Stocul și produsele în bloc

Modulul 3: Produse · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți configura conștient stocul în WooCommerce (administrare, reținere, notificări, precomenzi, produse epuizate) și puteți exporta și importa produse în bloc, în siguranță, cu un fișier CSV.

Noțiuni cheie: administrarea stocului, stoc pe produs sau pe variație, reținerea stocului (Hold stock), pragul de stoc redus, pragul de stoc epuizat, notificări privind stocul, precomenzi (backorders), ascunderea produselor epuizate, afișarea stocului, export CSV, import CSV, actualizarea produselor existente, set de caractere (UTF-8), separator, conexiuni cu casa de marcat sau cu angrosistul

De ce stocul este mai mult decât un număr

Un număr de stoc pare simplu: aveți douăsprezece ceainice, pleacă douăsprezece, apoi s-au terminat. Într-un magazin online, lucrurile se întâmplă însă simultan. Doi clienți pun ultimul ceainic în coș. Un client începe plata și se răzgândește la jumătatea drumului. Vindeți același ceainic și în magazinul fizic sau la un târg. Un stoc configurat greșit duce la cel mai rău lucru care i se poate întâmpla unui magazin: o comandă plătită pe care nu o puteți livra. Asta vă costă o rambursare, un client nemulțumit și uneori o recenzie negativă.

WooCommerce are pentru aceasta o serie de setări. Le găsiți la WooCommerce > Setări > Produse > Stoc (Inventory), iar pentru fiecare produs în fila Stoc.

Setările, una câte una

Administrează stocurile (Enable stock management) este activată implicit. Pentru fiecare produs alegeți apoi dacă WooCommerce ține evidența cantităților. Fără cantități setați doar starea: în stoc, stoc epuizat sau precomandă. Aceasta se potrivește produselor pe care le realizați la comandă sau pe care le puteți livra întotdeauna. La un produs variabil alegeți dacă stocul se aplică pe variație sau pentru întregul produs (lecția 3.2).

Reținerea stocului (minute) (Hold stock), implicit 60. Când un client începe finalizarea comenzii, WooCommerce creează o comandă cu starea Plată în așteptare și pune stocul deoparte. Dacă după acest număr de minute plata nu s-a efectuat, WooCommerce anulează comanda deschisă, iar stocul revine. Prea scurt, și un client care trebuie să se autentifice la banca sa își vede comanda anulată. Prea lung, și un ceainic rămâne blocat o jumătate de zi pentru cineva care a plecat de mult. O oră este rezonabilă pentru majoritatea magazinelor. Atenție: anularea este o sarcină programată. Dacă sarcinile programate nu rulează corect, comenzile neplătite rămân blocate (lecția 7.3).

Notificări (Notifications): un e-mail la stoc redus, la stoc epuizat și la o precomandă, trimis implicit la adresa administratorului. Introduceți aici adresa persoanei care se ocupă de achiziții.

Pragul de stoc redus (Low stock threshold), implicit 2, și pragul de stoc epuizat (Out of stock threshold), implicit 0. Vindeți și într-un magazin fizic și actualizați magazinul online doar o dată pe zi? Atunci setați pragul de stoc epuizat la 1 sau 2. Astfel, magazinul online nu vinde ultimul exemplar, care poate fi deja vândut în magazin.

Vizibilitatea produselor epuizate (Hide out of stock items from the catalog), implicit dezactivată. Ascunderea vă păstrează curate paginile magazinului. Însă un produs epuizat care revine își pierde temporar locul în categorie. Pagina produsului în sine rămâne accesibilă. Lecția 7.1 explică ce înseamnă acest lucru pentru vizibilitate.

Afișarea stocului (Stock display format): afișați întotdeauna cantitatea („12 în stoc”), doar când este redusă („Doar 2 în stoc”) sau niciodată. „Doar 2 în stoc” îi ajută pe clienți să decidă, dar afișați mesajul doar dacă este adevărat; penuria artificială este înșelătoare.

Precomenzi (Allow backorders?) pe produs: nu permiteți, permiteți, dar avertizați clientul, sau permiteți. A permite precomenzi înseamnă că clienții pot cumpăra deși nu aveți nimic în stoc. Acest lucru este posibil pentru un produs pe care îl primiți sigur în decurs de o săptămână. Informați însă clientul (opțiunea din mijloc) și indicați un termen de livrare realist: termenul de livrare face parte din informațiile pe care le oferiți înainte de cumpărare (lecția 5.1).

Conexiuni și o singură sursă de adevăr

Dacă vindeți în mai multe locuri (magazin online, magazin cu casă de marcat, o platformă de tip marketplace) sau dacă un angrosist livrează direct clienților dumneavoastră, apar rapid două sau trei liste de stoc. Alegeți o singură sursă de adevăr: sistemul care stabilește stocul real. De obicei, acesta este casa de marcat sau sistemul de gestiune a stocului, iar WooCommerce primește cantitățile printr-o conexiune. O astfel de conexiune folosește SKU-ul drept cheie. Un produs fără SKU sau un SKU scris diferit în casa de marcat nu este actualizat. De aceea a fost atât de important SKU-ul în lecția 3.1.

Conexiunile folosesc de obicei REST API a WooCommerce cu o Cheie API. Acordați unei astfel de chei doar drepturile necesare (lecția 2.4).

Produse în bloc: export și import

Pentru zece produse lucrați în panoul de administrare. Pentru o sută de modificări de preț, un sezon nou sau o migrare de la alt sistem de magazin online folosiți exportul și importul CSV integrate: butoanele Exportă (Export) și Importă (Import) de deasupra listei de produse, la Produse > Toate produsele.

Un fișier CSV este un fișier text cu un rând pentru fiecare produs și coloane separate prin virgule. Îl deschideți într-un program de calcul tabelar. Acolo apar adesea problemele:

• Setul de caractere. WooCommerce folosește UTF-8. Dacă programul de calcul tabelar deschide fișierul cu alt set de caractere, „é” devine ceva de genul „é”. Alegeți în mod explicit UTF-8 la deschidere și la salvare.
• Separatorul și separatorul zecimal. În setări regionale precum cele neerlandeze, un program de calcul tabelar folosește adesea punctul și virgula ca separator și virgula ca separator zecimal. WooCommerce așteaptă în prețuri un punct (24.00). Un preț „24,00” poate fi interpretat altfel. Verificați câteva rânduri într-un editor de text înainte de import.
• Coloane goale. La actualizare, o celulă goală poate însemna că valoarea respectivă este golită. Este mai bine să eliminați complet din fișier coloanele pe care nu doriți să le modificați.
• Variații. Fiecare variație este un rând separat, cu o trimitere la produsul principal.

La import alegeți Actualizează produsele existente (Update existing products). WooCommerce caută atunci un produs existent după ID sau SKU. Produsele care nu există sunt omise cu această opțiune. Fără această opțiune, importul creează produse noi, iar un SKU care există deja generează o eroare.

Lucrați în siguranță: întâi la scară mică, întâi în altă parte

Un import poate modifica sute de produse dintr-un singur clic. De aceea:

1. Faceți o copie de siguranță (cursul WordPress, lecția 8.1) sau lucrați mai întâi în magazinul de test (lecția 2.1).
2. Exportați mai întâi, ca să aveți un fișier cu situația actuală.
3. Testați cu un fișier cu un singur rând. Verificați produsul în panoul de administrare și pe site.
4. Abia apoi aplicați întregul fișier.
5. Fișierele mari pot atinge limita de încărcare sau limita de timp a PHP. Împărțiți-le în mai multe părți sau întrebați furnizorul de găzduire despre setările PHP (baza de cunoștințe, articolul 200).

Rezumat

• Administrarea stocului previne comenzile plătite pe care nu le puteți livra.
• Reținerea stocului (implicit 60 de minute) rezervă articolele în timpul plății; anularea ulterioară este o sarcină programată.
• Pragurile, notificările, vizibilitatea și precomenzile le configurați conștient, cu un termen de livrare onest.
• Alegeți o singură sursă de adevăr și folosiți SKU-ul drept cheie pentru conexiuni.
• Import CSV: UTF-8, punct ca separator zecimal, întâi exportați, testați cu un singur rând, actualizați după ID sau SKU.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D3.4: Export și import. Efectuați-l în magazinul de test sau după o copie de siguranță recentă.

Pași:

1. Exportați toate produsele într-un fișier CSV cu butonul Exportă de deasupra listei de produse (Produse > Toate produsele).
2. Deschideți fișierul într-un program de calcul tabelar și alegeți UTF-8. Observați ce separator și ce separator zecimal vedeți.
3. Creați un fișier nou doar cu coloanele ID (sau SKU) și Stoc, cu un singur produs. Modificați stocul.
4. Importați acest fișier cu butonul Importă de deasupra listei de produse, cu Actualizează produsele existente activat.
5. Verificați produsul în panoul de administrare și, într-o fereastră privată, pe site.
6. Parcurgeți setările de stoc la WooCommerce > Setări > Produse > Stoc.

Listă de verificare (obligatorie): copie de siguranță sau magazin de test; export realizat; fișier deschis cu setul de caractere corect; un singur rând modificat; doar acel rând importat cu „actualizează produsele existente”; rezultat verificat.

Răspundeți:

1. Ce coloană a folosit WooCommerce pentru a regăsi produsul: ID sau SKU?
2. Ce a mers prost sau aproape prost (caractere, separator zecimal, coloane goale)?
3. Ce setări de stoc folosiți (reținerea stocului, praguri, notificări, precomenzi) și de ce?

Un răspuns bun indică ID sau SKU drept cheie, o capcană concretă pe care ați întâlnit-o sau ați evitat-o și, pentru fiecare setare, un motiv potrivit magazinului dumneavoastră.

Lecturi suplimentare

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, în engleză): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Curs gratuit WordPress 8.1: Copii de siguranță: ce, unde și cât de des
• Încărcarea nu reușește: măriți upload_max_filesize și max_execution_time
• Manual DirectAdmin 18.5: Încărcare prea mare (eroare 413) sau time-out

Pașii din baza de cunoștințe și din manual se aplică panourilor WebOké; la alți furnizori procedura este similară.