Setări generale, conturi și confidențialitate

Modulul 2: Instalare și configurare · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți configura în mod conștient adresa magazinului, țările, moneda, conturile clienților și perioadele de păstrare a datelor cu caracter personal și știți ce consecință are fiecare alegere.

Noțiuni cheie: adresa magazinului, vânzare către țări, livrare către țări, locația implicită a clientului, geo-localizare, monedă și format, comandă ca vizitator, crearea contului la finalizarea comenzii, link pentru setarea parolei, cerere de ștergere a datelor, perioade de păstrare, text de confidențialitate la înregistrare și la finalizarea comenzii

Setările generale: baza pentru tot restul

La WooCommerce > Setări > Generale (General) se află setări pe care le configurați corect o singură dată și apoi rareori le mai atingeți. Tocmai de aceea aici apar des greșeli: o alegere greșită în prima săptămână o observați abia după câteva luni, de exemplu când TVA-ul de pe facturi nu este corect.

Adresa magazinului. Adresa la care este înregistrată firma dumneavoastră. WooCommerce o folosește ca bază pentru calculul TVA (lecția 4.1) și pentru unele integrări de livrare. Țara o alegeți deja în asistentul de configurare (lecția 2.1); aici completați adresa integrală. Această adresă nu apare automat pe site-ul dumneavoastră: informațiile pe care un vizitator trebuie să le poată găsi le configurați separat (lecția 5.1).

Vânzare către și livrare către. Stabiliți către ce țări vindeți (toate țările, toate țările cu câteva excepții sau o listă) și, separat, către ce țări livrați. Sunt două întrebări diferite. Theehuis Example vinde cartea digitală de rețete oricui din UE, dar trimite ceainice doar în Țările de Jos, Belgia și Germania. Prin urmare alege la vânzare „anumite țări: toate țările UE”, iar la livrare „Țările de Jos, Belgia, Germania”. Un client din Austria poate cumpăra astfel cartea de rețete, dar la un ceainic nu vede nicio opțiune de livrare.

De ce nu pur și simplu „toate țările”? Pentru că fiecare țară în care vindeți are consecințe: TVA (lecția 4.2), costuri de livrare (lecția 4.3), limba termenilor și condițiilor și regulile țării respective (modulul 5). Vindeți doar acolo unde planul dumneavoastră (lecția 1.3) este pregătit. În plus, trebuie să arătați clar, la începutul procesului de comandă, dacă există restricții de livrare (lecția 5.1).

Locația implicită a clientului. Înainte ca un vizitator să își introducă adresa, WooCommerce nu știe unde locuiește acesta. Alegeți ce presupune magazinul în acest caz:

• Fără locație: prețurile și livrarea se calculează abia după ce clientul introduce o adresă.
• Țara magazinului: WooCommerce presupune că vizitatorul locuiește în țara dumneavoastră.
• Geo-localizare: WooCommerce ghicește țara pe baza adresei IP. Pentru aceasta folosește o bază de date a unui serviciu extern, pentru care trebuie să solicitați și să introduceți o cheie (gratuită).
• Geo-localizare cu suport pentru cache-ul paginilor: aceeași estimare, dar printr-o cerere suplimentară din browser, astfel încât un cache de pagini să nu afișeze tuturor aceeași țară.

Geo-localizarea obișnuită și un cache de pagini nu se potrivesc bine. Cache-ul păstrează pagina așa cum a văzut-o primul vizitator, cu prețurile și mesajele pentru țara acestuia, și o servește tuturor. Dacă folosiți un cache de pagini (lecția 6.4) și doriți geo-localizare, alegeți varianta cu suport pentru cache. Pentru majoritatea magazinelor din Țările de Jos, Belgia și Germania, „țara magazinului” este simplă și suficient de bună.

Monedă și format. Moneda, poziția simbolului monetar, separatorul pentru mii și pentru zecimale, numărul de zecimale. Pentru Țările de Jos și Germania se folosește de obicei: euro, simbolul la stânga (Țările de Jos) sau la dreapta (Germania), punct pentru mii, virgulă pentru zecimale, două zecimale. Nu setați niciodată numărul de zecimale la 0 „pentru că cereți doar euro întregi”: calculul TVA are nevoie de cenți.

Conturile clienților: vizitator sau cont?

La WooCommerce > Setări > Conturi și confidențialitate (Accounts & Privacy) alegeți cum comandă clienții.

Comanda ca vizitator. Clientul își introduce datele și comandă, fără cont. Este cea mai rapidă variantă pentru client și generează cele mai puține date cu caracter personal pe care trebuie să le protejați. Un cont obligatoriu este unul dintre cele mai cunoscute motive pentru care oamenii abandonează o comandă.

Crearea unui cont la finalizarea comenzii sau în Contul meu. Util pentru clienții fideli: pot revedea comenzile, pot salva adrese, pot descărca din nou fișierele (lecția 3.3). Dar fiecare cont este o autentificare care poate fi folosită abuziv și o colecție de date cu caracter personal pe care o păstrați cât timp există contul.

Pentru Theehuis Example alegerea este: comanda ca vizitator este permisă, iar crearea unui cont la finalizarea comenzii este o opțiune liberă a clientului. Pentru un magazin cu abonamente sau cu descărcări pe care clientul vrea să le poată prelua din nou mai târziu, un cont este mai logic.

Parole. Lăsați WooCommerce să trimită, la un cont nou, un link prin care clientul își alege singur parola, în loc de o parolă generată în e-mail. O parolă dintr-un e-mail rămâne ani de zile într-o căsuță poștală.

Țineți cont de legătura cu butonul de retragere din lecția 5.3: un client nu poate fi obligat să aibă un cont pentru a se retrage din contract. Dacă vizitatorii pot comanda, atunci și vizitatorii trebuie să se poată retrage din contract.

Confidențialitate: ce poate face WooCommerce pentru dumneavoastră

WooCommerce prelucrează date cu caracter personal: nume, adrese, numere de telefon, comenzi. Regulile generale ale GDPR, precum politica de confidențialitate și registrul activităților de prelucrare, sunt tratate în cursul WordPress, lecția 9.3. Aici este vorba despre setările pe care le oferă WooCommerce însuși.

Cereri de ștergere a datelor. WordPress are un instrument pentru ștergerea datelor cu caracter personal ale unei persoane (Unelte > Șterge datele cu caracter personal). La Conturi și confidențialitate alegeți dacă, în acest proces, se elimină și datele din comenzi și dacă expiră accesul la descărcări. Gândiți-vă bine înainte să activați acest lucru: datele pe care trebuie să le păstrați pentru autoritatea fiscală (în România, ANAF) (facturi, lecția 5.6) nu le puteți șterge pur și simplu, nici la cerere. Ștergerea în WooCommerce anonimizează comanda; asigurați-vă că datele pe care trebuie să le păstrați se află atunci în contabilitatea dumneavoastră.

Texte de confidențialitate. Puteți seta un text scurt care apare la înregistrare și la finalizarea comenzii, cu un link către politica de confidențialitate (lecția 5.5). Scrieți acolo una sau două propoziții, nu întreaga politică.

Perioade de păstrare. Aceasta este partea care se sare cel mai des. WooCommerce poate șterge automat datele cu caracter personal după o perioadă aleasă de dumneavoastră, pe categorii:

GDPR spune că nu păstrați datele mai mult decât este necesar. Regulile fiscale spun că trebuie să vă păstrați evidența contabilă un anumit număr de ani: în Țările de Jos 7 ani, în Belgia 10 ani pentru TVA, în Germania 8 ani pentru facturi (lecția 5.6). Pentru un magazin din România, întrebați contabilul ce perioadă de păstrare se aplică. Cele două reguli nu intră în conflict, atât timp cât știți unde păstrați fiecare lucru. Theehuis Example anonimizează comenzile finalizate în WooCommerce după câțiva ani, deoarece facturile se află în programul de contabilitate și rămân acolo 7 ani. Dacă vă păstrați evidența doar în WooCommerce, nu alegeți o perioadă mai scurtă decât obligația dumneavoastră de păstrare.

Implicit, toate perioadele sunt goale: atunci WooCommerce păstrează totul pentru totdeauna. Este alegerea cea mai comodă și cea mai proastă.

În practică: cum arată în WooCommerce

La alte teme și alți furnizori de găzduire funcționează la fel; acestea sunt setări ale WooCommerce însuși.

1. WooCommerce > Setări > Generale: completați adresa magazinului. La vânzare și livrare alegeți doar țările din planul dumneavoastră. Alegeți o locație implicită; dacă folosiți un cache de pagini, nu alegeți geo-localizarea obișnuită.
2. Verificați în partea de jos moneda și formatul.
3. Conturi și confidențialitate: activați sau dezactivați comanda ca vizitator; crearea contului la finalizarea comenzii; alegeți un link pentru setarea parolei.
4. Alegeți, la ștergerea datelor, dacă sunt incluse comenzile și descărcările și notați unde păstrați datele pe care trebuie să le păstrați din motive fiscale.
5. Completați textele de confidențialitate cu un link către politica de confidențialitate.
6. Completați perioadele de păstrare, cu un motiv pentru fiecare perioadă.

Rezumat

• Adresa magazinului este baza pentru TVA; vânzarea către și livrarea către sunt două alegeri separate. Alegeți doar țările pentru care sunteți pregătit.
• Geo-localizarea obișnuită și un cache de pagini intră în conflict; alegeți atunci varianta cu suport pentru cache sau țara magazinului.
• Comanda ca vizitator este rapidă și generează mai puține date; un cont este util pentru clienții fideli. Lăsați clienții să își aleagă singuri parola printr-un link.
• Completați perioadele de păstrare: implicit, WooCommerce păstrează totul pentru totdeauna.
• Ștergerea la cerere și anonimizarea nu trebuie să încalce obligația fiscală de păstrare: știți unde păstrați fiecare lucru. În România, verificați perioada de păstrare cu contabilul, iar autoritatea fiscală este ANAF.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D2.3: Conturi și perioade de păstrare. Aplicați setările din această lecție în magazinul dumneavoastră (de test). Este un exercițiu practic individual: bifați singur pașii și răspundeți la întrebare.

Bifați:

• adresa magazinului și țările (vânzare și livrare) configurate;
• moneda și formatul verificate;
• comanda ca vizitator activată sau dezactivată în mod conștient;
• crearea contului la finalizarea comenzii aleasă în mod conștient;
• parola setată printr-un link;
• perioadele de păstrare completate la Conturi și confidențialitate.

Răspundeți: ce perioade de păstrare ați ales pentru conturile inactive și pentru comenzile eșuate, anulate și finalizate și de ce? Gândiți-vă la obligația de păstrare din lecția 5.6.

După „gata” vedeți răspunsul model: comenzile finalizate nu se păstrează mai puțin decât obligația fiscală de păstrare, cu excepția cazului în care datele se află în altă parte (de exemplu în contabilitatea dumneavoastră); conturile inactive se șterg; un motiv pentru fiecare alegere.

Lecturi suplimentare

• Curs gratuit WordPress 9.3: GDPR: cookie-uri, formulare și politica de confidențialitate
• Este aceasta o breșă de date și trebuie să o raportez?
• Curs gratuit WordPress 6.2: Caching
• Setările WooCommerce (woocommerce.com, în engleză): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Păstrarea facturilor (Belastingdienst, autoritatea fiscală din Țările de Jos, în neerlandeză): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren