Formate Office: OOXML, ODF și pdf

Modulul 6: Fișiere și documente · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea explica ce sunt de fapt docx, odt și pdf, de ce un document poate arăta altfel după o migrare și veți alege formatul potrivit pentru colaborare, schimb de date și arhivare.

Noțiuni de bază: format de fișier, standard deschis, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), formate binare vechi (doc, xls, ppt), pdf și PDF/A (ISO 19005), csv, font, font metric-identic, conversie

Un document este o convenție

Un fișier este un șir de octeți. Doar prin intermediul unui format de fișier știe un program ce înseamnă acei octeți: acesta este un titlu, acesta este text îngroșat, acesta este un tabel cu trei coloane. Dacă acel format este descris public și oricine îl poate folosi fără permisiune sau licență, vorbim despre un standard deschis (lecția 2.2). Astfel, diferite programe pot citi și scrie același fișier, iar dumneavoastră nu depindeți de un singur producător.

Pentru documentele de birou există două standarde deschise majore și un format pentru fixarea conținutului.

OOXML: docx, xlsx și pptx

Începând cu Office 2007, Microsoft Office salvează documentele în mod implicit ca Office Open XML, pe scurt OOXML. Cunoașteți extensiile: docx, xlsx și pptx. Standardul este consemnat ca ECMA-376 și ca normă internațională ISO/IEC 29500.

Un fișier docx este de fapt un fișier zip cu o structură fixă. Redenumiți o copie a fișierului offerte.docx în offerte.zip și dezarhivați-o. Veți vedea, printre altele:

[Content_Types].xml        ce componente conține
word/document.xml          textul și formatarea
word/styles.xml            stilurile
word/fontTable.xml         fonturile folosite de document
word/media/                imaginile
docProps/core.xml          titlu, autor, dată

Două lucruri de reținut. În primul rând, ISO/IEC 29500 cunoaște o variantă strictă (Strict) și una mai permisivă (Transitional) care include și particularități vechi din Word; Office scrie implicit varianta Transitional. În al doilea rând, un fișier docx poate conține componente pe care doar Microsoft Office le înțelege, precum macrocomenzi în VBA (în docm și xlsm), butoane ActiveX sau suplimente. Formatul este deschis, dar nu tot ce poate conține funcționează peste tot. Despre acest subiect vorbește lecția 6.5.

ODF: odt, ods și odp

OpenDocument Format (ODF) a fost dezvoltat în cadrul organizației de standardizare OASIS și consemnat ca ISO/IEC 26300. Extensiile sunt odt (text), ods (foaie de calcul) și odp (prezentare). Și un fișier odt este un fișier zip. Prima componentă se numește mimetype și conține în mod literal tipul documentului, de exemplu application/vnd.oasis.opendocument.text. Conținutul se află în content.xml, stilurile în styles.xml.

ODF este formatul propriu al LibreOffice și al pachetelor construite pe baza acestuia, precum Collabora Online. Multe administrații publice din Europa menționează ODF drept format preferat pentru schimb de date și arhivare. În Țările de Jos, ODF figurează pe lista "aplică sau explică" a Forum Standaardisatie, la fel ca pdf și PDF/A.

Ce format alegeți?

Ambele sunt standarde deschise. Diferența practică ține de cine sunt persoanele cu care lucrați și ce program folosiți.

Regula cea mai importantă: alegeți un format principal pentru fiecare tip de document și păstrați-l. De fiecare dată când un fișier este convertit dus-întors (docx în odt în docx), ceva se poate modifica.

Formate vechi: doc, xls și ppt

Fișierele dinainte de 2007 (doc, xls, ppt) sunt formate binare: nu un zip cu XML, ci o structură de fișier proprie Microsoft. Pachetele office moderne le mai deschid, dar nu întotdeauna fără erori, și pot conține macrocomenzi fără ca extensia să o trădeze. Recomandare la o migrare: convertiți fișierele vechi pe care le mai folosiți în docx, xlsx sau pptx (ori ODF) și păstrați originalul ca arhivă.

Pdf și PDF/A

Un pdf este destinat să fixeze modul în care arată ceva, identic pe orice dispozitiv. Editarea este posibilă, dar nu este scopul. PDF/A (ISO 19005) este o variantă mai strictă pentru arhivare: toate fonturile sunt incluse în fișier, nu sunt permise referințe externe sau scripturi, astfel încât fișierul rămâne lizibil de sine stătător peste mulți ani. Alegeți PDF/A pentru tot ce trebuie păstrat pe termen lung, precum situațiile financiare anuale.

De ce poate arăta un document diferit

După o migrare, colegii spun adesea rapid: "arată altfel". Cauza este aproape întotdeauna fontul. Un document denumește fontul său (de exemplu Calibri), dar fontul propriu-zis de obicei nu este inclus. Programul care afișează documentul trebuie să dețină el însuși acel font. Dacă nu îl are, folosește un înlocuitor, iar acesta are lățimi de litere diferite. O linie curge altfel, un tabel devine mai lat, o pagină se deplasează.

Pentru cele mai cunoscute fonturi Microsoft există înlocuitori open source metric-identici: fiecare literă are exact aceeași lățime, doar forma diferă puțin. Astfel textul dumneavoastră curge la fel.

Fonturi precum Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic sau un font propriu de identitate vizuală nu au un astfel de înlocuitor. Un office online trebuie atunci să le înlocuiască cu ceva asemănător, iar textul se poate deplasa diferit. La Bakkerij De Korrel, acesta era fontul de identitate vizuală de pe hârtia cu antet. Soluția: fontul (dacă licența permite) este instalat la furnizor, sau în șablon se alege un font liber.

Alte elemente care se pot modifica la schimbarea formatului: antete și subsoluri cu câmpuri, cuprinsuri (trebuie actualizate din nou), comentarii și modificări urmărite, obiecte încorporate, iar în foile de calcul formatarea condiționată și graficele.

În practică: cum arată la un furnizor

În Euro-Office dintr-un Nextcloud WebOké deschideți docx, xlsx și pptx fără conversie, precum și odt, ods, odp, rtf, txt, csv și formatele vechi doc, xls și ppt. Cu Fișier, Descărcare ca alegeți printre altele DOCX, ODT, PDF sau PDF/A; cu Salvare copie ca copia ajunge în Nextcloud-ul dumneavoastră. Pentru cele cinci fonturi din tabel, înlocuitorii metric-identici sunt instalați pe server. Alte pachete office online au meniuri asemănătoare; fonturile pe care le cunosc diferă în funcție de furnizor. Întrebați în prealabil dacă folosiți un font propriu de identitate vizuală.

Rezumat

• docx, xlsx și pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) și odt, ods și odp (ODF, ISO/IEC 26300) sunt amândouă standarde deschise și amândouă fișiere zip cu XML.
• Alegeți formatul pe care îl folosește intern office-ul dumneavoastră și pe care îl cunosc partenerii dumneavoastră de colaborare, și păstrați-l.
• Fișierele binare vechi (doc, xls, ppt) le convertiți; originalul îl păstrați.
• Pdf pentru a fixa definitiv, PDF/A pentru păstrare îndelungată.
• Deplasările apar de obicei din cauza fonturilor; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman și Courier New au înlocuitori metric-identici.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A6.3: Formatul și fonturile propriului dumneavoastră document. Încărcați un document pe care îl folosiți frecvent (de exemplu șablonul dumneavoastră de scrisoare). Programul vă va spune ce format este de fapt, ce fonturi conține și dacă pentru fiecare font există un înlocuitor metric-identic.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează în mod asemănător.

• Manualul Euro-Office 1.4: Ce browsere și formate de fișiere funcționează cu Euro-Office?
• Manualul Euro-Office 2.5: Descărcare ca docx, xlsx, pptx, odt sau pdf
• Manualul Euro-Office 12.3: Fonturile arată diferit
• ISO/IEC 29500 și ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 și OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, lista standardelor deschise (ODF, PDF/A), organismul olandez de standardizare