Un e-mail care este citit

Modulul 3: Scrierea mesajelor · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea scrie un e-mail care este înțeles rapid: cu un subiect care spune ce trebuie făcut, întrebarea la început, o structură îngrijită, o citare care ajută și o alegere conștientă între text simplu și formatare.

Noțiuni cheie: linia de subiect, propoziția principală, un singur subiect pe e-mail, citarea, sub sau deasupra citatului, text simplu, editor HTML, multipart/alternative, ton, Returnează confirmare de primire

Cititorii parcurg mai întâi în fugă

Cine își deschide e-mailul nu citește de sus până jos. Vede în lista de mesaje un nume și un subiect, poate deschide mesajul, citește primele rânduri și apoi decide: se ocupă acum, mai târziu sau îl lasă deoparte. Un e-mail bun este scris pentru aceste câteva secunde. Nu este o chestiune de fraze frumoase, ci de ordine: cel mai important lucru primul.

Două lucruri hotărăsc dacă e-mailul dumneavoastră trece de această primă privire: subiectul și prima propoziție.

Subiectul: un rezumat cu o acțiune

Linia de subiect este singurul lucru pe care destinatarul îl vede înainte de a deschide mesajul și singurul după care va căuta mai târziu. „Întrebare”, „Info” sau „Re: Re: Fwd: ofertă” nu spun nimic. Un subiect bun răspunde la două întrebări: despre ce este vorba și ce așteptați?

• Slab: vraagje
• Mai bine: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Cel mai bine: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Ultimul subiect conține o dată și o acțiune. Ahmed știe fără să deschidă mesajul că trebuie să ia o decizie și până când. Peste șase luni, Sanne regăsește mesajul căutând „bruiloft” (nuntă) sau „tafels” (mese) (lecția 5.3).

Dacă discuția își schimbă subiectul, modificați și linia de subiect. Un fir care se numește „Ofertă”, dar care acum este despre o reclamație, nu mai poate fi găsit.

Prima propoziție este întrebarea

Începeți cu ceea ce contează: întrebarea, decizia sau vestea. Contextul vine după aceea. Aceasta se mai numește propoziția principală. Comparați „Sper că totul este bine, aici e foarte aglomerat de Ziua Mamei, Daan a fost în concediu și m-am mai uitat o dată pe ofertă...” cu „Ahmed, îmi puteți comunica până la 1 mai două lucruri: culorile și numărul de mese?” A doua variantă îi permite lui Ahmed să răspundă dintr-o dată. O introducere prietenoasă este binevenită, dar nu o puneți înaintea întrebării.

Câteva reguli care vă ajută:

• Un singur subiect pe e-mail. Două subiecte într-un singur e-mail înseamnă adesea că al doilea este uitat. În plus, nu puteți arhiva mesajul într-un singur dosar și nici nu îl puteți redirecționa către persoana potrivită.
• Paragrafe scurte, cu un rând liber între ele. Un bloc de cincisprezece rânduri nu îl citește nimeni pe telefon.
• Aveți mai multe întrebări? Numerotați-le. Astfel destinatarul poate răspunde cu „1. pastel, 2. paisprezece mese”.
• Menționați o dată când aveți nevoie de ceva și spuneți de ce („ca să pot comanda la timp de la cultivator”).
• Încheiați cu pasul următor, nu cu trei semne de exclamare.

Citarea: doar ce ajută

Când răspundeți la un e-mail, webmailul pune mesajul original ca citat în răspunsul dumneavoastră, cu un > înaintea fiecărui rând în cazul textului simplu sau cu o linie verticală în cazul formatării. Acest citat este util: destinatarul vede la ce reacționați. Însă într-un fir lung citatul crește la fiecare rundă, până când răspunsul dumneavoastră de două rânduri dispare sub patru ecrane de text.

De aceea, eliminați ce nu este necesar. Lăsați doar propoziția la care reacționați și scrieți răspunsul sub ea. Aceasta se numește răspuns intercalat (inline):

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Dacă începeți deasupra sau sub citat este o chestiune de convenție. În corespondența de afaceri, scrisul deasupra citatului a devenit obișnuit, pentru că cel mai nou mesaj apare sus. Pe listele de discuții tehnice, norma este sub citat sau printre rânduri. Alegeți ce li se potrivește persoanelor cu care corespondați și fiți consecvent. Webmailul vă permite să alegeți la Setări personale > Compunerea mesajelor > Când răspundeţi.

O capcană: într-un fir citat apar uneori lucruri pe care noul destinatar nu trebuie să le citească, cum ar fi o observație internă sau un număr de telefon. Recitiți citatul înainte să adăugați pe cineva sau să redirecționați mesajul.

Text simplu sau formatare?

Un e-mail poate fi scris în două moduri.

• Text simplu: doar litere, fără caractere îngroșate, culori sau imagini în text. Ajunge la fel peste tot, este mic și se citește bine pe orice ecran, inclusiv într-o aplicație de e-mail simplă sau cu un cititor de ecran.
• HTML (formatare): cu caractere îngroșate, titluri, culori, linkuri în spatele cuvintelor și imagini. Un program de e-mail care trimite formatare trimite de obicei și o versiune în text simplu în același mesaj. Aceasta se numește multipart/alternative: destinatarul primește versiunea pe care programul său o poate afișa cel mai bine.

Formatarea are rost când ajută conținutul: un tabel cu ore, un titlu deasupra fiecărei părți, un termen-limită îngroșat. Nu are rost când este doar decor: litere colorate, un fundal sau cinci fonturi. Formatarea se poate și pierde sau poate ajunge altfel, de exemplu dacă destinatarul citește doar text simplu. Așadar, nu exprimați niciodată sensul doar printr-o culoare („datele cu roșu sunt ocupate”).

În webmailul WebOké scrieți implicit în text simplu. Editorul HTML îl activați pentru fiecare mesaj cu butonul cu imaginea din stânga sus a câmpului de text sau implicit la Setări personale > Compunerea mesajelor.

Tonul, recitirea și Returnează confirmare de primire

E-mailului îi lipsesc vocea și chipul dumneavoastră. O propoziție scurtă pe care o considerați eficientă poate părea brutală celuilalt. Câteva reguli practice: salutați și încheiați politicos, scrieți „ați putea” în loc de „trebuie să”, nu scrieți niciodată ceva ce nu i-ați spune destinatarului și cu voce tare, iar dacă sunteți supărat, amânați trimiterea. Să lăsați un mesaj ca ciornă și să îl recitiți peste o oră (lecția 3.4) vă scutește de multe regrete.

Înainte să faceți clic pe Trimite, recitiți încă o dată: este corect destinatarul, este corect subiectul, este întrebarea la început, este atașat fișierul (lecția 3.3)?

Cu opțiunea Returnează confirmare de primire îi cereți destinatarului să vă anunțe că v-a deschis mesajul. Folosiți-o cu măsură. Destinatarul vede o întrebare pe ecran, poate refuza, iar multe programe nu trimit niciodată o confirmare. Lipsa confirmării nu înseamnă așadar nimic. În plus, să cereți confirmare la fiecare mesaj pare neîncrezător. Dacă vreți să fiți sigur că ceva a ajuns, întrebați pur și simplu în text.

În practică: așa funcționează în webmail

Alegeți deasupra sau sub citat la Setări personale > Compunerea mesajelor. Tot acolo setați dacă scrieți implicit cu formatare. Editorul HTML îl activați pentru fiecare mesaj cu butonul cu imaginea. Opțiunea Returnează confirmare de primire o găsiți printre opțiunile din dreapta ecranului Scrie un mesaj. Manualul Roundcube descrie butoanele pas cu pas. În alte webmailuri și în programele de e-mail opțiunile au denumiri asemănătoare, iar regulile de scriere sunt valabile peste tot.

Rezumat

• Scrieți pentru prima privire: subiectul și prima propoziție hotărăsc dacă e-mailul dumneavoastră este citit.
• Un subiect bun spune despre ce este vorba și ce așteptați, de preferință cu o dată.
• Un singur subiect pe e-mail, paragrafe scurte, întrebări numerotate și un pas următor clar.
• Citați doar ce ajută; alegeți deasupra sau sub citat și rămâneți consecvent.
• Formatare doar când ajută conținutul; cereți Returnează confirmare de primire cel mult ca excepție.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D3.2: Rescrieți un e-mail dezordonat. Deschideți materialul slechte-mail.txt: un e-mail de la Sanne către Ahmed cu subiectul „vraagje” (întrebare), în care patru subiecte sunt amestecate, iar adevărata întrebare apare abia la final. Rescrieți-l în webmail ca mesaj nou către dumneavoastră înșivă (nu îl trimiteți altcuiva). Folosiți această listă de verificare: subiectul spune despre ce este vorba, ce trebuie făcut și până când; prima propoziție este întrebarea; întrebările sunt numerotate; lucrurile care nu țin de acest subiect au fost eliminate (sau mutate într-un e-mail separat); în câmpul Pe se află doar cine trebuie să răspundă; e-mailul este mai scurt decât originalul. Apoi răspundeți: ce propoziție din original era de fapt esența, ce ați omis și de ce, iar Daan trebuie pus în Pe, în Cc sau deloc? La final, comparați cu răspunsul model al acestui exercițiu.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia sunt valabili pentru webmailul WebOké; în alte webmailuri funcționează în mod asemănător.

• Roundcube Webmail 4.2: Răspunsul la mesaje și înaintarea acestora
• Roundcube Webmail 4.4: Formatare, ciorne și opțiuni suplimentare
• Roundcube Webmail 10.1: Cele mai importante setări
• Roundcube Webmail 9.1: Căutarea în e-mailurile dumneavoastră