Capitolul 3 · 3.6
Crearea de scrisori dintr-o listă de adrese (îmbinare corespondență)
O invitație sau un memento pentru toți clienții dumneavoastră, cu numele și adresa corecte în fiecare scrisoare. În Word, această funcție se numește Îmbinare corespondență sau mail merge. Aveți nevoie de două lucruri: o listă de adrese și o scrisoare.
Lista de adrese
Creați o foaie de calcul în Calc, Excel sau Euro-Office. Pe primul rând scrieți numele coloanelor, de exemplu Formulă de salut, Nume, Companie, Adresă, Cod poștal, Localitate. Fiecare rând următor reprezintă un destinatar. Nu lăsați rânduri goale. Salvați lista ca ods sau xlsx.
În LibreOffice Writer
Pasul 1: legarea listei de adrese
- Deschideți scrisoarea și alegeți Instrumente > Asistent pentru corespondență în serie....
- Alegeți Utilizează documentul curent și faceți clic pe Următorul. Alegeți Scrisoare și faceți clic pe Următorul.
- La lista de adrese, faceți clic pe Selectați o altă listă de adrese... (sau Selectează lista de adrese), faceți clic pe Adaugă... și alegeți foaia de calcul. Selectați foaia de lucru cu adresele și faceți clic pe OK.
- Dacă introduceți singur adresa și formula de salut în scrisoare (pasul 2), debifați Acest document va conține un bloc de adrese și opțiunea pentru formula de salut. Faceți clic pe Încheiere.
Pasul 2: inserarea câmpurilor în scrisoare
- Alegeți Vizualizare > Surse de date. În partea de sus vedeți lista dumneavoastră de adrese.
- Trageți antetul coloanei, de exemplu Nume, în locul dorit din scrisoare. Apare un câmp <Nume>. Procedați la fel pentru toate câmpurile și introduceți singur spațiile și trecerile la rând nou dintre ele.
Pasul 3: îmbinarea
După asistent, pe ecran apare bara de instrumente Corespondență în serie. Cu săgețile puteți răsfoi destinatarii. Apoi alegeți:
- Tipărește documentele îmbinate: toate scrisorile sunt trimise la imprimantă;
- Salvează documentele îmbinate: ca un singur document sau ca fișiere separate, de exemplu ca pdf;
- Editează documentele individuale: toate scrisorile într-un singur document nou, pentru verificare.
Dacă, fără asistent, alegeți Fișier > Tipărire... într-o scrisoare cu câmpuri, LibreOffice vă întreabă: Documentul conține câmpuri de bază de date cu adrese. Vreți să tipăriți o scrisoare-formular? Alegeți Da pentru a crea toate scrisorile.
Etichetele le creați cu Fișier > Nou > Etichete. Alegeți marca și tipul colii de etichete, alegeți lista de adrese ca bază de date și inserați câmpurile în etichetă.
În Euro-Office
- Deschideți scrisoarea și accesați fila Colaborare. Faceți clic pe Îmbinare corespondență și alegeți Din serviciul stocare pentru a selecta lista de adrese din Nextcloud.
- Poziționați cursorul în locul potrivit și faceți clic, în dreapta, pe Inserare câmpul de îmbinare.
- Verificați rezultatul cu Previzualizare rezultate și, la Îmbinare cu, alegeți PDF, Docx sau E-mail.
Pas cu pas în Crearea de scrisori dintr-o listă de adrese. Aveți nevoie ca prenumele să fie separat în listă? Consultați Separarea prenumelui și numelui de familie dintr-o singură coloană.