Contacte și grupuri

Modulul 7: Agenda dumneavoastră · Timp de citire: 9 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți explica ce agende de adrese păstrează webmailul și cum funcționează completarea automată și puteți folosi un grup astfel încât să nu expuneți adresele nimănui.

Noțiuni cheie: contact, agendă personală de adrese, Destinatari colectați, Expeditori de încredere, completare automată, grup, Bcc, minimizarea datelor

De ce o agendă de adrese, dacă webmailul oricum reține totul?

Mulți oameni aproape că nu își folosesc agenda de adrese. Tastează câteva litere la Destinatar, webmailul completează o adresă și gata. Funcționează, dar adresa pe care o completează webmailul nu provine întotdeauna dintr-o listă pe care ați întreținut-o dumneavoastră. Exact aici apar greșelile: o adresă veche a unui client, o greșeală de tastare pe care ați făcut-o cândva sau două persoane cu același prenume.

Un contact este o fișă cu date despre o persoană sau o organizație: un nume, una sau mai multe adrese de e-mail și, dacă doriți, telefon, adresă, organizație sau o notă. Agenda de adrese este colecția acestor fișe. În webmail, agenda se află pe server, la fel ca mesajele dumneavoastră. Ea ține de căsuța poștală și de modul în care vă autentificați (lecția 1.3): dacă vă autentificați deodată altfel, de exemplu cu câmpul Server completat, agenda dumneavoastră poate părea goală.

Trei agende de adrese, trei scopuri

Dacă faceți clic pe Contacte, în stânga vedeți nu una, ci trei agende de adrese. Fiecare are rolul său.

Diferența dintre primele două este importantă. Destinatari colectați este o memorie automată. Reține totul, inclusiv acea adresă cu o greșeală de tastare de la care mesajul s-a întors, și inclusiv adresa veche a unui coleg care a plecat de mult. Agenda dumneavoastră personală este o listă pe care o țineți curată chiar dumneavoastră.

Expeditori de încredere are o altă funcție. Nu este vorba de completare, ci de imagini externe. În mod implicit, webmailul nu încarcă imagini de pe internet, deoarece expeditorii pot vedea astfel când le deschideți mesajul (lecția 2.2). Dacă alegeți la un expeditor că aveți întotdeauna încredere în el, acesta ajunge în această listă. La Setări personale > Preferinţe > Afişarea mesajelor puteți alege apoi ca resursele externe de la expeditori de încredere să fie afișate imediat.

Completarea automată: practică, dar uitați-vă ce alegeți

Dacă tastați câteva litere la Destinatar, webmailul caută în agendele dumneavoastră nume și adrese care încep cu ele sau le conțin. Primiți o listă și alegeți. Aceasta se numește completare automată.

Un exemplu. Sanne de Vries (sanne@example.com) are un client, Ahmed (ahmed@example.net). Acum un an i-a scris o dată din greșeală la ahmed@example.org, o adresă care nu este a lui. Mesajul nu s-a întors, deoarece întâmplător adresa exista. De atunci, în Destinatari colectați există doi Ahmed. Când Sanne tastează "ahm", îi vede pe amândoi. Dacă îl alege pe cel greșit, o ofertă ajunge la un străin.

De aceea, două obiceiuri:

• Treceți persoanele cărora le scrieți des în Adrese personale, cu numele complet. Astfel, la completare vedeți un nume recognoscibil, nu doar o adresă.
• Dacă vedeți în listă o adresă greșită sau învechită, ștergeți-o din Destinatari colectați. Altfel webmailul o va propune în continuare.

O metodă rapidă de a adăuga pe cineva: deschideți un mesaj de la persoana respectivă, faceți clic pe numele ei deasupra mesajului și alegeți Adaugă în agendă.

Grupuri: un singur nume pentru multe adrese

Un grup este o etichetă pe care o lipiți pe contacte, de exemplu "Consiliu", "Furnizori" sau "Echipă". Un contact poate face parte din mai multe grupuri, iar ștergerea unui grup nu elimină contactele propriu-zise. În imagine vedeți un grup sub agenda personală, cu cele trei puncte pentru acțiunile de grup.

Când scrieți unui grup, webmailul pune toate adresele din grup în câmpul în care alegeți grupul. Acesta este punctul la care trebuie să vă gândiți bine. Dacă alegeți grupul la Destinatar (Pe), toți membrii grupului văd adresele tuturor celorlalți. Pentru un consiliu de cinci persoane care se cunosc, este în regulă. Pentru un grup de clienți care nu se cunosc între ei, este o problemă.

Adresele de e-mail ale persoanelor sunt date cu caracter personal în sensul GDPR. Dacă trimiteți un mesaj către patruzeci de clienți cu toate adresele vizibile, ați dat aceste adrese tuturor celorlalți. Aceasta poate fi o încălcare a securității datelor (lecția 3.1). Soluția este simplă: alegeți grupul la Copie oarbă (BCC). Astfel toată lumea primește mesajul, dar nimeni nu vede ceilalți destinatari. Treceți la Pe propria dumneavoastră adresă: mesajul are astfel un destinatar corect, iar dumneavoastră primiți o copie.

Daan, colegul lui Sanne, le scrie în fiecare lună furnizorilor atelierului. Are un grup "Furnizori" cu douăsprezece adrese. Alege grupul la Copie oarbă (BCC) și trece daan@example.com la Pe. Dacă un furnizor răspunde cu Răspunde la toţi, răspunsul ajunge doar la Daan, deoarece celelalte adrese nu figurau în mesaj.

Capcane la grupuri

• Limita zilnică. Fiecare destinatar contează la numărul de mesaje pe care pachetul dumneavoastră le poate trimite pe zi, inclusiv în Bcc. Un grup de câteva sute de adrese vă poate atinge limita (lecția 8.4). Pentru un buletin informativ către o listă mare folosiți un serviciu de newsletter: acesta se ocupă și de dezabonare și ține evidența persoanelor cărora chiar aveți voie să le scrieți.
• Destinatari care nu mai doresc mesaje. Un grup nu este o listă de corespondență. Nu există un buton de dezabonare. Dacă cineva vă cere să nu-i mai scrieți, scoateți-l efectiv din grup.
• Un grup învechit. Un grup rămâne așa cum l-ați creat. Cine pleacă rămâne în el până când îl scoateți dumneavoastră. Verificați-vă grupurile din când în când.
• Reputația de spam. Multe mesaje trimise deodată către adrese care nu mai există generează multe mesaje de eroare. Pentru serverele destinatare, aceasta arată ca o trimitere neglijentă sau nedorită.

Păstrați ce vă trebuie, nu mai mult

GDPR cuprinde principiul reducerii la minimum a datelor: nu prelucrați mai multe date cu caracter personal decât este necesar pentru scopul dumneavoastră și nu le păstrați mai mult decât este necesar (articolul 5 din GDPR). Pentru o agendă de adrese, aceasta înseamnă în practică:

• Treceți în ea ce vă trebuie pentru a contacta pe cineva: nume, adresă, poate un număr de telefon. Data nașterii sau adresa de domiciliu a unui client de obicei nu își au locul acolo.
• Faceți ordine. Un client de acum cinci ani căruia nu-i mai scrieți nu mai trebuie să fie în agendă.
• Rețineți că și Destinatari colectați conține date cu caracter personal și că această listă crește de la sine.

Aceasta nu este o consultanță juridică. Ce este necesar în situația dumneavoastră depinde de organizație și de scopul urmărit.

În practică: așa funcționează în webmail

Găsiți totul la Contacte în meniul principal. Un grup îl creați cu cele trei puncte de lângă grupuri și apoi Adaugă grup; adăugați contacte în el trăgându-le în grup. Când scrieți un mesaj, alegeți un grup tastându-i numele la Pe, Cc sau Copie oarbă (BCC), ori cu butonul cu siluete de lângă câmp. Pașii se găsesc în ghidul Roundcube (8.1 și 8.2). Ce adrese reține webmailul setați la Setări personale > Preferinţe > Contacte. În alte servicii de webmail, precum Gmail sau Outlook.com, funcționează similar: acolo grupurile se numesc adesea etichete sau liste de contacte.

Rezumat

• Webmailul are trei agende de adrese: Adrese personale (lista dumneavoastră), Destinatari colectați (automat, toate adresele cărora le-ați scris) și Expeditori de încredere (pentru conținut extern).
• Completarea automată propune și adrese vechi sau greșite; treceți contactele permanente cu numele complet în propria agendă și ștergeți adresele greșite.
• Un grup pune toate adresele în câmpul în care îl alegeți. Persoanele care nu se cunosc între ele le puneți în Bcc.
• Grupurile mari contează la limita zilnică; un buletin informativ îl trimiteți printr-un serviciu de newsletter.
• Păstrați în agendă doar ce este necesar și faceți ordine.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D7.1: Creați și folosiți un grup. Creați în agenda personală trei contacte (de exemplu dumneavoastră, un coleg și un prieten, sau trei persoane inventate cu adrese pe example.com) și un grup cu un nume la alegere. Adăugați cele trei contacte în grup. Începeți un mesaj nou, treceți propria adresă la Pe și alegeți grupul la Copie oarbă (BCC). Observați ce apare în câmpul Copie oarbă (BCC). Nu trimiteți mesajul, ci salvați-l ca ciornă sau ștergeți-l. Apoi răspundeți: (1) Ce ați văzut în câmpul Copie oarbă (BCC) după ce ați ales grupul: numele grupului sau adresele individuale? (2) Să presupunem că un destinatar alege Răspunde la toţi: cine primește acel răspuns? (3) Uitați-vă în Destinatari colectați: există acolo o adresă greșită sau învechită? Ce faceți cu ea?

Lecturi suplimentare

Acolo unde sunt descriși pași în webmail, aceștia se aplică webmailului WebOké; în alte servicii de webmail funcționează similar.

• Roundcube Webmail 8.1: Adăugarea și găsirea contactelor
• Roundcube Webmail 8.2: Crearea grupurilor
• Roundcube Webmail 10.1: Cele mai importante setări
• Limită pentru trimiterea de e-mailuri
• Curs gratuit Siguranță online pentru antreprenori 8.2: Încălcări de securitate a datelor și obligația de notificare
• Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent