare din partea de sus puteți căuta mai detaliat, de exemplu după organizație. Aceasta este separată de căutarea în e-mail. Modulul 7 tratează pe larg agenda de adrese.
În practică: cum funcționează în webmail
Câmpul de căutare se află deasupra listei de mesaje; săgeata din dreapta lui deschide opțiunile de căutare cu câmpurile, Tip, Data și Scop. Plicul din câmpul de căutare afișează cu un singur clic doar mesajele necitite. Pașii se găsesc în manualul Roundcube, la secțiunea Căutarea în e-mail. În alte webmailuri funcționează asemănător: Gmail și Outlook.com au o bară de căutare cu opțiuni avansate, iar Gmail cunoaște termeni de căutare precum from: și has:attachment.
Rezumat
- Căutarea are loc pe serverul de e-mail (IMAP SEARCH); textul din atașamente nu este căutat.
- Alegeți câmpul cel mai specific: Expeditor, Destinatar sau Subiect dau mai puțin zgomot decât Tot mesajul.
- Tip și Data scurtează lista, chiar și fără cuvânt de căutare.
- Scop: Dosarul curent, Acesta și sub-folderele sau Toate dosarele. Mesajele trimise de dumneavoastră se află în Trimise.
- Lucrați de la restrâns la larg și ștergeți căutarea când ați terminat.
Test (quiz)
Exercițiu
Exercițiul A5.3: Ce căutare? Sanne are în căsuța sa poștală Primite, Trimise, Spam, Gunoi, un dosar Klanten (Clienți) cu un subdosar pentru fiecare client și o Arhivă împărțită pe ani. Alegeți pentru fiecare întrebare Scopul (Dosarul curent, Acesta și sub-folderele sau Toate dosarele) și câmpul de căutare (Subiect, Expeditor, Destinatar, Corp sau Tot mesajul). Alegeți de fiecare dată cel mai mic scop și cel mai specific câmp care funcționează sigur. 1. Sanne are deschis Primite. Știe sigur că mesajul de la ahmed@example.net se află încă acolo, dar nu are idee care era subiectul. 2. Sanne caută un e-mail pe care l-a trimis chiar ea la levering@example.org. Nu știe dacă se mai află în Trimise sau deja într-unul dintre dosarele de arhivă. 3. Sanne are deschis dosarul Klanten. Știe că un client a scris cândva cuvântul "rozenboog" în textul mesajului său, dar nu în subiect, și nu mai știe ce client a fost. Programul compară pentru fiecare întrebare scopul și câmpul ales de dumneavoastră cu cheia de răspunsuri și oferă explicații pentru fiecare greșeală.
Lecturi suplimentare
Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte webmailuri funcționează asemănător.
- Roundcube Webmail 9.1: Căutarea în e-mailurile dumneavoastră
- Roundcube Webmail 8.1: Adăugarea și găsirea contactelor
- Recuperarea căsuței poștale sau a e-mailurilor șterse din backup
- RFC 9051, IMAP versiunea 4rev2, cu comanda SEARCH (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051