Facturi și evidență contabilă

Modulul 5: Obligații și termeni · Timp de citire: 10 minute

Obiectiv de învățare: După această lecție puteți explica când trebuie un magazin online să emită o factură, ce trebuie să conțină aceasta în fiecare țară, cum gestionați rambursările în evidența contabilă și cât timp păstrați documentele. De asemenea, puteți alege modul în care obțineți facturile din WooCommerce.

Noțiuni cheie: factură, bon fiscal, cerințe pentru factură, număr de factură consecutiv, factură simplificată, factură de stornare, OSS și facturi, livrare intracomunitară, factură electronică (B2B), Peppol, obligație de păstrare, integrare cu programul de contabilitate

Această lecție explică regulile așa cum se aplică la 9 noiembrie 2026. Nu reprezintă consultanță juridică sau fiscală. Dacă aveți îndoieli cu privire la situația dumneavoastră, adresați-vă unui jurist, organizației dumneavoastră de ramură sau contabilului dumneavoastră.

Trebuie de fapt un magazin să emită facturi?

Depinde de cine cumpără și de unde.

• Către firme (B2B), în UE trebuie să emiteți o factură. Fără factură, clientul dumneavoastră persoană juridică nu poate deduce TVA-ul.
• Către consumatori (B2C) din propria țară, o factură pentru TVA nu este de obicei obligatorie; o confirmare a comenzii sau un bon fiscal este adesea suficient. Mulți clienți se așteaptă totuși să primească una, iar pentru propria evidență contabilă un document numerotat consecutiv este util.
• Vânzări la distanță către consumatori din alte țări UE (lecția 4.2): dacă participați la regimul Uniunii (ghișeul unic, OSS) în Țările de Jos, se aplică regulile neerlandeze de facturare și, pentru TVA, nu trebuie să emiteți factură, conform Belastingdienst (administrația fiscală neerlandeză). Dacă declarați TVA-ul direct în cealaltă țară, se aplică regulile de facturare ale acelei țări. În România, înregistrarea în regimul OSS se face la ANAF (Spațiul Privat Virtual).

O factură simplificată (cu mai puține date) este permisă în Țările de Jos până la € 100 (≈ 534,30 lei) cu TVA inclus, dar nu la livrări intracomunitare, vânzări la distanță și câteva alte situații transfrontaliere.

Ce trebuie să conțină o factură

Cerințele provin din directiva europeană privind TVA-ul și sunt aproape identice în fiecare țară. O prezentare generală:

Pentru Belgia se aplică aceleași linii directoare europene; cereți contabilului să confirme ce trebuie să apară în cazul dumneavoastră, mai ales în privința numărului de întreprindere și a taxării inverse. În România, identificarea firmei se face prin înregistrarea la Registrul Comerțului (ONRC), prin CUI și prin codul de TVA RO urmat de cifre; verificați cu contabilul ce date trebuie să apară pe facturile dumneavoastră.

La o livrare intracomunitară către o firmă (lecția 4.1), pe factură apar și codul de TVA al clientului și mențiunea că se aplică taxarea inversă.

Rambursări și facturi de stornare

Dacă ați emis o factură, iar clientul se retrage din contract (lecția 5.2) sau rambursați o parte din sumă, nu modificați factura inițială. Emiteți o factură de stornare (notă de credit): un document nou, cu propriul număr, cu trimitere la factura inițială și cu sume negative. Astfel, numerotarea rămâne fără goluri, iar declarația de TVA este corectă: TVA-ul de pe factura de stornare se scade în perioada în care are loc rambursarea.

Capcane:

• Ștergerea unei facturi sau renumerotarea ei. Apare astfel un gol în serie, care iese în evidență la un control.
• O rambursare în WooCommerce fără emiterea unei facturi de stornare. WooCommerce înregistrează rambursarea la comandă, dar evidența contabilă nu află nimic despre ea dacă nu există o integrare.
• O comandă de test cu un număr de factură real lăsată în sistem. În magazinul de test folosiți o altă serie de numere sau dezactivați acolo emiterea facturilor.

Cum obțineți facturi din WooCommerce

WooCommerce nu generează implicit facturi PDF și nici numere de factură consecutive: numărul comenzii este un număr intern care nu este întotdeauna consecutiv (comenzile anulate și cele eșuate primesc și ele un număr). Aveți trei variante:

1. Un modul de facturare care, la un anumit status (de obicei "În desfășurare" sau "Finalizată"), generează un PDF cu propriul număr consecutiv și îl atașează la e-mail. Alegeți unul care poate emite facturi de stornare și vă permite să stabiliți singur numerotarea.
2. O integrare cu programul dumneavoastră de contabilitate: comanda ajunge în programul de contabilitate, care emite și trimite factura. Astfel totul se află într-un singur loc, inclusiv rapoartele OSS pe țări și pe cote de TVA. Multe programe de contabilitate au o integrare cu WooCommerce.
3. Furnizorul de plăți sau un serviciu extern care emite facturi. Verificați ca numerotarea și datele să respecte cerințele.

Evaluați fiecare modul sau integrare ca în cursul WordPress, lecția 5.3, și întrebați-vă contabilul ce variantă se potrivește cu evidența dumneavoastră. La Theehuis Example, programul de contabilitate emite facturile; magazinul transmite doar datele comenzii. Theehuis are astfel o singură serie de numere și o situație a vânzărilor pe fiecare țară UE pentru declarația OSS.

Facturi electronice între firme

Dacă vindeți și către firme, aveți în vedere facturarea electronică: o factură într-un format structurat pe care îl poate citi un calculator (nu un PDF).

• Belgia: din 1 ianuarie 2026, facturile electronice între firmele belgiene înregistrate în scopuri de TVA sunt obligatorii, în practică prin rețeaua Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Germania: între firmele stabilite în Germania, factura electronică este norma (§ 14 UStG); firmele trebuie să le poată primi, iar trimiterea devine obligatorie în etape.
• Țările de Jos: (situația din noiembrie 2026) încă nu există o obligație generală între firme. În România, sistemul RO e-Factura al ANAF este obligatoriu între firme și se aplică și facturilor către consumatori; verificați cu contabilul.

Pentru consumatori nu se schimbă nimic în Țările de Jos, Belgia și Germania: aceștia primesc pur și simplu un PDF sau o confirmare. Dacă vindeți către firme belgiene sau germane, verificați dacă programul dumneavoastră de contabilitate poate trimite facturi electronice.

Cât timp păstrați documentele

A păstra înseamnă și a menține documentele lizibile și ușor de găsit, chiar dacă schimbați software-ul magazinului sau dezinstalați un modul. Exportați regulat facturile în evidența contabilă sau în arhivă. Corelați acest lucru și cu perioadele de păstrare din WooCommerce (lecțiile 2.3 și 5.5): dacă anonimizați comenzile finalizate după câțiva ani, asigurați-vă că datele de facturare rămân păstrate în altă parte. Pentru România, stabiliți împreună cu contabilul termenul de păstrare care se aplică magazinului dumneavoastră.

Rezumat

• Către firme, întotdeauna o factură; către consumatorii din propria țară, de obicei nu este obligatorie; în cadrul OSS din Țările de Jos se aplică regulile neerlandeze și, pentru TVA, nu este necesară o factură.
• Pe factură: data, numărul consecutiv, datele ambelor părți, codul de TVA, ce s-a livrat și când, sumele pe fiecare cotă și TVA-ul; în Germania conform § 14 Abs. 4 UStG. În România, sistemul RO e-Factura al ANAF este obligatoriu între firme și se aplică și facturilor către consumatori; verificați cu contabilul.
• O rambursare înseamnă o factură de stornare cu trimitere la factura inițială, niciodată ștergerea unei facturi.
• WooCommerce nu emite singur facturi: alegeți un modul, o integrare cu programul de contabilitate sau un serviciu.
• Păstrare: Țările de Jos 7 ani, Belgia 10 ani pentru TVA, Germania 8 ani pentru facturi.

Test (quiz)

Exercițiu

Exercițiul D5.6: Verificați-vă factura. În magazinul de test, plasați o comandă de test și generați factura (sau, dacă nu emiteți facturi către consumatori, confirmarea pe care o primește clientul). Comparați-o cu cerințele pentru factură din țara dumneavoastră prezentate în această lecție. Bifați: toate datele obligatorii verificate; numerotarea consecutivă controlată (inclusiv după o comandă anulată); factura de stornare la o rambursare stabilită; termenul și locul de păstrare stabilite; situația dumneavoastră OSS luată în calcul.

Răspundeți: ce date lipseau și cum rezolvați acest lucru? Cum emiteți facturile: cu un modul, cu programul de contabilitate sau prin furnizorul de plăți, și de ce? Ce se întâmplă la o rambursare, din WooCommerce până în evidența contabilă? Cât timp și unde păstrați facturile, inclusiv dacă veți schimba la un moment dat software-ul magazinului?

Lecturi suplimentare

• Ce cerințe trebuie să îndeplinească facturile? (Belastingdienst, în neerlandeză): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Factura simplificată (Belastingdienst, în neerlandeză): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Păstrarea facturilor (Belastingdienst, în neerlandeză): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Vânzări la distanță în UE și regimul Uniunii (Belastingdienst, în neerlandeză): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Facturarea electronică în Belgia (FOD Financiën, în neerlandeză): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (în germană): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (în germană): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Curs gratuit WordPress 5.3: Alegerea și evaluarea modulelor (pluginurilor)