Modulul 7 · 7.1
Chat și videoconferințe
Modulul 7: Colaborare, aplicații și securitate · Timp de citire: 10 minute
Obiectivul lecției: După această lecție veți putea alege un alternativ european pentru chat și apeluri video și veți putea organiza trecerea de la Teams, Slack sau Zoom, inclusiv ce faceți cu istoricul conversațiilor.
Noțiuni cheie: chat, conversație sau canal, videoconferință, invitat fără cont, lobby (sală de așteptare), moderator, criptarea transportului, criptare integrală (end-to-end), istoricul conversațiilor, obligația de păstrare, standard deschis (Matrix), găzduire proprie
De ce chatul este partea cea mai dificilă
E-mailul, calendarele și fișierele au standarde deschise: IMAP, CalDAV, WebDAV. Acestea pot fi copiate de la un furnizor la altul. La chat și videoconferințe lucrurile stau altfel. Microsoft Teams, Slack, Zoom și WhatsApp au fiecare propriul sistem. O conversație din Teams nu poate fi "importată" într-o altă aplicație de chat. Prin urmare, veți începe de la zero.
Sună mai rău decât este în realitate. La Bakkerij De Korrel este vorba despre trei lucruri: o întrebare rapidă adresată unui coleg ("sunt gata chiflele cu stafide?"), o ședință săptămânală cu brutarii care lucrează de acasă pentru planificare și, din când în când, o convorbire video cu un client sau un furnizor. Toate acestea pot fi realizate în orice program de chat modern. Dificultatea stă în obiceiuri și în mesajele vechi.
De ce aveți nevoie? Patru întrebări
Înainte de a alege un program, răspundeți la patru întrebări:
| Întrebare | De ce contează |
|---|---|
| Cine vorbește cu cine? Doar colegii, sau și clienții și furnizorii? | Persoanele din exterior trebuie să poată participa fără cont (link de invitat). |
| Câte persoane participă la o convorbire video? | Între 2 și 10 persoane merge aproape oriunde; 50 sau mai mult necesită un program conceput special pentru asta. |
| Trebuie păstrat ceva? | Acordurile stabilite într-un chat pot fi date de afaceri. Gândiți-vă la obligația de păstrare și la ce se întâmplă atunci când cineva pleacă din organizație. |
| Cât de sensibil este ceea ce discutați? | Determină dacă criptarea transportului este suficientă sau dacă doriți criptare integrală (end-to-end). |
Alternative europene și deschise
Există, în linii mari, două tipuri de soluții: chat și apeluri integrate în mediul dumneavoastră cloud, și programe de sine stătătoare.
| Soluție | Ce este | În spatele software-ului | Găzduire proprie? |
|---|---|---|---|
| Nextcloud Talk | Chat, apeluri și videoconferințe în Nextcloud, alături de fișierele și calendarul dumneavoastră | Nextcloud GmbH, Germania; open source | Da, sau la un furnizor Nextcloud |
| Matrix cu Element | Standard deschis pentru chat; Element este cea mai cunoscută aplicație. Serverele pot comunica între ele (federalizare) | Element (Londra, Regatul Unit); standardul Matrix este administrat de Matrix.org Foundation | Da, sau la un furnizor |
| Jitsi Meet | Videoconferințe în browser, fără cont | Open source, dezvoltat de compania americană 8x8 | Da, multe entități europene administrează propriul server Jitsi |
| BigBlueButton | Videoconferințe pentru lecții și webinarii (tablă albă, camere de lucru în grup) | Open source, provenind inițial din Canada | Da, sau la un furnizor |
| Threema | Aplicație de mesagerie cu criptare integrală (end-to-end), există și o versiune pentru întreprinderi | Threema GmbH, Elveția | Nu (există însă un mediu de administrare pentru întreprinderi) |
| Wire | Aplicație de mesagerie pentru întreprinderi cu criptare integrală (end-to-end) | Wire Swiss GmbH, Zug (Elveția), dezvoltare la Berlin | Restricționat (pentru clienți mari) |
Două aspecte atrag atenția. Elveția și Regatul Unit nu sunt state membre ale UE. Pentru ambele țări, Comisia Europeană a adoptat totuși o decizie privind caracterul adecvat: datele pot fi transferate acolo fără măsuri suplimentare (lecția 2.1). Și "open source, dezvoltat de o companie americană" (Jitsi) înseamnă altceva decât "serviciu al unei companii americane". Dacă rulați Jitsi pe propriul server sau la un furnizor european, conversația dumneavoastră nu trece prin 8x8. Software-ul aparține tuturor; serviciul aparține celui care administrează serverul.
Transport, end-to-end și cine administrează serverul
Aproape toate programele criptează conexiunea dintre dispozitivul dumneavoastră și server. Aceasta se numește criptarea transportului. O persoană aflată pe aceeași rețea wifi nu poate citi conținutul, însă serverul în sine ar putea, în principiu, să îl poată vedea.
În cazul criptării integrale (end-to-end), numai participanții pot citi sau asculta conversația, nici administratorul serverului nu poate. Threema și Wire fac acest lucru în mod implicit. Matrix o poate face pentru fiecare conversație în parte, iar în Element această funcție este activată implicit pentru conversațiile private. La Nextcloud Talk și Jitsi, acest lucru depinde de versiune și de setările serverului. Presupuneți acolo că administratorul serverului poate vedea mesajele de chat, cu excepția cazului în care furnizorul dumneavoastră afirmă în scris altceva.
Pentru o brutărie care discută planificarea, criptarea transportului este de obicei suficientă, cu condiția ca serverul să se afle la o entitate de încredere, care intră sub incidența dreptului european. Dacă discutați date medicale sau negocieri confidențiale, criptarea integrală (end-to-end) cântărește mai greu.
Invitați, lobby și moderatori
Clienții și furnizorii nu au cont în mediul dumneavoastră. Pentru aceasta există un link de invitat: oricine deține linkul poate participa prin browser, fără a instala ceva. Acest lucru este util, dar reprezintă în același timp un risc, deoarece un link poate fi redirecționat.
Trei obiceiuri fac acest lucru sigur:
- Puneți o parolă pe link și trimiteți-o printr-un alt canal, de exemplu prin SMS.
- Folosiți un lobby (sală de așteptare): invitații așteaptă până când un moderator deschide ședința și îi lasă să intre.
- Dezactivați accesul invitaților după terminare sau creați o conversație nouă pentru fiecare ședință.
Ce faceți cu istoricul vechi al conversațiilor?
Mesajele din Teams, Slack sau WhatsApp nu se transferă automat. De aceea decideți în prealabil:
- Ce trebuie păstrat? Acordurile cu clienții, deciziile, ofertele discutate într-un chat. Acestea nu ar trebui să existe doar într-un chat. Puneți-le într-un document sau în e-mail, înainte de a trece la noul sistem.
- Ce poate fi șters? Majoritatea: "ajung cu 5 minute mai târziu", fotografii de la prânz, întrebări ocazionale.
- Cum păstrați restul? Teams și Slack au funcții de export pentru administratori (în Microsoft 365 prin eDiscovery, în Slack prin funcția de export a spațiului de lucru, în funcție de abonamentul dumneavoastră). Veți primi fișiere (adesea JSON sau HTML) pe care le păstrați ca arhivă într-un folder cu acces restrâns. Nu vor fi căutabile în noul dumneavoastră program de chat.
- Cât timp? Păstrați arhiva atât timp cât este necesar pentru evidența dumneavoastră contabilă sau pentru acordurile dumneavoastră, și nu mai mult. Dacă aceasta conține date cu caracter personal, GDPR se aplică și arhivei.
Puneți deoparte și fișierele care au fost partajate în canalele Teams. Acestea se află de obicei în Microsoft 365 în SharePoint sau OneDrive și se transferă odată cu migrarea fișierelor (lecția 6.1), nu odată cu chatul.
Trecerea în sine
Un program de chat funcționează doar dacă toată lumea îl folosește. Trecerea parțială este cea mai rea variantă: atunci nimeni nu mai știe unde se află un mesaj. De aceea:
- Alegeți o singură dată la care noul program devine singurul program de chat.
- Creați în prealabil conversațiile de care aveți nevoie: o conversație generală, una pentru fiecare echipă (la De Korrel: "brutărie", "magazin", "livrare") și una pentru ședința săptămânală.
- Puneți pe toată lumea să instaleze aplicația pe telefon și pe calculator înainte de această dată (lecția 7.2).
- Fixați în programul vechi un mesaj important: "Începând de luni, vom discuta în Talk. Nu mai răspundeți aici."
- După câteva săptămâni, setați programul vechi pe modul doar-citire, apoi opriți-l definitiv.
În practică: cum arată la un furnizor
În acest exemplu folosim Nextcloud Talk într-un Nextcloud WebOké. Talk este inclus în pachetele cu o licență Office. Deschideți Talk prin pictograma din partea de sus. Pe pagina de pornire, conversațiile dumneavoastră se află în stânga, cu butonul Începe întâlnirea acum creați imediat o ședință cu un link, iar cu Verifică dispozitivele testați camera și microfonul. Accesul invitaților se activează pentru fiecare conversație în parte la Setările conversației, sub Administrare; tot acolo setați și o parolă. Opțiunea de lobby se află sub Ședință. Înregistrarea conversațiilor și apelarea numerelor de telefon obișnuite nu sunt posibile în acest mediu.
La alți furnizori de Nextcloud, precum și la serviciile Matrix, Jitsi sau BigBlueButton, funcționarea este similară: linkul de invitat, parola, sala de așteptare și moderatorii poartă uneori alte denumiri, dar principiul este același.
Rezumat
- Conversațiile de chat nu se transferă automat la un program nou. Puneți în prealabil ce este important într-un document sau e-mail, exportați restul ca arhivă.
- Alegeți pe baza celor patru întrebări: cine, câți, ce trebuie păstrat, cât de sensibil.
- Criptarea transportului protejează pe parcurs; criptarea integrală (end-to-end) protejează și împotriva serverului. Contează cine administrează serverul.
- Siguranță cu invitații: parolă, sală de așteptare, dezactivarea accesului invitaților după terminare.
- Treceți la noul sistem la o singură dată fixă, cu aplicațiile deja instalate.
Quiz
Exercițiu
Exercițiul E7.1: Pregătirea trecerii la o altă aplicație de chat. Răspundeți la cele patru întrebări din această lecție pentru propria dumneavoastră organizație, întocmiți o listă cu grupurile și canalele de chat pe care le aveți acum și stabiliți pentru fiecare grup: ce trebuie păstrat, unde va fi mutat și ce conversație din noul program îl va înlocui.
Exercițiul E7.1: Pregătirea trecerii la o altă aplicație de chat
Planificați trecerea la chat astfel încât nimic important să nu se piardă și toată lumea să treacă în aceeași zi.
Bifele și notițele dumneavoastră rămân doar în acest browser; nu le trimitem nicăieri. Dacă sunteți autentificat, păstrăm în Cursurile mele doar faptul că ați finalizat exercițiul.
Lecturi suplimentare
Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.
- Manual Nextcloud 10.1: Ce este Talk și cine îl are?
- Manual Nextcloud 10.3: Apeluri video și întâlniri: cameră, microfon, fundal și ridicarea mâinii
- Manual Nextcloud 10.5: Invitarea invitaților printr-un link (fără cont)
- Manual Nextcloud 16.22: Invitați într-o ședință Talk cu sală de așteptare (lobby)
- Apelurile video în Nextcloud Talk nu funcționează: cauze și soluții
- Specificația Matrix: https://spec.matrix.org/