Modulul 8 · 8.3
Compararea corectă a costurilor și a administrării
Modulul 8: Copii de siguranță, ieșire și administrare · Timp de citire: 10 minute
Obiectivul lecției: După această lecție veți putea compara corect costurile totale și administrarea configurației dumneavoastră vechi și noi, fără să vă uitați doar la prețul pe utilizator, și veți putea stabili cine face ce lucrări de administrare.
Noțiuni cheie: costuri totale (TCO), costuri unice și recurente, licență per utilizator, stocare, extinderi, costuri de migrare, instruire, timp propriu, serviciu administrat, găzduire proprie, sarcini de administrare, cine face ce (RACI), stabilitatea prețului, scalabilitate
Comparația greșită
Prima întrebare pe care și-o pune aproape oricine este: "Cât costă pe utilizator pe lună?" Așezați acest număr lângă licența dumneavoastră actuală și gata. Aceasta este comparația greșită, din două motive.
În primul rând, nu comparați lucruri identice. Un pachet de la un furnizor include e-mail, fișiere, office și chat; la altul, office este o licență separată, e-mailul face parte dintr-un alt pachet, iar stocarea suplimentară este mai scumpă. În al doilea rând, lăsați deoparte tot ce nu apare pe o factură: timpul dumneavoastră și al colegilor, instruirea, administrarea, migrarea în sine.
În această lecție nu folosim prețuri de la furnizori reali. Acestea se schimbă, iar important este metoda. Completați dumneavoastră înșivă sumele, folosind oferte și liste de prețuri pe care le solicitați la momentul respectiv.
Costuri totale: totul pus cap la cap
Prin costuri totale (în engleză total cost of ownership, TCO) înțelegem toate costurile dintr-o perioadă fixă, de exemplu trei ani, inclusiv costurile unice. O perioadă de trei ani este practică deoarece astfel costurile unice de migrare sunt luate în calcul în mod corect.
| Tip | Exemple | Unic sau recurent |
|---|---|---|
| Licențe și abonamente | Per utilizator, per pachet, licențe office, chat, cutii poștale | Recurent |
| Stocare | Stocare suplimentară peste pachet, creșterea datelor dumneavoastră pe an | Recurent, în creștere |
| Extinderi | Arhivare, copie de siguranță suplimentară, securitate suplimentară, funcții avansate de administrare | Recurent |
| Nume de domeniu și DNS | Înregistrare, eventual serviciu DNS | Recurent |
| Copie de siguranță în afara serviciului | Al doilea serviciu sau stocare, discuri externe (lecția 8.1) | Recurent și unic |
| Migrare | Ajutor din partea unui specialist sau a furnizorului, eventual plată dublă în timpul tranziției | Unic |
| Perioadă dublă | Serviciul vechi și cel nou în paralel în timpul tranziției, termen de preaviz | Unic |
| Instruire | Cursuri de formare, crearea de fișe de ajutor, orele colegilor | Unic, și la angajarea unor colegi noi |
| Timp propriu pentru administrare | Ore pe lună pentru utilizatori, întrebări, actualizări (în cazul găzduirii proprii), verificări | Recurent |
| Costuri la plecare (schimbarea furnizorului) | Export, eventuale costuri percepute de furnizor (interzise începând cu 12 ianuarie 2027 conform Regulamentului privind datele (Data Act), lecția 8.2) | Unic, mai târziu |
| Dispozitive și software | De exemplu un program desktop, un gestionar de parole | Recurent sau unic |
Cea mai importantă căsuță este cea mai des uitată: timpul propriu. Calculați-l înmulțind numărul de ore cu o sumă orară fixă pe care o alegeți dumneavoastră. Chiar dacă nimeni nu o facturează, acesta vă costă totuși ceva.
Un exemplu de calcul fără prețuri reale
La Bakkerij De Korrel, Ruud lucrează cu variabile, astfel încât exemplul să fie valabil pentru oricine:
G= numărul de utilizatori (12)L= licența per utilizator pe lună, inclusiv office acolo unde este necesarO= stocare suplimentară pe lunăB= copie de siguranță externă pe lunăU= ore de administrare proprie pe lună,T= suma orară pe care brutăria o calculează pentru timpul propriuM= costuri unice de migrare (ajutor plus ore proprii xT)D= perioadă dublă: numărul de luni în care se plătește simultan pentru serviciul vechi și cel nou, înmulțit cu costurile lunare vechiOp= instruire (ore x numărul de colegi xT)
Costuri totale pe 36 de luni:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpEl face acest calcul de două ori: o dată pentru "rămânem la fel" și o dată pentru "trecem la altceva". În cazul "rămânem la fel", M, D și Op sunt zero, dar el ia totuși în calcul creșterile de preț anunțate de furnizorul vechi, precum și timpul pierdut în prezent cu parole partajate și fișiere rătăcite.
Rezultatul nu este "câștigă cel mai ieftin". Este un număr care vă permite să discutați în mod corect: trecerea costă o anumită sumă o singură dată, iar apoi, pe lună, mai mult sau mai puțin, în schimbul unui control mai mare și al unei dependențe mai mici (modulul 1). Uneori soluția europeană este mai scumpă, alteori mai ieftină. Ambele rezultate sunt un motiv bun pentru a alege în cunoștință de cauză.
Serviciu administrat sau găzduire proprie?
Pentru software european, deschis (Nextcloud, Matrix, Jitsi) puteți opta și pentru găzduire proprie: instalarea software-ului pe un server propriu sau pe un server închiriat. Acest lucru pare ieftin, deoarece software-ul este gratuit. Calculați în mod corect:
| Serviciu administrat | Găzduire proprie | |
|---|---|---|
| Server, stocare, copie de siguranță | La furnizor | Vă ocupați și plătiți dumneavoastră |
| Actualizări și corecții de securitate | Furnizorul | Dumneavoastră, la timp, chiar și în concediu |
| Defecțiune la ora 7 dimineața | Furnizorul | Dumneavoastră |
| Cunoștințe | La furnizor | La dumneavoastră, sau la acel coleg priceput |
| Control | Ridicat, dacă furnizorul este european și aveți o ieșire bine pusă la punct | Cel mai ridicat |
Pentru o organizație de douăsprezece persoane fără cunoștințe IT proprii, găzduirea proprie reprezintă de obicei un risc, nu o economie. Un server care nu primește actualizări timp de luni de zile este mai puțin sigur decât un serviciu bine administrat. Pentru o organizație cu administratori proprii, aceasta poate fi tocmai cea mai bună alegere.
Repartizarea administrării: cine face ce?
Chiar și în cazul unui serviciu administrat, mai rămâne de lucru. Stabiliți cine face ce, folosind o împărțire simplă: cine execută, cine este responsabil final, cine este consultat și cine este ținut la curent (adesea numită RACI, după cuvintele englezești).
| Sarcină | Execută | Responsabil final | Frecvență |
|---|---|---|---|
| Crearea unui coleg nou, atribuirea licenței | Office manager | Proprietar | La angajare |
| Coleg care pleacă: predarea și dezactivarea contului | Office manager | Proprietar | La încetarea activității |
| Verificarea cine este administrator și cine deține licențe | Office manager | Proprietar | Trimestrial |
| Test de restaurare a copiei de siguranță | Office manager | Proprietar | Anual |
| Test de ieșire (exit) | Office manager | Proprietar | Anual |
| Pornirea actualizărilor (dacă serviciul lasă acest lucru în seama clientului) | Office manager | Proprietar | La fiecare versiune majoră |
| Actualizarea acordului de prelucrare a datelor și a evidenței | Proprietar | Proprietar | La modificare, cel puțin anual |
| Răspunsul la întrebările colegilor | Ambasador (lecția 9.1) | Office manager | Continuă |
O sarcină fără un nume atașat nu se îndeplinește. O sarcină cu un singur nume atașat nu se îndeplinește atunci când persoana respectivă este bolnavă. De aceea, stabiliți și un înlocuitor pentru sarcinile importante.
La ce să mai fiți atenți atunci când comparați
- Stabilitatea prețului: cât de des și cum se poate schimba prețul și aveți în acel caz un drept de reziliere?
- Scalabilitatea: ce se întâmplă la 15 sau 25 de utilizatori, sau la dublul spațiului de stocare? Ajungeți atunci într-un alt pachet?
- Ce conține cu adevărat: asistență în limba dumneavoastră, copii de siguranță din care puteți restaura ceva, un acord de prelucrare a datelor, posibilități de export.
- Perioadă de probă: puteți derula mai întâi un proiect pilot cu câțiva colegi (lecția 3.3)?
În practică: cum arată la un furnizor
La un WebOké Nextcloud există pachete care diferă prin numărul de utilizatori și stocare, licențe Office per utilizator, și posibilitatea de a extinde stocarea sau numărul de utilizatori din Contul meu WebOké. Actualizările, securitatea și copiile de siguranță ale sistemului sunt realizate de WebOké; o nouă versiune majoră este pornită de proprietarul pachetului însuși, cu un singur clic. Administrarea utilizatorilor, licențele și testele de restaurare rămân în sarcina clientului. Prețurile nu sunt menționate în mod intenționat în această cursă.
La alți furnizori, repartizarea poate fi diferită. De aceea, completați tabelul "cine face ce" pentru fiecare furnizor în parte și includeți-l în comparația dumneavoastră.
Rezumat
- Comparați costurile totale pe o perioadă fixă, nu doar prețul per utilizator.
- Luați în calcul costurile unice (migrare, perioadă dublă, instruire) și, în special, propriul dumneavoastră timp.
- Găzduirea proprie înseamnă software fără licență, dar cu muncă: calculați acest lucru în mod corect.
- Stabiliți sarcinile de administrare cu un nume și un înlocuitor.
- Fiți atenți la stabilitatea prețului, scalabilitate și la ce conține cu adevărat pachetul.
Quiz
Exercițiu
Exercițiu E8.3: Model de costuri și repartizarea administrării. Completați modelul de costuri din OPDRACHTEN.md pentru "rămânem la fel" și "trecem la altceva", cu sume din oferte sau liste de prețuri pe care le solicitați dumneavoastră, pe o perioadă de 36 de luni. Completați apoi tabelul "cine face ce" cu nume și înlocuitori.
Exercițiul E8.3: Model de costuri și repartizarea administrării
Completați de două ori modelul de costuri (rămânere și trecere la un alt furnizor) cu sume din oferte proprii sau liste de prețuri, și repartizați sarcinile de administrare.
Bifele și notițele dumneavoastră rămân doar în acest browser; nu le trimitem nicăieri. Dacă sunteți autentificat, păstrăm în Cursurile mele doar faptul că ați finalizat exercițiul.
Lecturi suplimentare
Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.
- Manual Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family sau Max: diferențe și trecerea de la un pachet la altul
- Manual Nextcloud 14.4: Meer spațiu de stocare sau utilizatori, schimbarea sau anularea pachetului
- Manual Nextcloud 14.6: Actualizări de Nextcloud: când și cum
- Manual Nextcloud 14.7: Drepturi: cine administrează ce în Nextcloud al dumneavoastră?
- Ce pachet Nextcloud mi se potrivește și cum pot face o extindere?