Copierea căsuțelor poștale prin IMAP

Modulul 4: Mutarea e-mailului · Timp de citire: 11 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea copia o căsuță poștală de la Google sau Microsoft într-o căsuță poștală europeană, veți ști de ce aveți nevoie de OAuth sau de o parolă de aplicație pentru aceasta și veți putea estima cât durează procesul și ce nu este preluat.

Noțiuni cheie: migrare IMAP, copiere (nu mutare), imapsync, OAuth 2.0, autentificare de bază, parolă de aplicație, etichete Gmail, sincronizare repetată (delta), mbox, fișier pst

Copiere, nu mutare

O mutare de e-mail prin IMAP funcționează ca un om de mutări care lucrează cu două chei: una de la căsuța dumneavoastră poștală veche și una de la cea nouă. Se autentifică pe ambele, parcurge căsuța veche folder cu folder și copiază fiecare mesaj în același folder din căsuța nouă. În căsuța veche nu se schimbă nimic.

Acest lucru are două avantaje majore:

• Nu se pierde nimic. Dacă ceva nu merge bine, totul rămâne în continuare la vechiul furnizor.
• Puteți repeta procesul. Un program de migrare bun recunoaște mesajele deja copiate și le omite. Dacă rulați copierea din nou o zi mai târziu, se adaugă doar mesajele noi. Acest lucru se numește sincronizare delta, și aveți nevoie de ea în perioada de tranziție (lecția 4.4).

Cel mai cunoscut program pentru acest lucru este imapsync, open source și folosit de mulți furnizori în spatele propriului lor instrument de migrare. Nu trebuie să îl instalați dumneavoastră înșivă: majoritatea furnizorilor de e-mail au în panou un instrument de migrare care face acest lucru pentru dumneavoastră.

Ce pregătiți în prealabil

1. Creați noile căsuțe poștale, cu aceleași adrese ca în prezent. Pentru Bakkerij De Korrel, acestea sunt douăsprezece căsuțe poștale personale, plus info@ și bestellingen@.
2. Verificați spațiul de stocare. Verificați cât de mare este fiecare căsuță poștală veche (modulul 3, lecția 3.2) și asigurați-vă că noua căsuță poștală este cel puțin la fel de mare, cu ceva spațiu suplimentar. Dacă noua căsuță poștală se umple, copierea se oprește.
3. Faceți ordine. Ce nu doriți să păstrați nu trebuie mutat. Ștergerea unui folder cu zece ani de buletine informative economisește ore întregi.
4. Aranjați accesul la căsuța poștală veche. Aceasta este partea cea mai dificilă la Google și Microsoft, vedeți mai jos.
5. Căutați numele serverului IMAP vechi. La Gmail acesta este imap.gmail.com, la Microsoft 365 și Outlook.com outlook.office365.com. Instrumentele de migrare completează acest câmp automat pentru furnizorii cunoscuți.

Autentificarea la Google și Microsoft: de ce parola dumneavoastră nu mai funcționează

Odinioară, un instrument de migrare se autentifica pur și simplu cu adresa dumneavoastră de e-mail și parola. Aceasta se numește autentificare de bază. Deoarece parolele se scurg adesea, marii furnizori au blocat această metodă.

Microsoft a dezactivat autentificarea de bază pentru IMAP și POP în Exchange Online (Microsoft 365) începând din octombrie 2022, iar pentru conturile personale Outlook.com din septembrie 2024. Un instrument de migrare trebuie deci să se autentifice prin OAuth 2.0: vă autentificați personal pe o pagină Microsoft, acordați permisiunea instrumentului, iar instrumentul primește o cheie temporară (un token) în locul parolei dumneavoastră. Astfel, parola dumneavoastră nu ajunge niciodată la instrument.

La un mediu Microsoft 365 organizațional, administratorul poate seta ca utilizatorii să nu poată acorda ei înșiși permisiuni aplicațiilor externe. În acest caz, administratorul trebuie să aprobe mai întâi instrumentul de migrare în centrul de administrare. Planificați acest lucru din timp, deoarece adesea aceasta este persoana care tocmai a plecat în concediu.

Google nu mai acceptă, începând cu 30 septembrie 2024, nici parole obișnuite pentru IMAP la Google Workspace (pentru conturile Gmail personale, acest lucru era valabil deja mai devreme). Dacă instrumentul de migrare nu poate folosi OAuth cu Google, folosiți o parolă de aplicație: o parolă separată de 16 caractere care este destinată doar acelei legături specifice. O parolă de aplicație poate fi creată doar dacă autentificarea în doi pași este activată pe contul Google. În Google Workspace, administratorul poate dezactiva și parolele de aplicație.

După mutare, revocați parola de aplicație sau revocați permisiunea acordată instrumentului de migrare. Nu lăsați uși deschise.

Etichetele Gmail devin foldere

Gmail nu are foldere, ci etichete. Un singur mesaj poate avea mai multe etichete. Prin IMAP, Gmail afișează fiecare etichetă ca un folder, plus câteva foldere speciale precum [Gmail]/Toate mesajele (sau [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Trimise și [Gmail]/Spam.

Consecința la o copiere:

• Un mesaj cu două etichete apare după mutare în două foldere, ca două copii. Din acest motiv, căsuța dumneavoastră poștală poate deveni mai mare decât în Gmail.
• Folderul Toate mesajele conține totul încă o dată. Instrumentele bune de migrare omit acest folder sau copiază doar ce nu se găsește nicăieri altundeva. Verificați la pasul de control ce foldere sunt incluse.
• E-mailurile arhivate (fără etichetă) se află doar în Toate mesajele. Dacă omiteți complet acest folder, veți pierde acele mesaje. Cel mai simplu este să dați în prealabil, în Gmail, o etichetă "Arhivă" e-mailurilor arhivate.

Microsoft 365 are foldere obișnuite, dar și foldere care nu sunt de e-mail: Calendar, Contacte, Sarcini, Notițe. Pe acestea le vedeți uneori prin IMAP ca foldere goale sau ciudate. Instrumentele de migrare le omit de regulă. Conținutul lor se mută separat (modulul 5).

Cât durează?

Acest lucru depinde în principal de numărul de mesaje și de dimensiunea atașamentelor, precum și de cât de rapid vă permite vechiul furnizor să le preluați. Google și Microsoft limitează volumele mari de trafic IMAP. O căsuță poștală mică este gata în câteva minute, o căsuță poștală de zeci de gigabytes poate dura o zi sau mai mult. De aceea începeți prima copiere cu mult înainte de comutare, în timp ce toată lumea continuă să lucreze normal în căsuța poștală veche.

Pentru Bakkerij De Korrel, aceasta înseamnă: luni prima copie a tuturor căsuțelor poștale, miercuri seara comutarea DNS (lecția 4.3), joi și, o săptămână mai târziu, încă o copie delta.

Dacă IMAP nu funcționează

Uneori IMAP nu funcționează, de exemplu pentru că administratorul mediului vechi nu acordă permisiunea sau a plecat deja. Există atunci două soluții:

• Un export. Outlook clasic poate exporta o căsuță poștală ca fișier pst. Google Takeout vă oferă e-mailul ca fișier mbox. Un astfel de fișier îl importați apoi cu un program de e-mail precum Thunderbird (cu o funcție de import) în noua dumneavoastră căsuță poștală IMAP, sau furnizorul dumneavoastră vă ajută cu acest lucru. Este mai multă muncă și mai puțin curat: structura folderelor și starea citit/necitit nu se păstrează întotdeauna corect.
• Prin programul dumneavoastră de e-mail. Puneți contul vechi și pe cel nou unul lângă altul într-un program de e-mail și trageți folderele dintr-unul în celălalt. Perfect pentru o căsuță poștală mică, incomod pentru doisprezece angajați.

Un export este de asemenea recomandat ca copie de siguranță chiar înainte de a renunța la vechiul abonament (lecția 4.4 și modulul 8).

În practică: așa arată la un furnizor

În Contul meu WebOké, instrumentul de migrare se numește Migrarea e-mailului (sub Produsele mele). Acesta are cinci pași: Sursă, Destinație, Verificare, Migrare și Gata. La Sursă alegeți vechiul furnizor. Dacă alegeți Outlook, Hotmail sau Live, sau introduceți ca server outlook.office365.com, apare butonul Conectare cu Microsoft: primiți un cod, vă autentificați la Microsoft și acceptați. Dacă alegeți Gmail, instrumentul vă cere o parolă de aplicație și adaugă un link către pagina Google corespunzătoare. La Verificare vedeți câte mesaje și foldere au fost găsite și care foldere nu sunt incluse deoarece sunt foldere de calendar sau de contacte. Migrarea continuă pe server chiar dacă închideți pagina, iar o migrare repetată omite mesajele deja existente. În DirectAdmin există în plus IMAPSync Migrations, care funcționează doar cu o parolă și, prin urmare, nu cu autentificarea Microsoft.

Alți furnizori europeni au instrumente de migrare similare, uneori sub denumiri precum "import e-mail" sau "import IMAP". Fiți atenți la fiecare instrument la trei lucruri: dacă poate folosi OAuth cu Microsoft și Google, dacă poate rula repetat fără a duplica mesajele și dacă arată ce nu este preluat.

Rezumat

• O mutare prin IMAP copiază; căsuța dumneavoastră poștală veche rămâne neschimbată, iar copierea poate fi repetată fără duplicate.
• Microsoft nu mai acceptă parole pentru IMAP: autentificare prin OAuth, eventual după aprobarea administratorului. La Google folosiți OAuth sau o parolă de aplicație (cu autentificare în doi pași).
• Etichetele Gmail devin foldere; un mesaj cu două etichete apare de două ori după copiere, iar e-mailurile arhivate se află doar în Toate mesajele.
• Începeți prima copiere cu mult înainte de comutarea DNS; căsuțele poștale mari pot dura o zi.
• Dacă IMAP nu funcționează, un export pst sau mbox este soluția. După finalizare, revocați parolele de aplicație și permisiunile.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A4.2: Verificați serverele noului dumneavoastră furnizor. Introduceți numele serverului IMAP și SMTP indicat de noul (sau viitorul) dumneavoastră furnizor de e-mail. Programul verifică dacă IMAP pe portul 993 și SMTP pe portul 587 sau 465 sunt accesibile, dacă certificatul este valabil pentru acel nume și nu expiră în curând, și dacă domeniul dumneavoastră are înregistrări prin care programele de e-mail găsesc automat setările.

Exercițiul E4.2: Mutare de probă a unei cutii poștale. Mutați o singură căsuță poștală (a dumneavoastră, sau o căsuță de test) folosind un instrument de migrare. Notați metoda de autentificare, numărul de mesaje și foldere înainte și după, ce foldere nu au fost incluse și cât a durat procesul. Apoi revocați parola de aplicație sau permisiunea.

Lectură suplimentară

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori procesul este similar.

• Manual WebOké 7.2: Migrarea e-mailului către WebOké (inclusiv de pe Microsoft 365)
• Manual DirectAdmin 10.1: Migrarea e-mailului: posibilitățile
• Manual DirectAdmin 10.2: IMAPSync Migrations în DirectAdmin
• Manual DirectAdmin 10.3: Migrarea e-mailului prin Contul meu WebOké
• Mutarea e-mailului la WebOké cu instrumentul de migrare a e-mailului
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace Help: Less secure apps și parole de aplicație; Gmail Help: IMAP și etichete
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/