Perioada de tranziție și finalizarea

Modulul 4: Mutarea e-mailului · Timp de citire: 10 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea traversa fără pierderi de e-mailuri zilele de după schimbarea MX, veți transfera corect toate dispozitivele și setările și veți verifica și încheia mutarea e-mailului.

Noțiuni-cheie: perioadă de tranziție, cache, copie delta, e-mail de test, transferul dispozitivelor, ștergerea contului vechi, limitare (throttling), cutie poștală partajată, redirecționare, răspuns automat, export de arhivă, reziliere

De ce există o perioadă de tranziție

După schimbarea MX (lecția 4.3), nu toate e-mailurile ajung imediat pe noul server. Serverele care mai au înregistrarea MX veche în memoria lor (cache) vor mai trimite o vreme către vechiul furnizor. Durata depinde de TTL: cu un TTL de 300 de secunde este vorba de minute, cu un TTL de o zi este vorba de o zi. În plus, unele servere încearcă să livreze din nou, mai târziu, un e-mail care nu a putut fi livrat anterior, la adresa pe care o cunoșteau atunci.

Rezultatul: timp de câteva zile, e-mailurile ajung în două locuri. Nu este o problemă, atât timp cât știți acest lucru și nu închideți prea devreme cutia poștală veche.

Gândiți-vă la acest lucru ca la două cutii poștale alăturate. Cea nouă este deja montată, adresa de pe ușă s-a schimbat, dar poștașul care se uită încă pe lista sa veche pune scrisoarea în cutia veche. Timp de o săptămână verificați, așadar, în ambele. După aceea, lipiți cutia veche și o goliți o ultimă dată.

Ziua 1: a doua copie și o primă verificare

În ziua de după schimbare, rulați încă o dată mutarea tuturor cutiilor poștale. Mesajele deja copiate vor fi omise; se adaugă doar e-mailurile care au mai ajuns încă la vechiul furnizor.

Verificați apoi cu e-mailuri de test:

1. Primire. Trimiteți, de la o altă adresă, de exemplu o adresă personală de pe telefon prin internet mobil, un e-mail către fiecare adresă importantă: info@, bestellingen@ și câteva adrese personale. Ajunge la noua cutie poștală?
2. Trimitere. Trimiteți de la noua cutie poștală un e-mail către o adresă de Gmail și una de Outlook.com. Ajunge, și nu ajunge în spam? Verificați antetele mesajului (în Gmail: Afișare original). Acolo vedeți spf=pass, dkim=pass și dmarc=pass dacă totul este în regulă.
3. Formulare. Completați formularul de contact de pe site-ul dumneavoastră și verificați dacă notificarea ajunge.

Dacă trimiterea nu funcționează sau e-mailul ajunge în spam, verificați mai întâi SPF și DKIM (lecția 4.3).

Transferul dispozitivelor și programelor

Fiecare telefon, laptop și tabletă trebuie trecut pe noul server. Nu faceți acest lucru modificând numele serverului în contul vechi, ci astfel:

1. Adăugați cutia poștală la noul furnizor ca cont nou, cu IMAP și numele de server și porturile noului furnizor.
2. Verificați că e-mailurile sunt acolo (copia).
3. Ștergeți contul vechi de pe dispozitiv.

Acest ultim pas este mai important decât pare. Un cont vechi uitat continuă să încerce autentificarea în fundal. La vechiul furnizor acest lucru nu este grav atât timp cât abonamentul este activ, dar dacă vechea cutie poștală a fost desființată, sau dacă numele de server folosit de contul vechi indică acum spre noul server, atunci dispozitivul va încerca la fiecare câteva minute să se autentifice cu o parolă greșită. Multe servere de e-mail limitează sau blochează atunci adresa IP, iar atunci întregul birou poate deveni brusc incapabil să mai trimită e-mailuri.

La Bakkerij De Korrel, toată lumea folosește aplicația Outlook de pe telefon. Conturile vechi de Microsoft 365 sunt eliminate; noul cont IMAP este adăugat. Doi angajați folosesc aplicația Mail integrată a iPhone-ului; acolo procedura este similară.

Gândiți-vă și la dispozitivele fără ecran: scanerul care trimite pdf-uri către info@, casa de marcat, magazinul online. Acestea trimit prin intermediul unui server SMTP. Dacă acolo este încă setat serverul de Microsoft, trimiterea se oprește de îndată ce contul vechi dispare.

Ce configurați din nou

Din lista dumneavoastră de la lecția 4.1 preluați acum tot ce nu a fost inclus în copie și le configurați la noul furnizor:

La ce mai fiți atenți în primele săptămâni

• Cutia poștală veche. Verificați zilnic, în prima săptămână, dacă mai sosesc e-mailuri noi. Dacă după câteva zile mai sosesc totuși e-mailuri, înseamnă că ceva nu a fost transferat: poate un furnizor trimite printr-o redirecționare veche, sau mai există undeva o înregistrare MX în altă parte.
• Rapoarte DMARC. Dacă aveți o adresă rua, veți primi rapoarte zilnice. Dacă vedeți acolo un server care trimite în numele dumneavoastră dar nu trece de SPF sau DKIM, înseamnă că ați uitat un expeditor.
• Invitații de calendar. Acestea circulă prin e-mail. Dacă agenda funcționează deja la noul serviciu (modulul 5), testați dacă o invitație ajunge și dacă acceptarea revine la organizator.

Finalizarea și rezilierea

Dacă totul funcționează bine timp de câteva săptămâni, încheiați procesul astfel:

1. Rulați o ultimă copie, pentru cazul în care mai sosește totuși ceva.
2. Faceți un export de arhivă al cutiilor poștale vechi (pst sau mbox, lecția 4.2) și păstrați-l ca o copie de rezervă. Țineți cont de obligațiile de păstrare: e-mailurile comerciale cu date fiscale trebuie păstrate în Țările de Jos, de regulă, timp de șapte ani; în țara dumneavoastră pot exista alte termene.
3. Curățați DNS-ul (lecția 4.3, pasul 5): include-ul vechi, DKIM-ul vechi, înregistrările de verificare, autodiscover.
4. Revocați permisiunile: parolele de aplicație la Google, instrumentul de migrare aprobat la Microsoft.
5. Scoateți domeniul din mediul vechi și reziliați licențele. Nu reziliați înainte ca totul să fi fost verificat; după reziliere, vechiul furnizor vă poate șterge datele după o anumită perioadă.
6. Solicitați o confirmare de la vechiul furnizor că datele dumneavoastră au fost șterse, dacă este necesar pentru evidența dumneavoastră privind GDPR (lecția 9.3).

În practică: așa arată la un furnizor

În ghidul DirectAdmin al WebOké, finalizarea este descrisă în patru pași: configurarea corectă a MX (la un domeniu care se mută la WebOké, aceasta este deja corectă din start), o nouă copiere o zi mai târziu, configurarea dispozitivelor ca și cont nou și eliminarea contului vechi, și rezilierea abia după câteva săptămâni. Redirecționările, răspunsurile automate și mesajele de vacanță se configurează în DirectAdmin la E-mail Manager. Ghidul WebOké conține un articol despre ce puteți verifica singur când e-mailul nu ajunge. La alți furnizori componentele se numesc diferit, dar ordinea este aceeași.

Rezumat

• Câteva zile după schimbare, e-mailurile mai ajung și la vechiul loc; păstrați cutia poștală veche deschisă și mai copiați o dată.
• Verificați cu e-mailuri de test: primire, trimitere (spf, dkim și dmarc pass în antete) și formularele site-ului dumneavoastră.
• Adăugați pe fiecare dispozitiv noua cutie poștală ca și cont nou și ștergeți-l pe cel vechi; conturile vechi uitate cauzează limitarea accesului.
• Aliasurile, cutiile poștale partajate, grupurile, regulile, semnăturile și răspunsurile automate se configurează din nou.
• Încheiați procesul cu o ultimă copie, un export de arhivă, curățarea DNS-ului, revocarea permisiunilor și abia apoi rezilierea.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A4.4: Este mutarea finalizată? Efectuați această verificare la câteva săptămâni după schimbare. Programul compară înregistrările dumneavoastră de e-mail cu ce a văzut anterior la dumneavoastră (la exercițiile din lecția 4.1 sau 4.3): vechiul furnizor nu mai trebuie să apară în MX, vechiul include trebuie să fi fost scos din înregistrarea SPF, și trebuie să existe o înregistrare DMARC.

Exercițiul E4.4: Rundă de testare și listă de finalizare. Efectuați cele trei e-mailuri de test din această lecție și introduceți rezultatul. Parcurgeți apoi lista de finalizare și bifați ce este gata.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.

• Manual DirectAdmin 10.4: După mutare: înregistrările MX și dispozitivele dumneavoastră
• Manual DirectAdmin 8.1: Toate setările la un loc: servere, porturi și securitate
• Manual DirectAdmin 8.8: Trimiterea sau primirea e-mailurilor nu reușește: așa rezolvați problema
• Manual DirectAdmin 7.5: Forwarders: redirecționarea e-mailurilor către o altă adresă
• Manual WebOké 7.4: E-mailul nu ajunge la destinație: verificați singur
• Manual WebOké 13.6: Sunt blocat? Deblocați singur adresa IP
• Email primit în timpul transferului numelui dumneavoastră de domeniu
• Belastingdienst (administrația fiscală din Țările de Jos): obligația de păstrare a documentelor (de regulă 7 ani, pentru Țările de Jos; verificați termenele aplicabile în țara dumneavoastră)