Modulul 9 · 9.1
Cum explicați trecerea colegilor dumneavoastră
Modulul 9: Persoane și reguli · Timp de citire: 10 minute
Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea realiza un plan de comunicare și formare cu care colegii dumneavoastră să accepte trecerea, și veți ști cum să gestionați rezistența.
Concepte cheie: povestea de ce, cronologie, "ce se schimbă pentru mine?", ambasadori, formare pe roluri, fișă de buzunar, oră de întrebări, întrebări frecvente, feedback, rezistență, accesibilitate
Tehnica este jumătate, oamenii cealaltă jumătate
O trecere eșuează rareori din cauza tehnicii. Eșuează atunci când colegii nu știu de ce este necesară, nu se pot autentifica în ziua schimbării, nu își găsesc fișierele sau continuă să lucreze pe ascuns în vechiul serviciu. Atunci aveți două sisteme în paralel, fișierele se pierd și crește nemulțumirea.
La Brutăria De Korrel lucrează douăsprezece persoane: brutari care încep la ora patru, doi curieri care au doar un telefon, un angajat de magazin care gestionează comenzile prin e-mail, și Sanne, care se ocupă de toate. Fiecare are întrebări diferite. Un plan bun ține cont de acest lucru.
Această lecție se referă la persoane; lecțiile 9.2 și 9.3 se referă la reguli. Acesta este un material explicativ, nu o consultanță juridică.
Pasul 1: povestea de ce
Oamenii se schimbă mai ușor dacă înțeleg de ce. Explicați în cuvinte simple și în câteva propoziții. Fără termeni juridici, fără panică. Pentru De Korrel:
"Vom muta e-mailul, calendarul și fișierele noastre la un furnizor european. Acolo datele noastre și cele ale clienților noștri se află sub reguli europene, iar noi avem mai mult control direct. Pentru dumneavoastră se schimbă în principal locul unde vă autentificați și denumirea unor aplicații. Ajutăm pe toată lumea pe parcurs."
Observați ce nu este inclus: nu se spune "vechiul serviciu este rău". Colegii au lucrat cu plăcere ani de zile cu el. Cine denigrează vechiul serviciu primește reacții de apărare.
Pasul 2: ce se schimbă pentru mine?
Fiecare vrea mai întâi să știe ce înseamnă asta pentru el sau ea. Realizați pe grupuri o scurtă prezentare generală. O fișă de buzunar ajută: o pagină A4 cu "înainte" și "acum".
| Înainte | Acum | Ce faceți |
|---|---|---|
| E-mail în aplicația vechiului serviciu | E-mail în aplicația Mail sau Outlook, setări noi | Adăugați contul cu ajutorul ghidului, ștergeți contul vechi abia după trecere |
| Foldere online | Fișiere în noul cloud (de exemplu Nextcloud) | Instalați aplicația desktop, autentificați-vă cu autentificare în doi pași |
| Documente online | Office online în noul cloud (de exemplu Euro-Office) | Deschideți fișierele ca de obicei; macrocomenzile nu funcționează (vezi lecția 6.5) |
| Chat cu echipa | Chat în noul cloud (de exemplu Talk) | Instalați aplicația pe telefon; vechiul chat rămâne vizibil până la o anumită dată |
| Calendar cu rute de livrare | Calendar partajat în noul cloud | Adăugați calendarul pe telefon (pas cu pas în fișa de buzunar) |
Precizați și ce nu se schimbă. "Adresa dumneavoastră de e-mail rămâne aceeași" este pentru mulți cea mai importantă asigurare.
Pasul 3: o cronologie cu momente fixe
Comunicați nu o singură dată, ci la momente fixe. Un exemplu care se potrivește cu planul de migrare din lecția 3.3:
| Când | Mesaj | Canal |
|---|---|---|
| cu 4 săptămâni înainte de trecere | Povestea de ce, data, ce se așteaptă de la dumneavoastră | Ședință de echipă și un e-mail scurt |
| cu 2 săptămâni înainte | Invitație la formarea scurtă și fișa de buzunar | E-mail și hârtie în cantină |
| cu 1 săptămână înainte | "Faceți ordine în folderele vechi, nu mai adăugați nimic nou în vechiul serviciu după vineri" | E-mail, chat |
| în ziua dinainte | "Mâine vă autentificați astfel", cu datele de autentificare transmise printr-un canal sigur | Personal sau telefonic |
| în ziua trecerii | Cineva este disponibil pentru întrebări (oră de întrebări) | La locul de muncă |
| la 1 săptămână după | "Ce nu merge încă bine?" | Scurtă rundă sau formular |
| la 4 săptămâni după | "Vechiul serviciu se închide pe [dată]" |
Un obicei bun: nu trimiteți niciodată parolele și numele de utilizator în același mesaj. Și avertizați pe toată lumea că furnizorul nu cere niciodată o parolă sau un cod. O trecere este pentru escroci un moment excelent pentru mesaje false ("Noul dumneavoastră cont: autentificați-vă aici").
Pasul 4: ambasadori și formare pe roluri
Căutați unul sau doi ambasadori: colegi cărora le place acest lucru, participă primii la proiectul pilot (lecția 3.3) și apoi îi ajută pe ceilalți. O întrebare adresată unui coleg este mai accesibilă decât o întrebare adresată șefului.
Formați pe roluri, scurt și practic:
- Oricine (20 de minute): autentificare cu autentificare în doi pași, găsirea fișierelor, partajarea unui fișier, e-mail și calendar pe telefon.
- Persoanele cu multe documente (30 de minute): editare comună, restabilirea versiunilor, fonturi și formate (lecțiile 6.3 și 6.4).
- Administratori (o oră sau mai mult): crearea utilizatorilor, licențe, copii de siguranță, ce trebuie făcut când cineva pleacă (lecțiile 7.3 și 8.1).
Lăsați persoanele să facă singure exercițiile în timpul formării, pe propriul telefon. Cine a adăugat o dată singur calendarul, poate face asta și ulterior.
Țineți cont de accesibilitate: litere mari pe fișa de buzunar, un film scurt în loc de text lung, și ajutor pentru colegii mai puțin familiarizați cu tehnologia digitală sau care vorbesc mai puțin bine limba.
Pasul 5: luarea în serios a rezistenței
Rezistența este normală și adesea justificată. Ascultați ce se ascunde în spatele ei:
| Ce auziți | Ce se ascunde adesea în spate | Ce ajută |
|---|---|---|
| "Totuși funcționa bine?" | Obișnuință, nu s-a resimțit o problemă | Povestea de ce, fără a denigra vechiul serviciu |
| "Nu am timp pentru asta" | Aglomerație | Formare scurtă, într-un moment liniștit, și cineva care ajută |
| "Macrocomenzile mele nu mai funcționează" | O problemă reală | Să fie luată în serios: rezolvare sau stabilirea unei excepții (lecția 6.5) |
| "Mi-e teamă că pierd lucruri" | Nesiguranță | Să se arate că totul a fost copiat, și cum se recuperează o versiune veche |
| "Lucrurile astea europene sigur sunt mai puțin bune" | Impresie, nu experiență | Demonstrație; un ambasador care îl folosește cu entuziasm |
O problemă reală (precum o macrocomandă care generează lista de comenzi) nu este rezistență, ci informație. Rezolvați-o înainte de a continua.
Pasul 6: feedback și finalizare
Țineți o listă cu întrebările care revin frecvent și alcătuiți din ea o scurtă listă de întrebări frecvente. Întrebați după o săptămână și după o lună ce nu merge încă bine. Sărbătoriți și reușita: o trecere este o realizare a întregii echipe.
În practică: cum arată la un furnizor
Majoritatea furnizorilor au un ghid pe care îl puteți folosi pentru fișa dumneavoastră de buzunar. La WebOké, ghidul Nextcloud are de exemplu un articol "Start rapid: cele cinci lucruri pe care le faceți în prima zi", iar ghidul Euro-Office are un articol despre ce se schimbă pentru utilizatori la trecerea de la vechiul Nextcloud Office. La alți furnizori, căutați o pagină de tip "primii pași" sau "quick start". Trimiteți un link către aceasta, în loc să scrieți totul singuri.
Rezumat
- O trecere reușește sau eșuează la nivelul oamenilor: explicați de ce, ce se schimbă pentru ei și ce nu.
- Realizați o fișă de buzunar "înainte și acum" și o cronologie cu momente fixe de comunicare.
- Lucrați cu ambasadori și formări scurte pe roluri, în care persoanele fac exercițiile singure.
- Luați în serios rezistența; o problemă reală este informație, nu opoziție.
- Avertizați despre mesajele false în timpul trecerii și nu trimiteți niciodată parolele împreună cu numele de utilizator.
Quiz
Exercițiu
Exercițiul E9.1: Planul dumneavoastră de comunicare. Realizați pentru propria organizație o poveste de ce de maximum cinci propoziții, o fișă de buzunar cu cel puțin cinci rânduri "înainte și acum", o cronologie cu cel puțin cinci momente de comunicare, și desemnați unul sau doi ambasadori.
Exercițiul E9.1: Planul dumneavoastră de comunicare
Scrieți povestea de ce, pregătiți fișa de reper și cronologia, și desemnați ambasadori.
Bifele și notițele dumneavoastră rămân doar în acest browser; nu le trimitem nicăieri. Dacă sunteți autentificat, păstrăm în Cursurile mele doar faptul că ați finalizat exercițiul.
Lectură suplimentară
Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori procesul este similar.
- Manual Nextcloud 2.6: Start rapid: cele cinci lucruri pe care le faceți în prima zi
- Manualul Euro-Office 1.3: Euro-Office sau vechiul Nextcloud Office: ce se schimbă pentru dumneavoastră?
- Manualul Euro-Office 13.2: Trecerea la Euro-Office
- Manual Nextcloud 14.2: Crearea, editarea, dezactivarea și ștergerea utilizatorilor