Cum circulă e-mailul dumneavoastră: MX, IMAP și SMTP

Modulul 4: Mutarea e-mailului · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea explica traseul unui e-mail, numi componentele care se schimbă la o mutare a e-mailului și indica ce trebuie mutat pe lângă mesajele în sine.

Noțiuni-cheie: înregistrare MX, server de e-mail, mailbox (cutie poștală), IMAP, POP3, SMTP, submission (porturile 587 și 465), webmail, program de e-mail, alias, mailbox partajată, reguli

De ce trebuie mai întâi să înțelegeți traseul

E-mailul pare un lucru simplu: scrieți, apăsați Trimite, iar altcineva citește. În realitate, colaborează cel puțin patru componente. La o mutare schimbați câteva dintre ele, iar cine nu știe care anume riscă să acționeze butonul greșit. Rezultatul este poșta electronică ce ajunge o zi întreagă tot la vechiul furnizor, sau telefoane care continuă, în tăcere, să trimită prin vechiul server.

Brutăria De Korrel deține domeniul example.com. Toți cei doisprezece angajați folosesc în prezent e-mailul prin Microsoft 365. Brutăria dorește să treacă la un furnizor european de e-mail. Înainte de a muta ceva, aceștia schițează traseul.

Călătoria unui e-mail către info@example.com

Un client trimite o comandă către info@example.com. Iată ce se întâmplă:

1. Programul de e-mail al clientului predă mesajul propriului server de ieșire. Acest lucru se face prin SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), prin portul destinat predării mesajelor: submission, portul 587 cu STARTTLS sau portul 465 cu TLS.
2. Acel server dorește să livreze mesajul către example.com. Acesta întreabă în DNS: „care sunt înregistrările MX ale example.com?” Înregistrarea MX indică serverul care preia poșta electronică pentru domeniul respectiv.
3. Serverul expeditor se conectează la acel server, tot prin SMTP (de data aceasta între servere, portul 25), și livrează mesajul.
4. Serverul destinatar plasează mesajul în mailbox-ul adresei info@.
5. Angajații citesc mailbox-ul folosind un program de e-mail sau webmail. Aceasta se face de obicei prin IMAP, portul 993 cu TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Înregistrarea MX se află în DNS-ul domeniului dumneavoastră, nu la furnizorul dumneavoastră de e-mail. Așadar, cine administrează DNS-ul decide încotro se îndreaptă poșta electronică pentru domeniul dumneavoastră. Despre modul exact în care funcționează înregistrările MX și prioritățile puteți citi în cursul de DNS, lecția 4.1.

IMAP sau POP3: unde se află de fapt e-mailul dumneavoastră?

În cazul IMAP, mesajele rămân pe server. Laptopul, telefonul și webmailul afișează cu toatele aceeași mailbox. Dacă mutați un mesaj într-un folder pe telefon, acesta apare în același folder și pe laptop.

În cazul POP3, programul de e-mail preia mesajele și, adesea, le șterge ulterior de pe server. Mesajele rămân astfel doar pe calculatorul respectiv.

Pentru o mutare, această diferență contează mult. O mailbox IMAP poate fi copiată de pe un server pe altul: totul se află pe server. În cazul POP3, o parte din istoricul dumneavoastră se poate afla doar pe un calculator vechi. Acel e-mail trebuie preluat separat, de exemplu prin tragerea vechilor foldere din programul de e-mail în noua mailbox IMAP.

Întrebați-vă: mai folosește cineva din organizația dumneavoastră POP3? Puteți verifica acest lucru în setările de cont ale programului de e-mail: dacă apare POP sau portul 995, este vorba despre POP3.

Microsoft 365 și Google Workspace folosesc pentru propriile aplicații și protocoale proprii, precum Exchange ActiveSync și aplicația Gmail. Veți observa puține schimbări vizibile, dar asta înseamnă că nu orice setare trece automat la IMAP. După mutare, fiecare dispozitiv trebuie configurat din nou (lecția 4.4).

Ce se schimbă la o mutare?

Cea mai importantă veste bună se află pe ultimul rând: deoarece dețineți un domeniu propriu, adresa dumneavoastră de e-mail rămâne neschimbată. Clienții nu observă nimic. Tocmai de aceea un domeniu propriu este atât de valoros pentru independența dumneavoastră (lecția 8.2). Dacă în prezent folosiți o adresă precum bakkerij.dekorrel@gmail.com, puteți copia mesajele, dar adresa în sine rămâne a Google. În acest caz, va trebui să anunțați pe toată lumea despre o adresă nouă.

Ce mai aparține de e-mailul dumneavoastră pe lângă mesajele propriu-zise

O mailbox înseamnă mai mult decât un morman de mesaje. La o copiere prin IMAP, mesajele și folderele sunt preluate, dar multe alte lucruri nu. Întocmiți o listă în prealabil:

• Aliasuri: adrese suplimentare care ajung în aceeași mailbox, precum bestellingen@ și facturen@ care ajung la info@.
• Mailbox-uri partajate și grupuri: în Microsoft 365, De Korrel are o mailbox partajată bestellingen@ citită de patru persoane, și un grup team@ care ajunge la toată lumea. La noul furnizor, aceasta devine o mailbox obișnuită cu mai mulți utilizatori, o redirecționare sau o listă de distribuție.
• Reguli și filtre: „e-mailul de la en-gros în folderul Achiziții”. Acestea se află pe server sau în programul de e-mail și nu sunt preluate la o copiere prin IMAP.
• Semnături: se află adesea în programul de e-mail sau în setările de webmail.
• Răspunsuri automate (mesaje de absență).
• Redirecționări către o adresă externă.
• Expeditori care nu se află într-o mailbox: site-ul web care trimite formulare de comandă, casa de marcat care trimite bonuri, scanerul care trimite fișiere pdf, contabilitatea care trimite facturi. Acestea trimit în numele example.com prin intermediul unui server. Și acestea trebuie incluse în SPF (lecția 4.3).
• Foldere de calendar și de contacte din Exchange. Acestea nu sunt preluate la o copiere a e-mailului. Ele se mută separat (modulul 5).

Această listă transformă o „mutare a e-mailului” într-un proiect ușor de gestionat. În inventarul din modulul 3 existase deja un rând „e-mail”; acum împărțiți acel rând în mai multe.

În practică: cum arată la un furnizor

La WebOké, setările pentru un program de e-mail sunt prezentate pe un singur rând în ghidul DirectAdmin: IMAP portul 993 cu SSL/TLS, SMTP portul 587 cu STARTTLS sau 465 cu SSL/TLS, iar ca nume de utilizator, adresa completă de e-mail. Ca nume de server folosiți numele de domeniu (dacă site-ul dumneavoastră se află tot la WebOké și are un certificat valid) sau numele de server al pachetului dumneavoastră. La alți furnizori europeni de e-mail porturile sunt identice; diferă doar numele serverului, iar unii furnizori vă permit autentificarea cu un nume de utilizator separat în loc de adresa de e-mail. Consultați întotdeauna paginile de ajutor ale noului dumneavoastră furnizor.

Rezumat

• Poșta electronică este trimisă prin SMTP, înregistrarea MX din DNS determină unde ajunge, iar dumneavoastră o citiți de obicei prin IMAP.
• Înregistrarea MX se află în DNS-ul domeniului dumneavoastră: cine administrează DNS-ul controlează direcția poștei electronice.
• Având un domeniu propriu, adresa dumneavoastră de e-mail rămâne neschimbată la o mutare; cu o adresă gratuită de la o companie mare, nu.
• Mailbox-urile IMAP se copiază ușor; e-mailurile care se află doar pe un calculator prin POP3 trebuie preluate separat.
• Aliasurile, mailbox-urile partajate, regulile, semnăturile, răspunsurile automate și dispozitivele care trimit în numele domeniului dumneavoastră nu sunt preluate automat. Întocmiți o listă cu acestea în prealabil.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A4.1: Unde ajunge în prezent e-mailul dumneavoastră? Introduceți propriul domeniu. Programul caută înregistrările MX și adresa IP a serverului de e-mail și interoghează registrul de adrese IP pentru a afla ce organizație administrează acea rețea și în ce țară este înregistrată. Dumneavoastră completați în prealabil furnizorul de e-mail pe care credeți că îl aveți. Apoi veți vedea dacă presupunerea era corectă.

Exercițiul E4.1: Lista dumneavoastră de e-mail. Întocmiți pentru propria organizație lista din această lecție: mailbox-uri, aliasuri, mailbox-uri partajate și grupuri, reguli, semnături, răspunsuri automate, redirecționări, dispozitive și programe care trimit în numele domeniului dumneavoastră și cine mai folosește încă POP3.

Lecturi suplimentare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori procesul este asemănător.

• Manual DirectAdmin 8.7: IMAP sau POP3: care este diferența?
• Manual DirectAdmin 8.1: Toate setările la un loc: servere, porturi și securitate
• Ce este IMAP sau POP3 și cum funcționează?
• Curs gratuit de DNS 4.1: Înregistrări MX și prioritate
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, portul 587), RFC 8314 (TLS pentru submission și IMAP, porturile 465 și 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)