Modulul 3 · 3.3
Un plan de migrare: ordine, riscuri și revenire
Modulul 3: Inventariere și planificare · Timp de citire: 12 minute
Obiectiv de învățare: După această lecție veți putea întocmi un plan de migrare cu faze în ordinea corectă, o listă de riscuri, un moment go/no-go și un plan de revenire.
Concepte cheie: plan de migrare, fază, pilot, big bang, trecere pe etape, dependență, TTL, moment de înghețare, perioadă de tranziție, listă de riscuri (probabilitate și impact), go/no-go, plan de revenire (rollback), reziliere
De ce un plan?
Cu inventarul dumneavoastră (lecția 3.1) și cu cifrele dumneavoastră (lecția 3.2) știți ce trebuie să se întâmple. Un plan de migrare precizează în ce ordine, când, de către cine și ce faceți dacă ceva nu merge bine. Acesta previne cele două greșeli clasice: a face lucrurile în ordinea greșită (schimbarea MX înainte ca noile căsuțe poștale să existe) și rezilierea serviciului vechi prea devreme.
Big bang sau pe etape?
Există două rute principale.
| Rută | Ce înseamnă | Potrivită pentru | Risc |
|---|---|---|---|
| Big bang | Totul trece dintr-odată, de exemplu într-un weekend | Organizații mici, cu puține integrări | Dacă ceva nu merge bine, nu merge bine peste tot deodată |
| Pe etape | Trecere pe componente sau pe grupuri de persoane, distribuită pe parcursul mai multor săptămâni | Organizații mai mari sau cu multe integrări | O perioadă de timp există două sisteme în paralel; persoanele se pot deruta |
Pentru majoritatea organizațiilor mici, o trecere pe etape, pe componente, funcționează bine: mai întâi fișierele, apoi calendarul și persoanele de contact, apoi e-mailul, apoi restul. E-mailul se mută ca un întreg, dintr-odată, pentru toată lumea, deoarece domeniul poate indica spre un singur loc la un moment dat.
Începeți întotdeauna cu un pilot: una sau două persoane care lucrează deja complet în noul serviciu, timp de una sau două săptămâni. Ele descoperă problemele, iar dumneavoastră ajustați planul înainte ca restul să urmeze.
Fazele
O migrare are cinci faze.
1. Pregătire
- Inventarul și cifrele finalizate (lecția 3.1 și 3.2).
- Noul serviciu ales, contractul și acordul de prelucrare a datelor semnate (lecția 2.4, 9.2).
- Export sau copie de siguranță a tot ce se află în vechiul serviciu, înainte de a schimba ceva. Aceasta este plasa dumneavoastră de siguranță.
- Ordine făcută în ceea ce poate fi eliminat.
- Utilizatori și administratori creați în noul serviciu, autentificare în doi pași (2FA) activată (lecția 7.3).
- TTL-ul înregistrărilor dumneavoastră MX redus, de exemplu la 300 de secunde. Faceți acest lucru cu cel puțin o perioadă egală cu vechiul TTL înainte de schimbare. Dacă TTL-ul era setat la 86400 de secunde (o zi), reduceți-l cu cel puțin o zi înainte (cursul DNS, lecțiile 6.1 și 6.3).
2. Pilot
- Una sau două persoane trec la noul serviciu.
- Testați cele mai dificile documente, aplicațiile pentru telefon, integrările.
- Scrieți fișa de referință rapidă și explicațiile pentru restul organizației (lecția 9.1).
3. Transfer
- Copierea fișierelor; reorganizarea folderelor și a partajărilor (lecția 6.1, 6.2).
- Exportul și importul calendarelor și persoanelor de contact (lecția 5.2, 5.3).
- O primă copiere a căsuțelor poștale, în timp ce vechea căsuță poștală continuă să primească normal e-mail (lecția 4.2).
- Trecerea integrărilor: site web, scaner, casă de marcat, software.
4. Tranziție
- La momentul stabilit: schimbarea înregistrărilor MX, actualizarea SPF, DKIM și DMARC (lecția 4.3).
- La scurt timp după aceea și apoi din nou după o zi: o nouă copiere a căsuțelor poștale, astfel încât e-mailul sosit între timp la vechiul serviciu să fie preluat ulterior (lecția 4.4).
- Trecerea dispozitivelor tuturor; dezactivarea vechilor aplicații de sincronizare (lecția 7.2).
- Un moment de înghețare pentru fișiere: din acel moment, nimeni nu mai lucrează în stocarea veche.
5. Finalizare
- Verificare: numărarea folderelor, fișierelor, întâlnirilor, persoanelor de contact și a e-mailurilor.
- Lăsați ambele servicii să coexiste câteva săptămâni, cu vechiul serviciu în modul doar citire, dacă este posibil.
- Abia apoi reziliați vechiul serviciu și solicitați confirmarea că datele dumneavoastră sunt șterse de acolo (lecția 9.3).
- Actualizați evidența activităților de prelucrare și declarația de confidențialitate (lecția 9.3).
Dependențele pe care nu le puteți inversa
Unii pași trebuie să se desfășoare neapărat într-o anumită ordine. Acestea sunt regulile stricte:
- Exportul sau copia de siguranță a vechiului serviciu se face înainte de orice modificare.
- Pilotul se desfășoară înainte de implementarea pentru toată lumea.
- Căsuțele poștale din noul serviciu există înainte de a schimba înregistrarea MX. Altfel, noul server refuză e-mailul.
- TTL-ul este redus cu cel puțin un vechi interval TTL înainte de schimbarea MX.
- Prima copie a e-mailului se face înainte de schimbarea MX; a doua copie după schimbarea MX.
- Calendarele sunt importate înainte de a conecta telefoanele. Altfel, telefonul se sincronizează la jumătatea unui import și obțineți dubluri.
- Vechiul serviciu este reziliat ultimul, după verificare.
Exercițiul A3.3 vă lasă să alcătuiți dumneavoastră înșivă această ordine și o verifică.
Riscuri: probabilitate ori impact
O listă de riscuri enumeră ce poate merge prost, cât de probabil este acest lucru și cât de grav ar fi. Notați probabilitatea și impactul, de exemplu de la 1 la 3, și înmulțiți-le. Tot ce are un scor de 6 sau 9 primește o măsură.
| Risc | Probabilitate | Impact | Scor | Măsură |
|---|---|---|---|---|
| E-mailul nu ajunge în timpul schimbării | 2 | 3 | 6 | Reducerea TTL în prealabil, schimbare în afara orelor de vârf, a doua sincronizare |
| Documentele cu macrocomenzi nu funcționează | 3 | 2 | 6 | Set de testare în pilot (lecția 6.5), Excel menținut temporar în paralel |
| Colegii continuă să lucreze în stocarea veche | 3 | 2 | 6 | Moment de înghețare, stocarea veche doar citire, explicații |
| Telefonul afișează totul dublat | 2 | 1 | 2 | Mai întâi import, apoi conectare; contul vechi dezactivat |
| Casa de marcat nu mai funcționează după desființarea conturilor | 2 | 3 | 6 | Autentificare proprie înainte de desființare (lecția 2.3) |
| Contractul vechiului serviciu se reînnoiește automat | 2 | 2 | 4 | Data de reziliere trecută în calendar |
Go/no-go și plan de revenire
Stabiliți dinainte cine decide în momentul schimbării MX și pe ce bază. Un moment go/no-go cu o listă scurtă de verificare: toate căsuțele poștale create și testate, prima copie finalizată, TTL redus, pilotul fără probleme majore, colegii informați. Dacă unul dintre aceste puncte nu este bifat: nu continuați și alegeți o nouă dată. Poate părea un eșec, dar exact pentru asta există acest moment.
Un plan de revenire (rollback) descrie cum reveniți dacă totuși ceva merge prost după schimbare. În cazul e-mailului, acest lucru este relativ simplu atât timp cât vechiul serviciu încă există: readuceți înregistrările MX la valorile vechi (pe care le-ați notat în prealabil sau pentru care ați făcut o copie de siguranță DNS) și copiați înapoi e-mailul sosit între timp la noul serviciu. Acest lucru este posibil doar dacă nu ați reziliat încă vechiul serviciu. De aceea îl reziliați ultimul.
Planificare în timp
Un exemplu pentru brutărie, cu douăsprezece persoane:
| Săptămâna | Ce se întâmplă |
|---|---|
| 1 | Inventar, cifre, alegere, contract; export din vechiul serviciu |
| 2 | Crearea utilizatorilor, 2FA, pilot cu două persoane; reducerea TTL la finalul săptămânii |
| 3 | Transferul fișierelor și calendarelor; prima copie a e-mailului; schimbarea integrărilor |
| 4 | Luni dimineață devreme: schimbarea MX; aceeași zi și marți a doua copie; schimbarea dispozitivelor |
| 5 | Verificare, ore de întrebări |
| 6 până la 8 | Ambele servicii în paralel; apoi rezilierea vechiului serviciu, actualizarea evidenței |
Alegeți cu grijă momentul schimbării. Nu chiar înainte de o perioadă aglomerată (la o brutărie, nu cu o săptămână înainte de sărbători), nu atunci când administratorul pleacă în concediu, și cu timp suficient pentru a rezolva probleme în ziua următoare.
În practică: cum arată la un furnizor
Ghidul WebOké Nextcloud indică o ordine fixă: mai întâi crearea utilizatorilor și securizarea contului, apoi fișierele, apoi calendarele și persoanele de contact, abia apoi aplicațiile, iar vechiul serviciu este reziliat doar atunci când totul funcționează corect. Pentru e-mail, Instrumentul de migrare e-mail funcționează cu o primă copie înainte și o a doua copie după schimbarea MX. Alți furnizori europeni recomandă aproape aceeași ordine, deoarece aceasta rezultă din modul în care funcționează e-mailul și sincronizarea.
Rezumat
- Un plan de migrare stabilește ordinea, timpul, responsabilii și revenirea.
- Trecerea pe etape, pe componente, cu un pilot în prealabil, funcționează pentru majoritatea organizațiilor mici; e-mailul trece pentru toată lumea deodată.
- Ordine strictă: exportul mai întâi, pilotul înainte de implementare, căsuțele poștale și TTL-ul redus înainte de schimbarea MX, a doua copie după aceea, importul înainte de conectare, rezilierea ultima.
- O listă de riscuri cu probabilitate și impact arată unde aveți nevoie de măsuri.
- Un moment go/no-go și un plan de revenire fac posibil și sigur să spuneți "încă nu".
Quiz
Exercițiu
Exercițiu A3.3: Puneți pașii în ordinea corectă. Primiți optsprezece pași ai unei migrări, amestecați. Puneți-i într-o ordine care funcționează. Programul verifică regulile stricte din această lecție și vă spune exact ce regulă încălcați.
Exercițiu E3.3: Planul dumneavoastră propriu de migrare. Folosind modelul, întocmiți un plan de migrare pentru propria organizație: faze cu date, responsabili, o listă de riscuri cu cel puțin cinci riscuri, o listă de verificare go/no-go și un plan de revenire.
Exercițiul E3.3: Planul dumneavoastră propriu de migrare
Completați șablonul pe baza inventarului dumneavoastră (A3.1/E3.1) și a cifrelor dumneavoastră (E3.2), și solicitați unui coleg să îl citească.
Bifele și notițele dumneavoastră rămân doar în acest browser; nu le trimitem nicăieri. Dacă sunteți autentificat, păstrăm în Cursurile mele doar faptul că ați finalizat exercițiul.
Pentru aprofundare
Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează similar.
- Manual Nextcloud 13.1: Pregătire: ce aduceți și în ce ordine
- Manual Nextcloud 13.6: De la Microsoft 365 la WebOké: fișiere, documente, e-mail și calendar
- Mutarea domeniului, a site-ului web și a e-mailului împreună, fără întreruperi: planul pas cu pas
- Manual DirectAdmin 10.1: Migrarea e-mailului: posibilitățile
- Manual WebOké 5.7: Resetarea DNS-ului și crearea unui backup DNS
- Curs gratuit de DNS 6.1: TTL și cache
- Curs gratuit de DNS 6.3: DNS la o schimbare de furnizor
- Mutarea la WebOké 1.1: Planul: în ce ordine mutați totul?