Transferul fișierelor din Google Drive, OneDrive și Dropbox

Modulul 6: Fișiere și documente · Timp de citire: 11 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea alege metoda potrivită pentru a vă transfera fișierele într-un cloud european și veți recunoaște capcanele: fișierele proprii Google, "Partajat cu mine", unitățile partajate, caracterele interzise și căile prea lungi.

Concepte cheie: instrument de migrare, conectare (OAuth), Google Takeout, sincronizare desktop în paralel, rclone, fișier propriu Google (Docs, Sheets, Slides), scurtătură .gdoc, "Partajat cu mine", unitate partajată, caractere interzise, lungimea căii, verificarea numărului și a dimensiunii

Fișierele reprezintă partea cea mai mare și cea mai lentă

La Bakkerij De Korrel, aproape totul se află în cloud: rețete, programul de lucru, facturi, fotografii pentru site și dosarul "Personal" cu contracte. Împreună, peste 180 GB, împărțite între Google Drive (majoritatea persoanelor) și OneDrive (proprietarul, care avea anterior Microsoft 365). Este mai mult decât toate e-mailurile și calendarele la un loc. Prin urmare, fișierele necesită cel mai mult timp și tot acolo apar cele mai multe probleme.

Ordinea corectă ați văzut-o deja în lecția 3.3: mai întâi faceți ordine la serviciul vechi, apoi creați utilizatorii în cel nou, apoi transferați fișierele și abia după aceea instalați aplicațiile de sincronizare pe calculatoare și telefoane. În această lecție ne concentrăm pe transferul propriu-zis.

Patru moduri de a transfera fișiere

Există, în linii mari, patru căi. Alegerea depinde de volum, de numărul de persoane și de cât de experimentați sunteți.

Un exemplu cu rclone, dacă ați configurat anterior cele două servicii sub denumirile gdrive și nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Dacă eliminați --dry-run, rclone va copia efectiv. Cu rclone check comparați apoi sursa și destinația.

Capcana 1: fișierele proprii Google nu sunt fișiere

Un Google Doc, Sheet sau o prezentare Slides nu este un fișier docx sau xlsx. Este un document care există doar la Google. Cine dorește să îl preia trebuie să îl exporte, moment în care este convertit într-un format obișnuit.

• Google Takeout vă permite să alegeți pe tipuri: Docs ca docx, odt sau pdf, Sheets ca xlsx, ods sau pdf, Slides ca pptx, odp sau pdf. Implicit, primiți formatele Microsoft.
• Un instrument de migrare le convertește de obicei și el. Verificați ulterior dacă documentele Google apar într-adevăr ca docx sau xlsx.
• Aplicația de sincronizare a Google (Google Drive pentru desktop) nu creează în dosarul dumneavoastră un document real, ci un fișier mic cu extensia .gdoc, .gsheet sau .gslides. Aceasta este o scurtătură: câteva rânduri de text cu un link și un ID de document. Nu conține nicio literă din textul dumneavoastră. Dacă copiați acest dosar în noul cloud, veți avea mii de referințe goale către Google. Dacă renunțați ulterior la Google, acestea nu vor mai indica nicăieri.

La conversie, nu totul este păstrat. Textul, tabelele, imaginile și cea mai mare parte a formatării rămân corecte. Istoricul versiunilor nu se păstrează, iar elementele proprii Google, cum ar fi chipurile inteligente sau legăturile dintre documente, devin text obișnuit sau dispar. Un Google Formular nu devine un formular funcțional: veți obține cel mult răspunsurile. Formularele trebuie recreate în noul serviciu.

La OneDrive și Dropbox, acest lucru se pune mult mai puțin în discuție: acolo se află, de regulă, deja fișiere Office obișnuite. Excepție la Microsoft: caietele de note OneNote nu sunt fișiere obișnuite. Acestea se exportă separat din OneNote (de exemplu ca pdf sau docx) sau se transferă manual într-o aplicație de notițe.

Capcana 2: "Partajat cu mine" și unitățile partajate

Ceea ce alții au partajat cu dumneavoastră nu vă aparține. La Google se află sub Partajat cu mine, la OneDrive sub Partajat. Un instrument de migrare sau Takeout de obicei nu preia aceste fișiere, și pe bună dreptate: proprietarul trebuie să le mute el însuși.

Într-o organizație, acesta este un aspect important. La Bakkerij De Korrel, directoarea a întocmit ani de zile toate programele de lucru. Acestea se află în Drive-ul ei, partajat cu toată lumea. Dacă fiecare își transferă propriul Drive, doar ea va avea programele de lucru. Prin urmare:

• Întocmiți în prealabil lista din lecția 3.2: ce dosare sunt partajate și cui aparțin?
• Lăsați proprietarul să transfere dosarele partajate sau transferați-le centralizat într-un dosar de echipă (lecția 6.2).
• Unitățile partajate din Google Workspace (denumite anterior Teamdrives) aparțin organizației, nu unei persoane. Nu se găsesc în Drive-ul personal al nimănui. Trebuie să le selectați separat sau să le lăsați exportate de un administrator. rclone poate face acest lucru cu opțiunea pentru unități partajate.

Capcana 3: nume pe care Windows nu le acceptă

În browser și pe Mac, aproape orice este permis într-un nume de fișier. Windows este mai strict. Dacă fișierele dumneavoastră ajung, după trecere, printr-o aplicație de sincronizare pe un calculator Windows, aceste fișiere vor fi omise:

Cel mai simplu este să rezolvați acest lucru înainte de trecere sau imediat după, în browserul noului dumneavoastră cloud, înainte ca aplicațiile de sincronizare să înceapă. Stabiliți împreună cu echipa: fără semne de punctuație în nume, cu excepția liniuței și a underscore-ului.

Capcana 4: a crede că s-a terminat

O migrare care spune "gata" nu a fost încă verificată. Comparați, pentru fiecare utilizator:

1. Numărul de fișiere și dimensiunea totală a câtorva dosare mari, vechi și noi. La documentele Google, dimensiunea diferă întotdeauna (acestea devin fișiere reale la conversie), așadar numărați doar numărul acolo.
2. Un eșantion: deschideți din fiecare tip câteva fișiere. Un docx provenit dintr-un Google Doc, o foaie de calcul mare, un pdf, o fotografie.
3. Data: mai apare data originală a modificării sau totul are data de azi? La un instrument de migrare și la rclone, aceasta se păstrează de regulă; la încărcarea prin browser, nu întotdeauna.
4. Căutați scurtături: căutați în noul cloud după .gdoc, .gsheet și .gslides. Dacă le găsiți, înseamnă că documentele respective nu au fost transferate efectiv.

Abia după ce acest lucru este confirmat, dezactivați vechea aplicație de sincronizare și activați-o pe cea nouă (lecția 7.2). De la începutul trecerii, lucrați pe cât posibil în noul cloud: ceea ce salvați încă în cel vechi pe durata trecerii nu se va transfera automat.

În practică: cum arată la un furnizor

În acest exemplu folosim un Nextcloud WebOké. La Setări se găsesc două instrumente. Cu WebOké Import Tool conectați contul Google și transferați, pe rând, câte un dosar din Google Drive; această aplicație solicită mai întâi acces de la asistență, deoarece Google permite astfel de aplicații doar pentru conturile înregistrate. Cu Gegevensmigratie (Migrare de date) conectați OneDrive (autentificare la Microsoft) sau Dropbox (cu un cod de acces) și alegeți Importdirectory (directorul de import), dosarul în care ajunge totul. Ambele rulează în fundal; puteți închide fereastra.

Alți furnizori de Nextcloud și alte clouduri europene au instrumente de migrare similare sau trimit către rclone ori aplicația desktop. Alegerile și capcanele din această lecție sunt valabile peste tot.

Rezumat

• Alegeți un instrument de migrare în noul serviciu, dacă există; Takeout, două aplicații de sincronizare sau rclone sunt alternativele.
• Google Docs, Sheets și Slides trebuie convertite. Un fișier .gdoc este doar un link, nu un document.
• "Partajat cu mine" nu se transferă: proprietarul sau un administrator trebuie să transfere dosarele partajate și unitățile partajate.
• Eliminați caracterele interzise și căile prea lungi înainte ca aplicațiile de sincronizare să înceapă pe Windows.
• Verificați numărul, dimensiunea, eșantionul și datele înainte de a renunța la serviciul vechi.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A6.1: Verificarea unui export de test. Exportați de la serviciul dumneavoastră actual un dosar cu cel puțin un document Google (sau un fișier Office din OneDrive), de exemplu cu Google Takeout sau cu Descărcare. Încărcați un fișier din acest export. Programul verifică dacă este un fișier docx, xlsx, pptx, odt, ods sau odp real, și nu o scurtătură sau altceva. Completați și ce formate a produs exportul dumneavoastră.

Exercițiul E6.1: Alegerea metodei dumneavoastră de transfer. Alegeți, pentru fiecare utilizator sau grup, metoda (instrument de migrare, export, două aplicații de sincronizare sau rclone), notați volumul și cine transferă dosarele partajate și unitățile partajate, și întocmiți lista dumneavoastră de verificare pentru după trecere.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual Nextcloud 13.1: Pregătire: ce aduceți și în ce ordine
• Manual Nextcloud 13.2: Transferul datelor din Google Drive, Fotografii, Calendar și Contacte cu ajutorul WebOké Import Tool
• Manual Nextcloud 13.3: Transferul datelor din Dropbox cu Migrarea de date
• Manual Nextcloud 13.4: Transferul OneDrive cu Migrarea datelor
• Manual Nextcloud 4.8: Nume de fișiere care dau probleme
• Manual Nextcloud 16.1: Fișiere cu caractere interzise, curățați-le pentru ca Windows să sincronizeze din nou
• Migrarea din Google Drive în WebOké Nextcloud
• Migrarea din Microsoft OneDrive în WebOké Nextcloud
• Migrarea din Dropbox în WebOké Nextcloud
• Google, pagina de asistență Takeout (formate de export pentru Drive); documentația rclone (rclone.org, Google Drive și WebDAV)