Numărarea datelor, a utilizatorilor și a proprietății

Modulul 3: Inventariere și planificare · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea stabili volumul datelor dumneavoastră pe serviciu și pe utilizator, veți putea determina cine este proprietarul anumitor date și veți putea face ordine în prealabil, astfel încât trecerea să decurgă mai rapid și mai sigur.

Noțiuni cheie: utilizare spațiu de stocare, dimensiune cutie poștală, stocare personală, drive partajat sau site de echipă, partajare externă, licență, utilizator activ, proprietar al datelor, administrator, ordine, obligație de păstrare

De ce să numărați?

Cu inventarul din lecția 3.1 știți ce aveți. Acum doriți să știți cât și de la cine. Aceasta are trei motive:

1. Se potrivește? Noul dumneavoastră pachet trebuie să fie suficient de mare, inclusiv pentru creșterea din anii următori.
2. Cât durează? Copierea e-mailurilor și a fișierelor se face cu o anumită viteză. Copierea a zeci de gigabytes durează ore sau zile, iar o cutie poștală cu o sută de mii de mesaje durează mai mult decât una cu zece atașamente mari.
3. Cine decide? Pentru fiecare folder și fiecare cutie poștală cineva trebuie să spună: aceasta se păstrează, aceasta poate fi eliminată.

Spațiul de stocare pe serviciu și pe utilizator

Serviciile cloud mari afișează în portalul de administrare cât spațiu de stocare este utilizat, de obicei defalcat pe e-mail, fișiere și fotografii, și pe utilizator. În Google Workspace și Microsoft 365 găsiți aceste informații în mediul de administrare, la rapoarte sau la prezentarea generală a stocării; denumirile exacte ale meniurilor se schimbă regulat, așa că în secțiunea de ajutor a serviciului dumneavoastră căutați „storage usage” sau „utilizare spațiu de stocare”.

Notați pentru fiecare utilizator:

Priviți și la ultima autentificare. Conturile care nu au mai fost folosite de luni de zile aparțin adesea unor persoane care au plecat. Pe acestea nu le treceți ca și cont obișnuit, ci arhivați datele sau le transferați unui coleg.

Nu aveți un portal de administrare, de exemplu pentru că fiecare persoană are o cutie poștală gratuită separată? Atunci fiecare persoană verifică singură: în setările de e-mail sau de stocare se arată cât spațiu este utilizat.

Stocarea partajată aparține organizației

La majoritatea serviciilor există o diferență între:

• stocarea personală: fișierele unei singure persoane, chiar dacă aceasta le partajează cu alții. La Google aceasta se numește „My Drive”, la Microsoft OneDrive.
• stocarea partajată a unei echipe sau a organizației: la Google un drive partajat, la Microsoft un site de echipă în SharePoint sau fișierele dintr-un canal Teams.

Această diferență este importantă. Un fișier din stocarea personală a unui coleg dispare atunci când contul acestuia este desființat, chiar dacă întreaga echipă îl folosea. Un fișier din stocarea partajată rămâne. La trecere doriți ca fișierele comune să ajungă în noul serviciu tot în stocare partajată: la Nextcloud, de exemplu, un folder de echipă (lecția 6.2).

De aceea, verificați pentru fiecare folder important unde se află acesta în prezent. Se întâmplă adesea ca folderul „Clienți” să se afle de fapt în Drive-ul personal al proprietarului brutăriei și să fie partajat cu toată lumea. În acest caz, acea persoană este proprietarul și trebuie să îl exporte ea însăși, sau un administrator trebuie mai întâi să transfere dreptul de proprietate.

Partajări externe

O partajare externă este un fișier sau un folder pe care l-ați partajat cu cineva din afara organizației dumneavoastră, sau un link public. Acestea aproape niciodată nu sunt preluate la o trecere: linkul funcționează doar la vechiul serviciu. De aceea, notați:

• ce foldere sunt partajate cu clienți, furnizori sau contabilul;
• ce linkuri publice există și dacă mai sunt necesare;
• ce este partajat cu dumneavoastră: folderele altora pe care le vedeți în propriul dumneavoastră Drive nu se află în stocarea dumneavoastră și, prin urmare, nu sunt preluate.

Acest din urmă aspect surprinde multe persoane. „Partajat cu mine” nu este o copie proprie. Dacă doriți să păstrați ceva, faceți o copie proprie sau întrebați proprietarul.

Ordine înainte de mutare

Instrumentele de migrare preiau tot ce le oferiți. Ceea ce nu doriți să păstrați, este mai bine să eliminați în prealabil. Ordinea în prealabil:

• face copierea mai rapidă;
• face verificarea ulterioară mai ușoară (mai puțin de numărat);
• reduce riscul: datele pe care nu le aveți nu pot fi scurse.

Totuși, nu eliminați nimic ce trebuie să păstrați. Pentru administrația fiscală, în Țările de Jos se aplică în general o obligație de păstrare de șapte ani pentru evidențele contabile (articolul 52 alineatul 4 din Legea generală privind impozitele de stat, AWR), iar pentru anumite date, cum ar fi cele privind bunurile imobile, de zece ani. Pentru datele de personal și datele medicale se aplică alte termene. Rețineți că este vorba despre reglementarea olandeză; în țara dumneavoastră se pot aplica termene diferite. Dacă aveți dubii, întrebați contabilul sau juristul dumneavoastră. Ceea ce trebuie să păstrați dar nu folosiți zilnic, puteți și să arhivați: stocați separat, de exemplu într-un folder de arhivă cu acces limitat.

Și invers: datele cu caracter personal de care nu mai aveți nevoie nu trebuie păstrate conform GDPR (principiul limitării stocării, articolul 5 alineatul 1 litera e). O trecere este un moment bun pentru a face ordine în acest sens.

Cât durează copierea?

O estimare aproximativă ajută la planificare (lecția 3.3). Viteza depinde de vechiul serviciu (care adesea limitează numărul de cereri pe minut), de noul serviciu și de numărul de fișiere. Pentru planificare, calculați cu rezervă:

• multe fișiere sau mesaje mici se transferă mai lent decât puține fișiere mari;
• o primă copie a unei cutii poștale mari poate dura o noapte sau mai mult; o a doua rundă (doar mesajele noi) se face rapid;
• faceți un test cu o singură cutie poștală și un singur folder, și extrapolați pe baza acestui test.

Licențe și utilizatori

Numărați și licențele: câți utilizatori, ce tip (de exemplu cu sau fără pachet de birou) și până când sunt valabile. La noul serviciu alegeți pentru fiecare persoană de ce are nevoie. Nu toată lumea are nevoie de un pachet de birou online sau de apeluri video.

Stabiliți și cine va fi administrator. Un administrator creează conturi și stabilește drepturi. Acest lucru este diferit de proprietarul datelor: colegul căruia îi aparține cutia poștală. O regulă bună: cel puțin doi administratori, iar administratorii nu verifică datele altora decât dacă acest lucru a fost convenit (lecția 7.3).

În practică: cum arată la un furnizor

Într-un Nextcloud WebOké vă vedeți spațiul de stocare în două locuri: în stânga jos, în aplicația Fișiere, pentru dumneavoastră înșivă, iar ca administrator în Contul meu WebOké pentru întregul pachet. Fișierele dintr-un folder de echipă nu se contorizează la o singură persoană, iar fișierele pe care cineva le partajează cu dumneavoastră se contorizează la proprietar. Utilizatorii se creează în Gestionarea utilizatorilor; acolo vedeți și ultima autentificare. La alți furnizori aceste prezentări generale se află în alt loc, dar principiul este același.

Rezumat

• Numărați pentru fiecare serviciu și fiecare utilizator câte e-mailuri și fișiere există și verificați ultima autentificare.
• Stocarea partajată (drive partajat, site de echipă) aparține organizației; stocarea personală dispare odată cu contul.
• Partajările externe și „partajat cu mine” nu sunt preluate: notați-le.
• Faceți ordine în prealabil, dar respectați obligațiile de păstrare; arhivați ceea ce trebuie să păstrați.
• Stabiliți licențele, administratorii și proprietarii datelor; cel puțin doi administratori.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul E3.2: Cifrele organizației dumneavoastră. Căutați pentru fiecare utilizator spațiul de stocare pentru e-mail și fișiere, ultima autentificare și dacă contul este preluat. Verificați pentru cele mai importante trei foldere comune dacă se află în stocare personală sau partajată și cine este proprietarul. Notați partajările externe care mai sunt necesare.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual Nextcloud 6.4: Verificarea spațiului de stocare: ce se ia în calcul și ce nu
• Manual Nextcloud 14.2: Crearea, editarea, dezactivarea și ștergerea utilizatorilor
• Manual Nextcloud 5.10: Transferați proprietatea când un coleg pleacă
• Manual Nextcloud 14.7: Drepturi: cine administrează ce în Nextcloud al dumneavoastră?
• GDPR, articolul 5 alineatul 1 litera e (limitarea stocării); Belastingdienst (administrația fiscală olandeză), obligația de păstrare a evidențelor contabile: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren