O strategie de ieșire (exit), și pentru noul dumneavoastră cloud

Modulul 8: Copii de siguranță, ieșire și administrare · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea întocmi și testa o strategie de ieșire, astfel încât să puteți părăsi fără pagube, la un moment dat, și noul dumneavoastră furnizor, și veți ști ce drepturi vă oferă în această privință GDPR și Regulamentul european privind datele (Data Act).

Noțiuni cheie: strategie de ieșire, test de ieșire, format de export, standard deschis, termen de preaviz, perioadă de tranziție, returnarea și ștergerea datelor, art. 28 alin. (3) lit. g GDPR, Regulamentul UE privind datele (Regulamentul (UE) 2023/2854), dreptul de a schimba furnizorul, costuri de schimbare a furnizorului, nume de domeniu în administrare proprie

De ce să vă gândiți deja acum la plecare?

Tocmai ați trecut la noul furnizor, sau sunteți încă în proces. De ce ar trebui să vă gândiți deja acum la următoarea schimbare? Pentru că, altfel, veți reînvăța peste cinci ani lecția din această cursă. La vechiul dumneavoastră serviciu v-ați lovit de ziduri (lecția 2.3): fișiere într-un format propriu, conversații de chat care nu au putut fi preluate, autentificare printr-un cont pe care doreați să îl desființați. O strategie de ieșire are grijă ca la noul dumneavoastră serviciu să nu construiți din nou aceleași ziduri.

Există și motive pe care nu le alegeți dumneavoastră: furnizorul este preluat (de exemplu de o companie din afara UE, astfel încât întrebările din lecția 2.1 primesc brusc alte răspunsuri), își majorează puternic prețurile, renunță la un serviciu sau dă faliment. Cine are atunci un plan poate alege liniștit. Cine nu are un plan trebuie să migreze sub presiunea timpului.

Cele trei straturi ale unei strategii de ieșire

Stratul unu, tehnic: puteți scoate datele dumneavoastră, într-un format utilizabil?

Pentru fiecare componentă stabiliți cum o exportați și în ce format. La un serviciu care folosește standarde deschise (lecția 2.2), acest lucru este clar structurat:

Stratul doi, contractual: ce prevăd acordurile dumneavoastră despre plecare?

Citiți acest lucru la încheierea contractului, nu la reziliere: termenul de preaviz, dacă în această perioadă mai puteți accesa integral datele dumneavoastră, cât timp mai puteți prelua datele după încetarea contractului, și când și cum sunt șterse. Doriți să primiți o confirmare a ștergerii?

Stratul trei, organizatoric: cine știe cum se procedează?

Un plan care există doar în mintea unui singur coleg nu este un plan. Introduceți strategia de ieșire într-un document păstrat la documentele dumneavoastră administrative, împreună cu administratorii și datele de autentificare ale contului de administrare (în gestionarul de parole, lecția 7.4).

Ce reglementează GDPR

Dacă folosiți serviciul pentru datele cu caracter personal ale altor persoane (clienți, membri, angajați), atunci furnizorul este persoana dumneavoastră împuternicită de operator și încheiați un acord de prelucrare a datelor (lecția 9.2). Articolul 28 alineatul (3) litera g din GDPR prevede că în acel acord trebuie să se precizeze că, la încetarea prestării serviciilor, persoana împuternicită, la alegerea dumneavoastră, șterge toate datele cu caracter personal sau vi le returnează, și șterge copiile existente, cu excepția cazului în care dreptul UE sau dreptul intern impune păstrarea lor. Acesta este temeiul dumneavoastră legal pentru a vă recupera datele la plecare și pentru a solicita apoi ștergerea lor. Solicitați efectiv acea ștergere și cereți o confirmare.

Aceasta este o explicație, nu o consultanță juridică. Dacă aveți dubii cu privire la situația dumneavoastră proprie, adresați-vă unui jurist sau responsabilului dumneavoastră cu protecția datelor.

Ce reglementează Regulamentul UE privind datele (Data Act)

Începând cu 12 septembrie 2025 se aplică Regulamentul UE privind datele (Regulamentul (UE) 2023/2854). Capitolul VI (articolele 23 până la 31 inclusiv) se referă la schimbarea furnizorilor de servicii de cloud și se aplică furnizorilor așa numitelor servicii de prelucrare a datelor, printre care și serviciile online uzuale de stocare, e-mail și colaborare. Punctele principale:

• Furnizorul trebuie să faciliteze schimbarea furnizorului și să elimine barierele (art. 23), iar acordurile privind schimbarea furnizorului trebuie incluse într-un contract scris (art. 25).
• Termenul de preaviz pentru a începe schimbarea furnizorului este de cel mult două luni (art. 25 alin. (2) lit. d).
• Urmează apoi o perioadă de tranziție de cel mult 30 de zile calendaristice în care furnizorul acordă asistență, iar serviciul continuă să funcționeze (art. 25 alin. (2) lit. a). Dacă acest lucru nu este fezabil din punct de vedere tehnic, furnizorul trebuie să anunțe acest lucru în termen de 14 zile lucrătoare și poate propune o perioadă mai lungă, de cel mult șapte luni (art. 25 alin. (4)). Puteți prelungi perioada de tranziție o singură dată (art. 25 alin. (5)).
• După perioada de tranziție aveți cel puțin 30 de zile calendaristice pentru a vă prelua datele (art. 25 alin. (2) lit. g), iar după aceea furnizorul trebuie să șteargă totul complet (lit. h).
• Furnizorul trebuie să descrie în prealabil ce date puteți prelua și în ce formate (art. 25 alin. (2) lit. e și art. 26).
• Costuri de schimbare a furnizorului: până la 12 ianuarie 2027 un furnizor poate percepe doar costuri reduse, care să nu depășească propriile sale costuri; începând cu 12 ianuarie 2027 nu mai poate percepe deloc costuri de schimbare a furnizorului (art. 29). Costurile obișnuite de abonament și o penalitate pentru reziliere anticipată nu intră sub incidența acestei prevederi.

Există excepții, de exemplu pentru servicii construite în mare parte personalizat pentru un singur client, și pentru versiunile de testare (art. 31). Data Act face deci schimbarea furnizorului mai ușoară, dar nu vă exportă datele în locul dumneavoastră. Un format de export pe care nimeni altcineva nu îl poate citi rămâne o problemă; de aceea standardele deschise rămân în continuare importante.

Numele dumneavoastră de domeniu: cheia cea mai importantă

Un singur lucru face orice ieșire mult mai simplă: propriul dumneavoastră nume de domeniu, în administrare proprie. Dacă adresa dumneavoastră de e-mail este info@example.com și numele de domeniu este înregistrat pe numele organizației dumneavoastră, puteți muta e-mailul la orice furnizor modificând înregistrările MX (lecția 4.3). Dacă adresa dumneavoastră este bakkerijdekorrel@gmail.com sau dacă numele de domeniu este legat de contul furnizorului dumneavoastră, atunci la plecare vă pierdeți adresa sau depindeți de cooperarea acestuia.

Verificați deci:

• dacă numele de domeniu este înregistrat pe numele organizației (titularul), nu al unui fost angajat sau al unui dezvoltator web;
• dacă știți la ce registrator este înregistrat și cum solicitați codul de transfer;
• dacă serviciul dumneavoastră de cloud folosește o adresă pe propriul dumneavoastră domeniu, precum cloud.example.com, astfel încât aplicațiile și linkurile să nu depindă de o adresă a furnizorului.

Testul de ieșire

O strategie de ieșire se testează la fel ca o copie de siguranță: făcând efectiv acest lucru, la scară mică. La Bakkerij De Korrel, Ruud face acest lucru o dată pe an, într-o după amiază liniștită:

1. Exportă un dosar cu documente, calendarul partajat „Bezorging” (livrare, ICS) și agenda de adrese „Leveranciers” (furnizori, vCard).
2. Deschide acele fișiere într-un alt mediu: un alt program de calendar, o altă agendă de adrese, un alt pachet office.
3. Verifică: ajung întâlnirile cu orele și recurențele corecte? Sunt numerele de telefon asociate cu numele corecte? Se deschid documentele cu formatarea corectă?
4. Notează ce nu a funcționat și ajustează strategia.

În exercițiul A8.2 veți lăsa un program să verifice acest lucru automat.

În practică: așa arată la un furnizor

Un WebOké Nextcloud funcționează cu standarde deschise: vă preluați fișierele cu aplicația desktop sau cu WebDAV, exportați calendarele ca ICS și persoanele de contact ca vCard, iar documentele se află ca docx, xlsx, pptx sau odt în fișierele dumneavoastră. Manualul descrie și cum treceți de la un alt furnizor Nextcloud folosind aplicația desktop și fișiere ICS și vCard; aceeași cale funcționează și în sens invers. E-mailul se află într-un pachet de mesagerie pe care îl puteți copia prin IMAP la orice alt furnizor. Numele de domeniu îl puteți muta la un alt registrator folosind un cod de transfer.

La alți furnizori europeni funcționează în mod similar, dacă folosesc aceleași standarde deschise. Întrebați acest lucru înainte de a semna.

Rezumat

• Planificați plecarea încă de la început: tehnic (formate de export), contractual (reziliere, returnare, ștergere) și organizatoric (cine știe cum se procedează).
• Art. 28 alin. (3) lit. g GDPR: la încetarea contractului, datele sunt returnate sau șterse, la alegerea dumneavoastră.
• Data Act: termen de preaviz de cel mult două luni, perioadă de tranziție de cel mult 30 de zile (excepțional șapte luni), cel puțin 30 de zile pentru a prelua datele, iar de la 12 ianuarie 2027 fără costuri de schimbare a furnizorului.
• Propriul dumneavoastră nume de domeniu, în administrare proprie, este cheia cea mai importantă pentru orice ieșire.
• Testați ieșirea o dată pe an, la scară mică.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A8.2: Test de ieșire (exit) cu verificare automată. Exportați din noul dumneavoastră serviciu un calendar (ICS), o agendă de adrese (vCard) și câteva documente, apoi încărcați le ca arhivă zip sau ca fișiere separate. Programul verifică dacă fișierele sunt valide și într-un format deschis sau uzual, și compară numărul de elemente cu ceea ce indicați dumneavoastră.

Exercițiul E8.2: Strategia dumneavoastră de ieșire pe o singură pagină. Completați pentru fiecare componentă cum exportați și în ce format, căutați în contractul sau în condițiile generale ale dumneavoastră termenul de preaviz și acordurile privind returnarea și ștergerea, și verificați pe numele cui este înregistrat numele dumneavoastră de domeniu.

Lecturi suplimentare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.

• Manual Nextcloud 13.7: De la Nextcloud Free la un pachet plătit, sau de la alt furnizor de Nextcloud
• Manual Nextcloud 14.5: Nextcloud dumneavoastră pe un domeniu propriu (cloud.firmadumneavoastra.ro)
• Manual WebOké 5.12: Transferul unui domeniu către alt furnizor: codul de transfer (EPP) și blocarea transferului
• Manual WebOké 11.7: Confidențialitate: descărcarea sau ștergerea datelor dumneavoastră
• Regulamentul (UE) 2023/2854 (Data Act), capitolul VI, articolele 23 până la 31 inclusiv: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679), articolul 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679
• Plecarea de la WebOké: iată cum vă luați datele cu dumneavoastră
• Exportați-vă datele din Nextcloud: fișiere, calendar și contacte
• Legea privind datele (Data Act): dreptul dumneavoastră de a trece la un alt serviciu de cloud