Reorganizarea drepturilor și a partajării

Modulul 6: Fișiere și documente · Timp de citire: 10 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea proiecta o nouă structură de partajare cu o matrice de drepturi, dosare de echipă și linkuri publice sigure, în loc să reconstruiți identic vechile partajări.

Concepte cheie: proprietar, dosar partajat, dosar de echipă (dosar de grup), partajare cu utilizator, grup sau echipă, drept de citire, drept de editare, link public, parolă, dată de expirare, limită de descărcare, partajare prin e-mail, partajare federativă, cerere de fișiere, matrice de drepturi, transferul proprietății

Partajările nu se mută odată cu datele

La aproape fiecare trecere, aceasta este cea mai mare surpriză: fișierele sunt preluate, partajările nu. Cine a partajat un dosar cu un coleg la Google sau Microsoft, a trimis un link public unui client sau a permis unui furnizor să vadă ceva, trebuie să refacă acest lucru în noul cloud. Un instrument de migrare nu cunoaște persoanele din noul dumneavoastră cloud, iar un link public de la Google are o adresă Google care nu va mai funcționa după reziliere.

Acest lucru pare o muncă în plus, dar este și o oportunitate. După ani de partajare, situația veche este adesea haotică: dosare partajate cu foști angajați, linkuri fără parolă care sunt deschise de trei ani, și nimeni nu mai știe cine ce drepturi are. La Bakkerij De Korrel s-a constatat că dosarul „Personal”, cu contracte și fluturași de salariu, era încă partajat cu un stagiar de acum doi ani. Trecerea este momentul potrivit pentru a corecta acest lucru.

Al cui este un dosar?

În fiecare cloud, un fișier sau un dosar aparține cuiva: proprietarul. Partajarea înseamnă că proprietarul oferă acces altor persoane. Acest lucru are două consecințe:

1. Dacă proprietarul pleacă, dosarul este în pericol. Dacă contul său este șters, fișierele sale dispar, chiar dacă o sută de colegi lucrau cu ele. Transferul proprietății în prealabil este, prin urmare, obligatoriu.
2. Spațiul de stocare este alocat proprietarului. Ceea ce colegii pun în dosarul dumneavoastră partajat se scade din spațiul dumneavoastră de stocare.

Pentru tot ce aparține organizației și nu unei singure persoane, folosiți deci un dosar de echipă (numit la alte servicii și dosar de grup, drive partajat sau spațiu de proiect). Acesta aparține echipei. Oamenii vin și pleacă, dosarul rămâne.

Proiectați mai întâi: matricea de drepturi

Nu reconstruiți orbește ceea ce exista deja. Creați mai întâi o matrice de drepturi: un tabel cu dosarele organizației pe rânduri, grupurile pe coloane, și în fiecare căsuță ce poate face acel grup. Lucrați cu grupuri sau echipe, nu cu nume individuale. Astfel, la sosirea unui coleg nou, trebuie doar să ajustați grupul.

Matricea Bakkerij De Korrel:

Trei reguli:

• Cât mai puține drepturi posibil. Citirea este opțiunea implicită; editarea doar pentru cine are într-adevăr nevoie de ea. Acest lucru limitează și daunele în cazul în care un cont este compromis sau cineva golește din greșeală un dosar.
• Dosarele sensibile, separate. Dosarele de personal, datele privind sănătatea și administrația trebuie să fie în dosare proprii, cu un grup restrâns.
• Un proprietar per dosar. Conveniți cine administrează un dosar și cine decide cine are acces, inclusiv pentru un dosar de echipă.

Partajarea în interiorul și în afara organizației

În interiorul noului cloud, partajați cu un utilizator, un grup sau o echipă. Alegeți dreptul de citire sau de editare, și adesea și detalii suplimentare, precum permisiunea de a șterge sau de a repartaja.

Pentru persoanele din afara organizației există mai multe variante:

• Link public. Oricine deține linkul are acces, chiar dacă linkul este retrimis mai departe. Adăugați o parolă pentru tot ce nu este cu adevărat public și trimiteți-o printr-un alt canal (link prin e-mail, parolă prin SMS sau telefon). Setați o dată de expirare și, dacă este posibil, o limită de descărcare.
• Partajare prin e-mail. Destinatarul primește un link personal prin e-mail, fără cont. Util pentru un contabil sau un client.
• Cerere de fișiere (numită și fișier drop sau link de încărcare). Cealaltă persoană poate doar depune fișiere, fără a vedea ce există deja acolo. Ideal pentru a permite unui client să transmită documente.
• Partajare federativă. La Nextcloud și alte servicii care urmează standardul deschis Open Cloud Mesh, partajați direct cu cineva de pe un alt server, fără link public. Cealaltă persoană vede dosarul în propriul cloud.

Un link cu „ascunde descărcarea” pare sigur, dar nu împiedică nimic: vizualizarea este posibilă, la fel și realizarea unei capturi de ecran. Nu vă bazați pe aceasta pentru documente confidențiale.

Informarea părților externe că ceva se schimbă

Nu uitați persoanele din afara organizației. La Bakkerij De Korrel era vorba despre contabil (dosarul cu facturi), tipografie (dosarul cu proiecte grafice) și doi clienți fideli cu o listă de comenzi. Vechile lor linkuri Google nu vor mai funcționa după reziliere.

1. Căutați în vechiul dumneavoastră serviciu toate linkurile publice și partajările externe. Google Drive și OneDrive au o prezentare generală pentru acest lucru (la o organizație, și în partea de administrare).
2. Stabiliți pentru fiecare link dacă mai este necesar. Adesea răspunsul este nu.
3. Recreați linkurile necesare în noul cloud, de data aceasta cu parolă și dată de expirare.
4. Trimiteți părții externe noul link, cu o scurtă explicație și data la care cel vechi încetează să funcționeze.

Plecare și transfer

Drepturile rămân corecte doar dacă le gestionați continuu. Stabiliți în rutina dumneavoastră de încetare a activității (lecția 7.3):

• Dosarele personale încă necesare: transferul proprietății către un succesor, înainte ca contul să fie dezactivat.
• Mai întâi dezactivați contul, abia după verificare ștergeți-l. Un cont șters dispare împreună cu toate fișierele sale.
• Scoateți persoana care pleacă din toate grupurile și echipele, și revocați-i linkurile publice.

Faceți o verificare scurtă la fiecare șase luni: mai este matricea corectă, și ce linkuri publice mai sunt încă deschise?

În practică: așa arată la un furnizor

Într-un Nextcloud WebOké, partajați din fila Partajează din detaliile unui fișier sau dosar. Acolo căutați un utilizator, un grup sau o echipă, sau creați un link public cu semnul plus de la Creează un link public. La Personalizează linkul și Setări avansate setați o parolă, o dată de expirare și o limită de descărcare. Dosarele de echipă se află în Fișiere, în meniul din stânga; un dosar de echipă se solicită la WebOké prin support, și se asociază cu o echipă din aplicația Echipe. Transferul proprietății se face chiar de proprietar, la Setări, Partajare.

La alți furnizori Nextcloud, un administrator poate deseori crea el însuși dosare de grup. Alte cloud-uri europene numesc acest lucru diferit (spațiu partajat, dosar de proiect), dar opțiunile sunt aceleași: al cui este dosarul, cine ce drepturi are și cât de sigur este linkul.

Rezumat

• Partajările și linkurile publice nu se mută odată cu trecerea la un alt serviciu. Reconstruiți-le în mod conștient.
• Creați mai întâi o matrice de drepturi cu grupuri și cât mai puține drepturi posibil.
• Tot ce aparține organizației trebuie să fie într-un dosar de echipă, nu în dosarul personal al unui singur angajat.
• Linkuri publice: parolă printr-un alt canal, dată de expirare și, dacă este posibil, o limită de descărcare.
• Informați părțile externe că linkul lor se schimbă, și gestionați drepturile printr-o rutină fixă de încetare a activității.

Quiz

Exercițiu

Exercițiul A6.2: Verificarea unui link de partajare securizat. Creați în noul dumneavoastră cloud un link public de test către un fișier de test inofensiv, cu o parolă și o dată de expirare. Lipiți linkul (nu parola). Programul va verifica dacă linkul funcționează prin https și dacă fișierul nu poate fi vizualizat sau descărcat fără parolă.

Exercițiul E6.2: Matricea dumneavoastră de drepturi. Creați matricea de drepturi pentru propria dumneavoastră organizație (dosare, grupuri, drepturi), desemnați un proprietar pentru fiecare dosar și întocmiți o listă a părților externe care trebuie să primească un link nou.

Pentru aprofundare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.

• Manual Nextcloud 5.1: Partajarea cu un utilizator din propriul dumneavoastră Nextcloud
• Manual Nextcloud 5.2: Crearea unui link public: vizualizare, editare, parolă, dată de expirare și limită de descărcare
• Manual Nextcloud 5.3: Primirea fișierelor: depunere de fișiere și cerere de fișiere
• Manual Nextcloud 5.5: Crearea echipelor și partajarea unui folder cu întreaga echipă
• Manual Nextcloud 5.6: Dosare de echipă: un dosar comun care aparține echipei
• Manual Nextcloud 5.7: Partajarea cu cineva de pe un alt Nextcloud (partajare federativă)
• Manual Nextcloud 5.10: Transferați proprietatea când un coleg pleacă
• Manual Nextcloud 16.7: Un coleg pleacă: preluarea în siguranță a fișierelor, calendarului și dosarelor partajate