Un mesaj de absență corect

Modulul 6: Automat: filtre și mesaj de absență · Timp de citire: 9 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți explica cum funcționează un mesaj de absență pe server și cine îl primește sau nu. De asemenea, puteți configura un mesaj de absență care se activează și se dezactivează singur și care nu dezvăluie nimic din ce i-ar putea ajuta pe escroci.

Noțiuni cheie: mesaj de absență, Sieve vacation, Interval de raspundere (:days), Adresele mele de e-mail (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Început și Sfârșit, Acțiune mesaj primit

Un filtru care răspunde

Din punct de vedere tehnic, un mesaj de absență este un filtru. Se află în același set de filtre ca celelalte filtre ale dumneavoastră (lecția 6.1) și, prin urmare, rulează tot pe server, în momentul în care sosește un mesaj. Laptopul dumneavoastră poate fi oprit. Extensia Sieve se numește vacation (RFC 5230). Iată cum scrie webmailul un mesaj de absență pentru vacanța de Crăciun:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Ce scrie acolo:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" și "le" ... "2027-01-03": data curentă trebuie să fie 21 decembrie sau ulterioară și 3 ianuarie sau anterioară. Acestea sunt valorile dumneavoastră Început și Sfârșit. În afara acestei perioade, filtrul nu face nimic. :zone "+0100" este fusul orar din setările dumneavoastră.
• vacation :days 7: aceeași adresă primește un răspuns cel mult o dată la 7 zile.
• :addresses [...]: adresele care vă aparțin.
• :subject și textul care urmează: subiectul și conținutul răspunsului.

Un singur răspuns per expeditor per interval

Fără nicio limită, cineva care vă scrie de zece ori ar primi de zece ori același răspuns. De aceea serverul reține cui i-a răspuns deja. În cadrul valorii Interval de raspundere (în Sieve :days), același expeditor nu primește un al doilea răspuns. Dacă nu alegeți nimic, conform standardului se aplică 7 zile (RFC 5230, secțiunea 4.1). Pentru o vacanță de două săptămâni, 7 este o valoare foarte bună: cine vă scrie din nou după o săptămână primește o reamintire că sunteți încă plecat. De obicei nu se poate seta mai puțin de 1 zi.

Răspunsul merge la expeditorul din plic (Return-Path, lecția 1.1), nu neapărat la adresa din From. La un mesaj obișnuit, acestea coincid. La buletine informative și sisteme automate este adesea o adresă tehnică, și exact acesta este scopul: astfel un răspuns automat nu ajunge la o persoană care nu are ce face cu el.

Cine nu primește răspuns

Un mesaj de absență poate face mult rău dacă răspunde la mesajele greșite: răspunsuri trimise către o listă de discuții cu o mie de membri sau două mesaje automate care își răspund la nesfârșit unul altuia. De aceea, standardul (RFC 5230, secțiunea 4.6) prevede că serverul nu răspunde la:

• mesaje cu antetul List-Id sau alte anteturi List: buletine informative și liste de discuții;
• mesaje cu antetul Auto-Submitted cu o altă valoare decât "no": mesaje automate, cum ar fi un alt mesaj de absență sau o notificare a unui sistem;
• mesaje de la adrese precum MAILER-DAEMON sau de la adrese care încep cu "owner-" ori se termină cu "-request".

Răspunsul propriu primește el însuși antetul Auto-Submitted: auto-replied. Astfel, un alt mesaj de absență știe că nu trebuie să răspundă înapoi și nu apare nicio buclă.

Adresele mele de e-mail: răspuns doar dacă mesajul vă este adresat

Serverul răspunde numai dacă una dintre adresele dumneavoastră apare în anteturile To sau Cc (RFC 5230, secțiunea 4.5). Astfel evitați să răspundeți la mesaje sosite printr-o listă sau ca Bcc. Serverul știe doar pe jumătate care adrese vă aparțin: adresa căsuței dumneavoastră poștale sigur, dar nu și adresa info@ care vă este redirecționată.

De aceea câmpul Adresele mele de e-mail este important (în Sieve :addresses). Introduceți acolo fiecare adresă pe care primiți mesaje, inclusiv adresele de redirecționare. Cu Completează cu toate adresele mele, webmailul preia adresele identităților dumneavoastră. Dacă uitați info@, un client care scrie la info@ nu primește niciun mesaj de absență și poate așteaptă în zadar.

Început, sfârșit și ce se întâmplă cu mesajul

Cu un Început și un Sfârșit, mesajul se activează și se dezactivează singur. Aceasta este metoda cea mai sigură: nu aveți cum să uitați să îl dezactivați. Dacă le lăsați goale, mesajul rămâne activ cât timp Statut este activat. Un mesaj de absență care mai rulează săptămâni întregi după vacanță este o greșeală cunoscută și creează confuzie pentru clienți.

La Acțiune mesaj primit alegeți ce se întâmplă cu mesajul propriu-zis. Lăsați această opțiune pe Păstrează. Vacation lasă de fapt mesajul în căsuța dumneavoastră poștală (RFC 5230, secțiunea 4.7), iar după întoarcere veți dori să citiți ce a sosit. Aruncarea înseamnă că mesajele primite dispar. Redirecționarea sau trimiterea unei copii (Trimite o copie către) are sens doar către un coleg din propria organizație, cu aceleași dezavantaje ca în lecția 6.2.

Ce scrieți și ce nu scrieți

Un mesaj de absență bun este scurt și îl ajută pe expeditor să meargă mai departe:

• Când vă întoarceți sau până când nu răspundeți.
• Cine preia între timp, cu o adresă sau un număr de telefon la care răspunde cineva.
• Ce poate face expeditorul dacă este urgent.

Și ce nu scrieți: detalii care îi ajută pe escroci și pe spărgători. Răspunsul ajunge la oricine vă scrie, inclusiv la spammeri și la necunoscuți. Așadar, nu menționați că sunteți trei săptămâni în străinătate, unde mergeți, numărul dumneavoastră personal sau numele înlocuitorului împreună cu o funcție pe care un escroc o poate folosi abuziv ("scrieți-i contabilului nostru Jan pentru plăți"). Un escroc folosește cu plăcere un astfel de mesaj pentru a scrie un mesaj fals credibil, de exemplu o plată urgentă în numele cuiva care oricum nu poate fi contactat.

Exemplu de mesaj bun:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Nu de două ori

Puteți configura un mesaj de absență și în panoul de administrare al găzduirii dumneavoastră, la WebOké în DirectAdmin. Folosiți una dintre cele două variante. Dacă ambele sunt active, toată lumea primește două răspunsuri automate.

În practică: așa funcționează în webmail

Mesajul de absență se găsește la Setări personale > Mesaj de absență, cu Subiect, Corp, Început, Sfârșit și Statut, iar sub Setari avansate găsiți Adresele mele de e-mail, Interval de raspundere și Acțiune mesaj primit. Rezultatul îl vedeți în Filtre > Acțiuni > Modifică set filtre. Pașii se află în Manualul Roundcube, la Setarea unui mesaj de absență. În alte servicii de webmail funcționează similar: Gmail are un răspuns automat de vacanță în setări, iar Outlook.com are răspunsuri automate.

Rezumat

• Un mesaj de absență este un filtru Sieve (vacation, RFC 5230) care rulează pe server.
• Același expeditor primește cel mult un răspuns per Interval de raspundere; fără o alegere, acesta este de 7 zile.
• Nu se răspunde la liste de discuții (List-Id) și la mesaje automate (Auto-Submitted), iar răspunsul se trimite doar dacă una dintre adresele dumneavoastră apare în To sau Cc.
• La Adresele mele de e-mail completați și adresele de redirecționare, folosiți o dată de început și una de sfârșit și lăsați acțiunea pe Păstrează.
• Scrieți când vă întoarceți și cui se pot adresa oamenii, dar nu și detalii care îi ajută pe escroci.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul A6.3: Verificarea mesajului dumneavoastră de absență. În propria căsuță poștală, pregătiți un mesaj de absență la Setări personale > Mesaj de absență, cu un Început și un Sfârșit aflate amândouă în viitor; astfel mesajul nu este încă activ cu adevărat și nimeni nu primește acum un răspuns. Completați un subiect, un text, Adresele mele de e-mail și un Interval de raspundere, și lăsați Acțiune mesaj primit pe Păstrează. Apoi lipiți setul de filtre (Setări personale > Filtre > Acțiuni > Modifică set filtre, copiați tot) sau încărcați fișierul obținut cu Descarcă. Programul citește scriptul în memorie (nu se salvează nimic) și verifică: există o acțiune vacation; :days este cel puțin 1; subiectul nu este gol; textul are mai mult de 40 de caractere; există o limită de dată cu currentdate (altfel portocaliu: nu cumva uitați să îl dezactivați?); :addresses conține cel puțin o adresă (altfel portocaliu); iar mesajul este păstrat, deci fără discard și fără redirecționare către o adresă din afara domeniului dumneavoastră. După exercițiu, dezactivați din nou mesajul dacă nu aveți nevoie de el.

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte servicii de webmail funcționează similar.

• Roundcube Webmail 7.3: Configurarea unui mesaj de absență
• Roundcube Webmail 7.1: Crearea unui filtru
• Curs gratuit Siguranță online pentru antreprenori 1.2: Phishing, frauda directorului executiv (CEO fraud) și frauda cu facturi
• Reguli de e-mail pe server (filtre pe server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (în engleză): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt