Macrocomenzi, șabloane și testarea compatibilității

Modulul 6: Fișiere și documente · Timp de citire: 12 minute

Obiectivul lecției: După această lecție veți putea, folosind un set de testare alcătuit din propriile dumneavoastră documente, să stabiliți ce funcționează bine într-un nou office online, ce trebuie adaptat și ce este mai bine să lăsați într-un alt program, cu atenție specială pentru macrocomenzile VBA, șabloane, fonturi și îmbinarea corespondenței.

Noțiuni cheie: set de testare, compatibilitate, macrocomandă VBA (xlsm, docm), macrocomandă JavaScript, funcție proprie (#NAME?), supliment (add-in), șablon (dotx, xltx, potx), identitate vizuală, control de conținut, câmp de formular, îmbinare corespondență, urmărirea modificărilor, comentarii, denumiri de funcții și separator

De ce să testați, dacă formatele sunt oricum deschise?

În lecția 6.3 ați văzut că docx și odt sunt standarde deschise. Asta nu înseamnă că fiecare program procesează la fel de bine tot ce se află într-un astfel de fișier. O scrisoare simplă sau o foaie de calcul funcționează peste tot. Problemele apar la componentele speciale: macrocomenzi, butoane, suplimente, câmpuri de formular, șabloane complicate și fonturi care lipsesc. Acestea se găsesc aproape întotdeauna chiar în documentele pe care se bazează o organizație: generatorul de oferte, formularul de pontaj, hârtia cu antet.

De aceea, înainte de trecere, creați un set de testare și îl parcurgeți sistematic. Nu pentru a demonstra că noul pachet este bun, ci pentru a ști ce trebuie rezolvat.

Pasul 1: alegeți setul de testare

Alegeți 15 până la 25 de documente. Nu la întâmplare, ci documentele cele mai importante sau cele mai complexe:

• documentele cele mai utilizate (întrebați colegii sau verificați în vechiul serviciu secțiunea „recente”);
• toate șabloanele și hârtia cu antet;
• fiecare fișier cu macrocomenzi (extensiile xlsm, docm, pptm, precum și fișierele vechi xls sau doc care pot conține macrocomenzi);
• documente cu formulare, îmbinare corespondență (scrisori dintr-o listă de adrese) sau legături către alte fișiere;
• documente pe care le schimbați cu parteneri externi (contabil, client);
• câteva fișiere mari sau vechi.

La Bakkerij De Korrel, acestea au ajuns să fie 18, printre care generatorul de oferte (Excel cu macrocomandă), hârtia cu antet (șablon Word cu fontul identității vizuale), lista de prețuri, fișa de concediu, scrisoarea anuală de Crăciun către clienți și prezentarea pentru târguri.

Pasul 2: testați fiecare document conform unor puncte fixe

Deschideți fiecare document în noul office și faceți ce faceți de obicei cu el. Notați pentru fiecare document:

1. Se deschide? Și arată la fel (formatare, spațiere între rânduri, paginare)?
2. Editare și salvare: modificați ceva, salvați, deschideți din nou. Mai este corect?
3. Înapoi la partener: deschideți fișierul editat în programul destinatarului (de exemplu Word la contabil). Mai arată bine acolo?
4. Componente speciale: funcționează butoanele, formulele, câmpurile, cuprinsul, antetele și subsolurile?
5. Editare simultană: pot lucra două persoane simultan în document fără probleme?
6. Tipărire și pdf: este corectă tipărirea?

Macrocomenzile: adevărul fără înflorituri

O macrocomandă este o mică bucată de program dintr-un document: un buton care formatează o ofertă, copiază date sau sortează o listă. În Microsoft Office, macrocomenzile sunt scrise în VBA (Visual Basic for Applications). Fișierele cu macrocomenzi au o extensie proprie: xlsm, docm și pptm. În fișierul arhivă (zip), codul se află într-o componentă numită vbaProject.bin.

Pachetele office online din cadrul cloudurilor europene nu execută VBA. Euro-Office și ONLYOFFICE recunosc macrocomenzi în JavaScript; Collabora și LibreOffice au propriul lor Basic și Python și pot executa într-o măsură limitată anumit cod VBA în programul desktop LibreOffice. În browser, în practică, nu vă puteți baza pe asta. Fișierul se deschide: vedeți toate datele și formulele, dar butoanele nu fac nimic.

Ce puteți face?

Două capcane. Păstrați întotdeauna originalul: dacă salvați un fișier xlsm într-un alt pachet, codul VBA poate deveni inutilizabil pentru Excel. Și funcțiile proprii: dacă o formulă folosea o funcție VBA creată manual, precum =BTW(A1), aceasta va genera în noul pachet o valoare de eroare precum #NAME?.

Și securitatea contează. Macrocomenzile din fișierele altor persoane pot fi dăunătoare. Un pachet bun întreabă la deschidere dacă doriți să executați automat macrocomenzile. Alegeți da doar dacă aveți încredere în fișier.

Șabloane și identitate vizuală

Un șablon (dotx, xltx, potx, sau ott în cazul ODF) este un document de pornire: hârtie cu antet, ofertă, prezentare în identitate vizuală. Testați trei lucruri:

• Font: este fontul identității vizuale instalat pe serverul office-ului online? Dacă nu, textul se va deplasa (lecția 6.3). Întrebați furnizorul dacă îl poate instala sau alegeți un font gratuit care se apropie.
• Logo și antet/subsol: sunt poziționate corect, inclusiv pe pagina a doua?
• Câmpuri: data, numerele de pagină, cuprinsul. Lăsați-le să se actualizeze o dată.

Creați în noul cloud un folder fix numit Șabloane, cu drept de citire doar pentru majoritatea persoanelor, astfel încât nimeni să nu modifice accidental originalul.

Formulare, îmbinare corespondență și urmărirea modificărilor

• Câmpurile de formular și controalele de conținut (liste derulante, casete de bifat, selectoare de dată în Word) nu funcționează în același mod în fiecare pachet. Testați completarea și returnarea.
• Îmbinarea corespondenței (scrisori dintr-o listă de adrese) funcționează în multe pachete online, dar uneori cu limitări, precum un număr maxim de destinatari pe operațiune sau lipsa colilor de etichete. Testați cu propria dumneavoastră listă de adrese reală.
• Urmărirea modificărilor și comentariile circulă de obicei bine în ambele sensuri. Verificați totuși că numele autorilor sunt corecte și eliminați-le înainte de a trimite un document extern.
• Suplimentele (add-ins) din Microsoft Office, precum cele dintr-un pachet de contabilitate sau CRM, nu funcționează într-un alt office. Verificați dacă furnizorul acelei aplicații are o altă conexiune disponibilă.

Foi de calcul: denumiri de funcții și separatoare

Cine este obișnuit cu Excel în limba olandeză scrie =SOM(B3:B11) și =ALS(B5>0;"winst";"verlies"), cu punct și virgulă între componente. Un office online poate fi configurat cu denumiri în limba engleză și virgule (=SUM(...), =IF(...,...)). Fișierul în sine nu se modifică din această cauză: funcțiile sunt salvate în fișier într-un mod fix. Este vorba despre ce scrieți. Verificați setarea pentru limba formulelor și regiunea, și anunțați-vă colegii ce formă folosesc.

Pasul 3: decideți pentru fiecare document

Notați pentru fiecare document un rezultat în setul dumneavoastră de testare: verde (funcționează), portocaliu (funcționează după o adaptare, notați care anume) sau roșu (nu funcționează, alegeți o soluție din tabelul de la macrocomenzi). Câteva documente roșii nu reprezintă un motiv pentru a nu face trecerea. Sunt însă un motiv pentru a le rezolva înainte de data trecerii, sau pentru a păstra în mod conștient o licență Excel pentru generatorul de oferte până când acesta este înlocuit.

În practică: cum arată la un furnizor

În Euro-Office dintr-un Nextcloud WebOké, un fișier xlsm se deschide cu toate datele, dar fără butoanele VBA funcționale. Prin fila Vizualizare și Macrocomenzi creați o macrocomandă în JavaScript sau înregistrați una; la Funcții personalizate creați o funcție proprie. La Fișier, Setări avansate se află limba pentru formule și regiunea. Îmbinarea corespondenței se află pe fila Colaborare. În alte pachete, meniurile se numesc diferit, dar limitele sunt comparabile: VBA nu funcționează integral în browser la niciunul dintre pachetele online europene.

Rezumat

• Standardele deschise nu spun nimic despre macrocomenzi, suplimente și formulare: testați-vă propriile documente.
• Creați un set de testare de 15 până la 25 de documente importante și complexe și testați-le conform unor puncte fixe.
• Macrocomenzile VBA nu funcționează în pachetele online; verificați mai întâi dacă mai aveți nevoie de macrocomandă și păstrați întotdeauna originalul.
• Verificați șabloanele în ceea ce privește fontul, logo-ul și câmpurile și puneți-le într-un folder fix cu drept de citire.
• Acordați fiecărui document o etichetă verde, portocaliu sau roșu și rezolvați documentele roșii înainte de data trecerii.

Quiz

Exercițiu

Exercițiu A6.5: Scanarea de compatibilitate a propriului dumneavoastră document. Încărcați un document pe care îl considerați important (de exemplu o foaie de calcul cu macrocomenzi sau șablonul dumneavoastră). Programul caută macrocomenzi, legături externe, obiecte încorporate, câmpuri de formular, modificări urmărite și comentarii, funcții necunoscute și fonturi fără înlocuitor, și acordă pentru fiecare punct o etichetă verde, portocalie sau roșie, însoțită de recomandări.

Exercițiu E6.5: Setul dvs. de testare. Completați setul de testare pentru cel puțin zece dintre propriile dumneavoastră documente, cu rezultatul pentru fiecare punct de testare și o decizie pentru fiecare document.

Pentru aprofundare

Pașii din aceste articole sunt valabili pentru serviciile WebOké; la alți furnizori funcționează în mod similar.

• Manualul Euro-Office 15.30: Un fișier Excel cu macrocomenzi VBA: ce facem acum?
• Manualul Euro-Office 15.2: Preluarea formulelor din Excel: numele englezesc al funcțiilor și punctul și virgula
• Manualul Euro-Office 15.22: Crearea scrisorilor dintr-o listă de adrese
• Manualul Euro-Office 12.2: Un document se deschide doar în citire
• Manualul Euro-Office 12.3: Fonturile arată diferit
• Manualul Euro-Office 15.24: Eliminarea comentariilor și a modificărilor înainte de a trimite un document