Modulul 3 · 3.1
Realizarea inventarului serviciilor dumneavoastră actuale
Modulul 3: Inventariere și planificare · Timp de citire: 11 minute
Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea realiza un inventar complet al serviciilor dumneavoastră cloud actuale, inclusiv conexiunile și utilizarea pe care nu o observați direct.
Noțiuni cheie: inventar, componentă, serviciu actual, destinație, proprietar, prioritate, shadow IT, conexiune, autentificare unică (SSO), căsuță poștală partajată, alias, listă de distribuție, înregistrare de verificare
De ce mai întâi un inventar?
O trecere la un alt serviciu eșuează rareori din cauza sarcinilor mari. Copierea e-mailurilor și transferul fișierelor reușesc de obicei. Eșuează din cauza lucrurilor pe care nimeni nu le-a notat: formularul de contact de pe website care brusc nu mai trimite e-mailuri, scanerul care scanează către o căsuță poștală desființată, colegul care își ținea lista de clienți într-un Dropbox personal.
Un inventar este o listă cu tot ce faceți în prezent în cloud: ce serviciu, ce date, cine este proprietarul, ce se va întâmpla cu acestea și cât de important este. Durează câteva ore și vă economisește zile întregi.
Bakkerij De Korrel a început cu opt rubrici. După un tur pe la colegi, au ajuns la treisprezece.
Cele opt componente
Începeți cu acestea opt. Ele vor reveni pe parcursul întregii cursuri.
| Componentă | Ce notați | Unde găsiți informația |
|---|---|---|
| Domenii, căsuțe poștale, aliasuri, căsuțe poștale partajate, liste de distribuție (adrese de grup), redirecționări, dimensiunea totală | Portalul de administrare al serviciului dumneavoastră de e-mail, DNS (înregistrări MX) | |
| Calendar | Calendare personale, calendare partajate, calendare de spații și dispozitive, abonamente la calendare externe | Setările calendarului, portalul de administrare |
| Persoane de contact | Agende personale, agende partajate, lista organizației | Aplicația de contacte, portalul de administrare |
| Fișiere | Spațiu de stocare personal pentru fiecare persoană, foldere partajate sau unități partajate, partajări externe, dimensiunea totală | Prezentarea generală a spațiului de stocare din portalul de administrare (lecția 3.2) |
| Documente | Ce pachet office se folosește, ce fișiere conțin macrocomenzi, șabloane, formulare, formate proprii (documente Google) | Stocarea fișierelor, discuții cu colegii |
| Chat și întâlniri | Serviciul de chat, canale, serviciul de întâlniri, cine se întâlnește cu persoane externe | Prezentarea generală a licențelor, colegi |
| Parole | Unde se păstrează parolele în prezent: manager de parole, browser, bilețele, o foaie de calcul | Colegi, setările browserului |
| Copii de siguranță | Ce se copiază în prezent, de către cine, unde și dacă restaurarea a fost vreodată testată | Administrator, serviciul de copii de siguranță |
Ce nu observați direct: conexiunile
Aceasta este cea mai importantă parte a inventarului. O conexiune este tot ceea ce se află în afara serviciului dumneavoastră cloud, dar depinde de acesta. Căutați-le în aceste locuri:
- Autentificare unică (SSO). Aplicații în care vă conectați cu contul dumneavoastră Google sau Microsoft. În setările de securitate ale fiecărui cont există o listă cu aplicațiile care au acces. Verificați-o la câțiva colegi, nu doar la propriul cont.
- Website-ul dumneavoastră. Formularele de contact și magazinele online trimit e-mailuri. Prin ce server? Cu ce adresă?
- Dispozitive. Scanere și imprimante multifuncționale care scanează către e-mail sau către un folder. Case de marcat, sisteme de alarmă sau alte dispozitive care trimit e-mailuri.
- Alte programe software. Contabilitate, CRM, planificare, serviciu de newsletter. Trimit acestea e-mailuri în numele domeniului dumneavoastră? Preiau fișiere din spațiul dumneavoastră de stocare?
- DNS-ul domeniului dumneavoastră. Acolo vedeți cine are voie să trimită e-mailuri în numele domeniului dumneavoastră (SPF), ce servicii au introdus o înregistrare de verificare (înregistrări TXT precum
google-site-verification=sauMS=) și dacă există înregistrări DKIM de la alte servicii. Exercițiul A2.1 din modulul anterior a clarificat deja acest lucru pentru dumneavoastră. - Telefoane și laptopuri. Ce aplicații se sincronizează cu vechiul serviciu? Acestea vor trebui ulterior reconfigurate (lecția 7.2).
Shadow IT: ce rezolvă singuri colegii
Shadow IT reprezintă aplicații software sau spațiu de stocare pe care colegii le folosesc din proprie inițiativă, fără ca organizația să fi stabilit acest lucru: un Dropbox gratuit, un grup WhatsApp cu clienți, un Gmail personal pentru newsletter, un planificator online. De obicei nu există intenție rea: cineva a rezolvat o problemă.
Pentru trecerea la noul serviciu, shadow IT este important din două motive. De multe ori conține date ale organizației care trebuie preluate. Și dacă nu întrebați, acesta va continua să existe pur și simplu și după trecere, în afara noii dumneavoastră configurații europene.
De aceea, întrebați într-un mod în care oamenii răspund sincer. Nu „cine folosește servicii neautorizate?”, ci: „Trecem la un alt serviciu și nu vrem ca nimeni să piardă ceva. Ce programe, site-uri și aplicații folosiți pentru munca dumneavoastră, chiar dacă le-ați ales singur?” O listă scurtă cu exemple îi ajută pe oameni să își amintească.
Pentru fiecare rând: cinci câmpuri
Notați cinci lucruri pentru fiecare rând din inventarul dumneavoastră:
- Serviciul actual: de exemplu „Gmail prin Google Workspace”.
- Dimensiune: cât mai concret posibil, de exemplu „12 căsuțe poștale, însumând 38 GB” sau „3 calendare partajate”.
- Proprietar: cine decide în această privință și știe cum funcționează? Este vorba despre o persoană cu un nume, nu despre „toată lumea”.
- Destinație: ce se va întâmpla cu aceasta în continuare? Transfer către un nou serviciu, desființare, arhivare sau menținere temporară.
- Prioritate: ridicată (fără aceasta organizația nu poate funcționa), medie sau scăzută.
Exemplu de câteva rânduri de la brutărie:
| Componentă | Serviciu actual | Dimensiune | Proprietar | Destinație | Prioritate |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 căsuțe poștale, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (birou) | Transfer către un serviciu de e-mail european | ridicată | |
| Fișiere | Google Drive, 1 unitate partajată „Recepten” | 64 GB, 4 partajări externe | Sanne | Transfer către folderul de echipă | ridicată |
| Conexiune | Formular de comandă pe website | trimite către bestellingen@ | dezvoltator web | Modificare configurație SMTP | ridicată |
| Conexiune | Sistem de casă de marcat, conectare cu Google | 5 conturi | Mo (filială) | Crearea unei autentificări proprii | ridicată |
| Conexiune | Scaner birou | scanează către scan@ | Sanne | Date SMTP noi | medie |
| Shadow IT | Dropbox-ul brutarului (personal) | rețete, 2 GB | Jeroen | Transfer către folderul de echipă, apoi reziliere | medie |
Capcane
- Verificarea doar a propriului cont. Un administrator nu vede în mod automat ce aplicații a conectat un utilizator obișnuit la contul său. Verificați la mai multe persoane.
- Uitarea căsuțelor poștale partajate.
info@,facturen@șibestellingen@adesea nu sunt o căsuță poștală proprie, ci un alias, o căsuță poștală partajată sau un grup. La trecerea la noul serviciu, fiecare trebuie reconfigurat în mod corespunzător (lecția 4.4). - Numărarea licențelor în loc de utilizare. Douăsprezece licențe nu înseamnă că douăsprezece persoane sunt active. Verificați ultima autentificare.
- Fără proprietar. Un rând fără proprietar nu este dus la îndeplinire.
- Neactualizarea inventarului. Ceea ce descoperiți în timpul migrării, adăugați totuși în inventar.
În practică: cum arată acest lucru la un furnizor
La o trecere către un Nextcloud WebOké și un pachet de e-mail WebOké, inventarul devine imediat lista dumneavoastră de sarcini: pentru fiecare componentă, ghidul indică ce instrument folosiți (de exemplu Import Tool pentru Google, migrarea datelor pentru OneDrive, instrumentul de migrare e-mail pentru e-mail) și în ce ordine. La alți furnizori europeni, instrumentul se numește altfel, dar inventarul este exact același: acesta se referă la organizația dumneavoastră, nu la furnizor.
Rezumat
- Un inventar previne uitarea unor lucruri în timpul trecerii, pe care nimeni nu le-a notat.
- Începeți cu opt componente: e-mail, calendar, persoane de contact, fișiere, documente, chat și întâlniri, parole, copii de siguranță.
- Căutați conexiunile: autentificare unică, website, dispozitive, alte programe software, înregistrări DNS, telefoane.
- Întrebați colegii despre shadow IT într-un mod în care aceștia răspund sincer.
- Fiecare rând primește serviciu actual, dimensiune, proprietar, destinație și prioritate.
Quiz
Exercițiu
Exercițiul A3.1: Este inventarul dumneavoastră complet? Completați formularul de inventar pentru propria organizație (sau pentru uzul dumneavoastră personal). Programul verifică dacă toate cele opt componente sunt incluse, dacă ați găsit cel puțin trei conexiuni și dacă fiecare rând are un serviciu actual, o dimensiune, un proprietar, o destinație și o prioritate.
Exercițiul E3.1: Turul colegilor. Întrebați cel puțin trei persoane (sau, dacă lucrați singur, parcurgeți-vă propriile dispozitive) ce programe, site-uri și aplicații folosesc pentru munca lor. Notați ce nu aveați încă pe listă și ce învățați din aceasta.
Exercițiul E3.1: Turul colegilor
Întrebați cel puțin trei colegi (sau verificați propriile dumneavoastră dispozitive și browser): "Trecem la un alt furnizor și nu vrem ca nimeni să piardă nimic. Ce programe, site-uri și aplicații folosiți pentru munca dumneavoastră, chiar dacă le-ați configurat singur?" Șablonul pentru A3.1 se află la acel exercițiu.
Bifele și notițele dumneavoastră rămân doar în acest browser; nu le trimitem nicăieri. Dacă sunteți autentificat, păstrăm în Cursurile mele doar faptul că ați finalizat exercițiul.
Pentru aprofundare
Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.