Pe, Cc, Bcc și Răspuns către

Modulul 3: Scrierea mesajelor · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți alege în mod conștient, pentru fiecare destinatar, între Pe, Cc și Bcc, știți exact ce fac Răspunde la toţi, Răspuns către și redirecționarea și evitați scurgerea adreselor de e-mail.

Noțiuni cheie: Pe, Cc, Bcc, plic, Răspunde la toţi, Răspunde listei, Răspuns către (Reply-To), Followup La, redirecționare ca atașament, încălcare a securității datelor, limită zilnică

Trei câmpuri, trei roluri

Când scrieți un mesaj, vedeți implicit un singur câmp pentru destinatari. Cu semnul plus de lângă el puteți adăuga mai multe. Aceste câmpuri nu sunt decorative: fiecare câmp îi spune destinatarului ceva despre rolul său.

• Pe este pentru cei care trebuie să facă ceva sau de la care așteptați un răspuns. Dacă puneți trei persoane în Pe, toate trei se simt vizate. Sau, dimpotrivă, niciuna, pentru că fiecare crede că se va ocupa altcineva. De aceea, puneți de preferință o singură persoană în Pe sau precizați în prima frază cine ce face.
• Cc (carbon copy, o copie la indigo) este pentru cei care citesc în paralel. O persoană din Cc nu trebuie să facă nimic, dar știe ce se întâmplă. Toți destinatarii văd cine este în Cc.
• Bcc (blind carbon copy, în webmail: Copie oarbă (BCC)) este pentru cei care primesc o copie pe care ceilalți nu au voie să o vadă. Cine este în Bcc este invizibil pentru destinatarii din Pe și Cc, iar destinatarii din Bcc nu se văd nici între ei.

Cum poate Bcc să fie invizibil, dacă mesajul ajunge totuși la acele persoane? Explicația este diferența dintre plic și anteturi, din lecția 1.1. Serverul de e-mail livrează la adresele de pe plic (RCPT TO). Anteturile To și Cc sunt doar text în mesaj. La Bcc, programul dvs. de e-mail pune adresa pe plic, dar elimină antetul Bcc din mesajul pe care îl primesc ceilalți. Standardul pentru formatul mesajelor (RFC 5322) descrie exact acest comportament.

Bcc și GDPR: o adresă vizibilă poate fi o încălcare a securității datelor

O adresă de e-mail precum ahmed@example.net este o dată cu caracter personal: aparține unei persoane identificabile. Dacă trimiteți un singur mesaj către patruzeci de clienți și îi puneți pe toți în Pe sau Cc, fiecare client primește adresele celorlalți treizeci și nouă. Aceștia nu și-au dat niciodată acordul pentru asta.

GDPR numește un astfel de eveniment încălcare a securității datelor cu caracter personal (art. 4 pct. 12 din GDPR): o încălcare a securității care duce, printre altele, la divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal. Pe scurt: o scurgere de date. Dacă trebuie să o notificați autorității de supraveghere depinde de riscul pentru persoanele vizate (art. 33 din GDPR). Patruzeci de adrese ale clienților unei florării sunt altceva decât patruzeci de adrese ale participanților la un grup de discuții despre datorii: în al doilea caz, simplul fapt că cineva este pe listă spune ceva sensibil. Dacă aveți îndoieli, documentați incidentul și verificați dacă notificarea este necesară. Cursul Online în siguranță tratează acest subiect mai în detaliu.

Regula este simplă: când trimiteți un mesaj unui grup de persoane care nu se cunosc (sau nu trebuie să se cunoască), puneți-le în Bcc și puneți-vă pe dumneavoastră în Pe. Același lucru este valabil când alegeți un grup din agenda de adrese: webmailul pune atunci toate adresele în câmpul pe care îl folosiți.

O capcană pe care puțini o cunosc: un destinatar din Bcc care dă clic pe Răspunde la toţi se face vizibil. Răspunsul său ajunge la toți cei din Pe și Cc, care văd brusc că a primit o copie ascunsă. Dacă puneți pe cineva în Bcc ca să citească în paralel, spuneți-i să nu răspundă. Dacă doriți să implicați pe cineva în mod deschis, folosiți Cc.

Răspunsuri: Răspunde, Răspunde la toţi, Răspunde listei

La un mesaj primit aveți trei moduri de a răspunde.

• Răspunde trimite doar expeditorului (sau la adresa din Răspuns către, vedeți mai jos).
• Răspunde la toţi trimite expeditorului și tuturor celor din Pe și Cc. Folosiți această opțiune doar dacă toți ceilalți au cu adevărat nevoie de răspunsul dumneavoastră. Un „Mulțumesc!” trimis la douăzeci de persoane este doar zgomot.
• Răspunde listei (prin săgeata de lângă Răspunde la toţi) este pentru mesajele de la o listă de discuții. Software-ul listei adaugă în mesaj un antet List-Post (RFC 2369), iar webmailul trimite atunci răspunsul dumneavoastră către listă, nu către persoana care a scris mesajul.

Dacă ezitați între Răspunde și Răspunde la toţi, uitați-vă înainte de trimitere la câmpurile Pe și Cc. Vedeți exact cine primește mesajul. Eliminați pe cine nu are ce căuta acolo.

Răspuns către și Followup La

Cu Răspuns către (antetul Reply-To) spuneți: aș dori ca răspunsurile la acest mesaj să ajungă la o altă adresă. De exemplu, Sanne trimite un mesaj de pe sanne@example.com despre o comandă, dar vrea ca răspunsurile să ajungă la adresa comună info@example.com, ca să le vadă și Daan. Ea completează atunci info@example.com la Răspuns către. Când clientul dă clic pe Răspunde, info@ este deja pregătit ca destinatar.

Răspuns către este și un truc des folosit de escroci: expeditorul pare corect, dar răspunsul dumneavoastră ajunge la un domeniu cu totul diferit (lecția 2.4). Așadar, verificați din când în când, la propriile răspunsuri, adresa pe care o completează webmailul.

Followup La (antetul Mail-Followup-To) provine din lumea listelor de discuții. Cu el indicați unde trebuie trimise reacțiile ulterioare dintr-o discuție, de exemplu doar către listă și nu și personal către dumneavoastră. Nu orice program de e-mail ține cont de el. În corespondența profesională obișnuită îl lăsați gol.

Redirecționare: în text sau ca atașament

Cu Înaintează trimiteți un mesaj primit către altcineva. Cu săgeata de lângă buton alegeți modul:

• în text (inline): mesajul vechi apare ca citat sub textul dumneavoastră. Util pentru a pune rapid pe cineva la curent. Destinatarul îl poate citi ca pe un mesaj obișnuit.
• ca atașament: întregul mesaj original este trimis ca fișier .eml, cu toate anteturile. Aveți nevoie de această variantă când cineva trebuie să poată vedea de unde a venit cu adevărat un mesaj, de exemplu când redirecționați un mesaj de phishing către un serviciu de asistență.

La redirecționare, fiți atenți la ce conține citatul. Un fir lung de mesaje conține adesea adrese, numere de telefon sau înțelegeri ale unor persoane care nu știu că îl transmiteți altcuiva. Eliminați ce nu trebuie să vadă noul destinatar.

Mulți destinatari: limita zilnică

O căsuță poștală este făcută pentru corespondență personală, nu pentru buletine informative. Pentru a preveni abuzurile, puteți trimite un număr limitat de mesaje pe zi. La WebOké, această limită se aplică întregului dumneavoastră pachet: toate căsuțele poștale, webmailul și site-ul. Atenție: fiecare destinatar contează. Un mesaj cu două sute de adrese în Bcc înseamnă două sute de mesaje. Dacă doriți să ajungeți regulat la un grup mare, folosiți un serviciu de buletine informative. Acesta se ocupă și de dezabonare și de o listă îngrijită, lucruri care țin de un buletin informativ. Și la alți furnizori există limite similare.

Exemplu: un mesaj, trei câmpuri

Sanne îi trimite lui Ahmed oferta pentru florile de nuntă.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed trebuie să își dea acordul, deci este în Pe. Daan pregătește florile și citește în paralel: Cc. Ahmed vede că Daan citește și el, iar asta e bine, pentru că Daan îl va suna poate mai târziu. Răspunsurile ajung la info@, unde se uită atât Sanne, cât și Daan.

În practică: cum funcționează în webmail

La Scrie un mesaj găsiți câmpul Destinatar. Cu semnul plus din dreapta acestui câmp adăugați Cc, Copie oarbă (BCC), Răspuns către și Followup La. Cu butonul cu siluete alegeți persoane de contact sau un grup din agenda de adrese. Deasupra unui mesaj deschis găsiți Răspunde, Răspunde la toţi (cu Răspunde listei sub săgeată) și Înaintează (cu alegerea în text sau ca atașament). Pașii sunt descriși în manualul Roundcube. În alte webmailuri, precum Gmail sau Outlook.com, butoanele au denumiri aproape identice și funcționează în mod similar.

Rezumat

• Pe este pentru cei care trebuie să facă ceva, Cc pentru cei care citesc în paralel, Bcc pentru cei care trebuie să rămână invizibili.
• Bcc funcționează prin plic: adresa primește mesajul, dar antetul Bcc nu ajunge la ceilalți.
• Adresele vizibile ale unor persoane care nu se cunosc pot constitui o încălcare a securității datelor (art. 4 pct. 12 din GDPR); dacă o notificați depinde de risc (art. 33).
• Folosiți Răspunde la toţi doar dacă toți au nevoie de răspunsul dumneavoastră; un destinatar din Bcc care îl folosește se dă de gol.
• Răspuns către trimite răspunsurile la o altă adresă; fiecare destinatar contează pentru limita zilnică.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul A3.1: Pe cine puneți și unde? Citiți cele cinci situații și alegeți pentru fiecare dacă persoana sau grupul menționat trebuie pus în Pe, Cc sau Bcc. (1) Sanne trimite oferta pentru florile de nuntă și dorește ca Ahmed să o aprobe: unde îl pune pe Ahmed? (2) În același mesaj, Sanne dorește ca Daan să știe ce s-a convenit; Daan nu trebuie să facă nimic, iar Ahmed poate vedea că Daan citește și el: unde îl pune pe Daan? (3) Sanne le scrie la patruzeci de clienți care nu se cunosc între ei că magazinul este închis de Ziua Regelui (Koningsdag): unde îi pune pe clienți? (4) Sanne le cere atât firmei de livrare (planning@example.org), cât și lui Daan să confirme până vineri dacă pot sâmbătă; așteaptă un răspuns de la amândoi: unde pune firma de livrare? (5) Sanne răspunde la reclamația unui client și dorește o copie la propria adresă de arhivă archief@example.com; această adresă nu face nimic cu mesajul, iar clientul nu trebuie să o vadă: unde pune archief@example.com? Pentru fiecare situație alegeți din câmpurile de selecție, iar programul compară răspunsurile dumneavoastră cu cheia. Pentru fiecare situație vedeți dacă alegerea este corectă și de ce.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte webmailuri funcționează în mod similar.

• Roundcube Webmail 4.1: Scrierea unui mesaj nou
• Roundcube Webmail 4.2: Răspunsul la mesaje și înaintarea acestora
• Roundcube Webmail 13.4: Limita zilnică a fost atinsă
• Limită pentru trimiterea de e-mailuri
• Curs gratuit Siguranță online pentru antreprenori 8.2: Încălcări de securitate a datelor și obligația de notificare
• Curs gratuit E-mailul la punct: configurare și livrare corectă 7.2: Consimțământ, dezabonare și o listă curată
• RFC 5322, Internet Message Format (în limba engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Regulamentul (UE) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj