Aplicații pe telefon și pe computer

Modulul 7: Colaborare, aplicații și securitate · Timp de citire: 10 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea să mutați toate computerele și telefoanele organizației dumneavoastră către noul serviciu, în ordinea corectă, și să eliminați vechile aplicații astfel încât nimic să nu se dubleze sau să se piardă.

Noțiuni cheie: aplicație desktop de sincronizare, sincronizare, fișiere virtuale, sincronizare selectivă, unitate de rețea (WebDAV), aplicație mobilă, încărcare automată a fotografiilor, parolă de aplicație, adresă cloud, certificat, sincronizare dublă, administrarea dispozitivelor

Unde se simte cu adevărat trecerea

Pentru majoritatea oamenilor, "cloud-ul" nu este un site web, ci un folder de pe laptop, un calendar pe telefon și fotografii care ajung de la sine undeva. Dacă aceste lucruri nu mai funcționează după trecere, atunci pentru ei trecerea a eșuat, oricât de bine ar fi decurs migrarea pe server.

La Bakkerij De Korrel este vorba despre 12 persoane cu un total de 9 laptopuri, 2 computere în magazin, 12 telefoane și o tabletă în brutărie pentru rețete. Fiecare dispozitiv are acum aplicații de la Google sau Microsoft: Google Drive pentru desktop sau OneDrive, aplicația Gmail sau Outlook, calendarul și persoanele de contact din contul Google sau Microsoft, și Google Foto sau încărcarea automată a camerei din OneDrive. Toate aceste aplicații trebuie să devină altceva, iar cele vechi trebuie eliminate.

Trei moduri de a vă accesa fișierele de pe computer

Aplicația desktop de sincronizare este de obicei cea mai bună alegere. La Nextcloud se numește Nextcloud Files; alte servicii europene au aplicații similare. Important este setarea fișiere virtuale: vedeți toate folderele și fișierele dumneavoastră, dar un fișier este descărcat abia atunci când îl deschideți. Astfel, un cloud de 200 GB încape pe un laptop cu un disc de 128 GB. Cu sincronizarea selectivă alegeți în schimb care foldere ajung complet pe computer.

Atenție la o diferență care îi surprinde pe oameni: în cazul fișierelor virtuale, "ștergere" înseamnă chiar ștergere, și în cloud. Dacă doriți doar să recuperați spațiu, alegeți Eliberare spațiu (sau cum se numește în aplicația dumneavoastră), nu Ștergere.

Regula de aur: niciodată două aplicații de sincronizare pe același folder

Cea mai mare greșeală la trecere este ca vechea și noua aplicație de sincronizare să ruleze simultan, sau ca cineva să lase noua aplicație să sincronizeze către folderul celei vechi. Atunci aveți două programe care ambele cred că dețin controlul asupra acelorași fișiere. Consecința: fișiere duplicate, copii de conflict și, în cel mai rău caz, fișiere pe care un program le șterge pentru că celălalt le-a mutat.

De aceea, ordinea este:

1. Fișierele au fost deja mutate pe server (lecția 6.1) și verificate.
2. Dezactivați vechea aplicație de sincronizare (Google Drive pentru desktop, OneDrive, Dropbox): deconectați-vă sau întrerupeți sincronizarea și apoi dezinstalați-o. Fișierele aflate în vechiul folder rămân pe computer, dar nu mai sunt actualizate.
3. Instalați noua aplicație și lăsați-o să folosească un folder nou, propriu.
4. Verificați dacă fișierele se află în noul folder.
5. Redenumiți vechiul folder (de exemplu OneDrive-VECHI-nu-folosiți) și ștergeți-l după câteva săptămâni, dacă nimeni nu observă lipsa a ceva.

Faptul că nu ștergeți imediat vechiul folder este plasa dumneavoastră de siguranță: dacă exista ceva pe laptop care nu a ajuns niciodată în cloud, îl veți găsi acolo.

Telefoane și tablete

Pe un telefon, de obicei este vorba despre patru lucruri:

La fotografii există o capcană. Dacă ați mutat deja vechile fotografii printr-o migrare (lecția 6.1), iar apoi lăsați noua aplicație să încarce și ea "toate fotografiile existente", acestea vor apărea de două ori. Așadar, la activarea încărcării automate, alegeți dacă aplicația încarcă totul sau doar de la o anumită dată. Și nu activați niciodată opțiunea ca fotografiile să fie șterse de pe telefon după încărcare, cu siguranță nu în primele săptămâni.

Pe iPhone, iOS acordă aplicațiilor puțin timp în fundal. Încărcarea continuă adesea abia atunci când aplicația este deschisă. Aceasta nu este o greșeală a serviciului; deschideți din când în când aplicația în timp ce telefonul se încarcă și este conectat la wifi.

Autentificare: autentificare obișnuită sau parolă de aplicație

Deoarece noul dumneavoastră serviciu folosește autentificare în doi pași (2FA) (lecția 7.3), unele aplicații nu se pot autentifica cu parola dumneavoastră obișnuită. Acestea nu pot introduce codul suplimentar. Există două tipuri de aplicații:

• Aplicații care afișează un ecran de autentificare al serviciului, cum ar fi aplicația desktop și aplicația mobilă Nextcloud. Vă autentificați ca în browser, cu cod. Aplicația gestionează apoi singură o cheie de acces proprie.
• Aplicații care pot introduce doar un nume de utilizator și o parolă, cum ar fi calendarul și persoanele de contact integrate pe iPhone, Thunderbird sau o unitate de rețea. Pentru acestea creați o parolă de aplicație: o parolă separată, lungă, valabilă doar pentru acea aplicație, pe acel dispozitiv.

Dați fiecărei parole de aplicație un nume precum Calendar iPhone Anne. Dacă Anne își pierde telefonul, retrageți doar acea parolă.

Adresa cloud și certificatul

Fiecare dispozitiv trebuie să primească adresa corectă a cloud-ului dumneavoastră. Folosiți de la început adresa definitivă, de preferință pe propriul domeniu (cloud.example.com). Dacă începeți cu o adresă temporară a furnizorului și treceți ulterior la propriul domeniu, va trebui să parcurgeți din nou toate dispozitivele.

Adresa trebuie să funcționeze prin https cu un certificat valid. Dacă o aplicație primește un avertisment de certificat, nu îl ignorați niciodată. Acesta este exact avertismentul pe care trebuie să îl primiți atunci când cineva încearcă să intercepteze traficul dumneavoastră. Lăsați mai întâi să fie rezolvat. În exercițiul A7.2 verificați acest lucru automat.

Administrarea dispozitivelor și ștergerea de la distanță

Organizațiile mai mari folosesc administrarea dispozitivelor (MDM): un sistem cu care administratorul instalează aplicații și poate șterge un telefon pierdut. Pentru o organizație precum De Korrel, acest lucru este de obicei prea complex. Ce este totuși important: în noul dumneavoastră serviciu puteți vedea ce dispozitive sunt autentificate și puteți revoca un dispozitiv. Unele servicii pot șterge de la distanță fișierele propriei aplicații de îndată ce dispozitivul revine online. Acest lucru funcționează doar pentru acea aplicație, nu pentru restul telefonului.

În practică: așa arată la un furnizor

Într-o instalare WebOké Nextcloud, instalați pe computer Nextcloud Files (Windows, Mac sau Linux). La adăugarea contului dumneavoastră, aplicația deschide o fereastră de browser în care vă autentificați cu codul dumneavoastră; apoi alegeți un folder și dacă doriți fișiere virtuale. Pe telefon folosiți aplicația oficială Nextcloud de la Nextcloud GmbH; nu există o aplicație proprie WebOké. Acolo introduceți adresa Nextcloud-ului dumneavoastră. Calendarul și persoanele de contact se gestionează prin contul integrat al iPhone-ului sau prin DAVx5 pe Android, cu o parolă de aplicație.

La alți furnizori europeni funcționează similar: o aplicație desktop, o aplicație mobilă, iar pentru calendar și persoane de contact, standardele CalDAV și CardDAV.

Rezumat

• Utilizatorii observă trecerea pe dispozitivele lor. Planificați acest pas la fel de atent ca migrarea pe server.
• Niciodată două aplicații de sincronizare pe același folder: mai întâi dezactivați-o pe cea veche, apoi activați-o pe cea nouă într-un folder propriu, vechiul folder se elimină abia după câteva săptămâni.
• Fișierele virtuale economisesc spațiu; ștergerea înseamnă chiar ștergere.
• Preveniți fotografiile duplicate: alegeți o dată de început la încărcarea automată.
• Folosiți imediat adresa cloud definitivă cu un certificat valid, și parole de aplicație pentru aplicațiile fără ecran de autentificare.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A7.2: Verificarea adresei dumneavoastră de cloud. Introduceți adresa noului dumneavoastră cloud (de exemplu cloud.example.com). Programul verifică certificatul, redirecționarea de la http la https, setarea HSTS și, în cazul Nextcloud, dacă instalarea este accesibilă și acceptată.

Exercițiul E7.2: Lista dispozitivelor și ordinea trecerii. Realizați o listă a tuturor dispozitivelor din organizația dumneavoastră, indicând pentru fiecare dispozitiv ce aplicații se sincronizează în prezent, și stabiliți pentru fiecare dispozitiv pașii în ordinea corectă: dezactivarea celui vechi, activarea celui nou, verificare, eliminarea celui vechi.

Pentru aprofundare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual Nextcloud 7.1: De ce aplicația desktop? Browser, aplicație sau unitate de rețea
• Manual Nextcloud 7.2: Instalarea Nextcloud Files pe Windows
• Manual Nextcloud 7.3: Instalarea Nextcloud Files pe Mac (File Provider)
• Manual Nextcloud 7.5: Fișiere virtuale: vedeți totul, descărcați doar ce deschideți
• Manual Nextcloud 8.1: Ce aplicații aveți nevoie pe telefon și tabletă?
• Manual Nextcloud 8.4: Fotografii cu încărcare automată
• Manual Nextcloud 16.18: Mutarea Nextcloud dumneavoastră pe un domeniu propriu: ce ajustați după aceea în aplicații?
• Manual Nextcloud 15.7: Avertisment de certificat sau conexiune nesigură