Domeniu, e-mail și website în caz de deces sau de închidere a firmei: ce trebuie să facă aparținătorii

Un client a decedat sau o firmă, o asociație ori o fundație își încetează activitatea? Site-ul, adresa de e-mail și numele de domeniu continuă să funcționeze până când cineva se ocupă de ele. În acest articol aflați în ce ordine să procedați: ce documente trimiteți, cum puneți în siguranță e-mailul și site-ul și cum păstrați sau reziliați domeniul.

1. Stabiliți mai întâi ce doriți

De obicei este vorba de una dintre aceste trei variante:

• Preluați totul: contul trece pe numele dumneavoastră, iar site-ul, e-mailul și domeniul continuă să funcționeze.
• Păstrați o parte: de exemplu doar numele de domeniu, pentru ca adresele de e-mail vechi să nu ajungă la altcineva, sau doar e-mailul.
• Opriți totul: puneți mai întâi în siguranță ce doriți să păstrați, apoi reziliați.

2. Trimiteți documentele doveditoare

Dacă nu vă puteți autentifica în contul persoanei decedate, trimiteți un e-mail la support@weboke.ro cu:

• o copie a certificatului de deces;
• dovada că aveți dreptul să acționați în numele moștenitorilor, de exemplu un certificat de moștenitor sau un certificat de executor testamentar emis de notar, ori o împuternicire scrisă din partea moștenitorilor;
• o copie a propriului act de identitate;
• ce doriți: trecerea contului pe numele și adresa dumneavoastră de e-mail sau rezilierea (unei părți) a produselor și domeniilor.

Contul era pe numele unei firme, asociații sau fundații? În acest caz, noul administrator sau o persoană cu drept de semnătură trimite un extras recent din registrul comerțului (în Țările de Jos, KvK) în care figurează, împreună cu o copie a propriului act de identitate. Dacă dumneavoastră nu figurați în extras, trimiteți o împuternicire scrisă din partea unei persoane care figurează în acesta.

După verificare, modificăm adresa de e-mail și numărul de telefon mobil ale contului. Apoi solicitați dumneavoastră o parolă nouă și vă autentificați. Mai multe detalii găsiți în Nu mă mai pot autentifica: adresa de e-mail sau telefonul nu mai sunt disponibile, ori clientul a decedat.

3. Puneți în siguranță e-mailul și site-ul

După ce v-ați autentificat, administrați pachetul chiar dumneavoastră în Contul meu WebOké și în DirectAdmin. Salvați ce doriți să păstrați, chiar dacă ulterior reziliați totul:

1. E-mail: setați în DirectAdmin o parolă nouă pentru căsuța de e-mail, consultați Schimbarea parolei unei adrese de e-mail. Deschideți apoi căsuța de e-mail într-un program de e-mail și salvați mesajele într-un dosar local, consultați Salvarea locală a e-mailurilor pentru a economisi spațiu pe serverul de e-mail.
2. Site și fișiere: descărcați un backup complet, consultați WebOké Backups: vizualizarea, restaurarea sau descărcarea unui backup.
3. Nextcloud: exportați fișierele, calendarul și contactele, consultați Exportarea datelor dumneavoastră din Nextcloud: fișiere, calendar și contacte.

Doriți să le comunicați contactelor că adresa nu mai este citită? Setați un răspuns automat pentru căsuța de e-mail, consultați Răspunsuri automate.

Este vorba de o firmă care își încetează activitatea? Țineți cont de faptul că e-mailurile de afaceri și facturile pot intra sub incidența obligației fiscale de păstrare. Consultați Păstrarea e-mailurilor de afaceri: obligația de păstrare și arhivarea.

4. Prelungire sau reziliere

• Continuare: plătiți facturile de prelungire. Dacă acestea sunt emise pe contul persoanei decedate, le veți primi de îndată ce contul este trecut pe adresa dumneavoastră de e-mail.
• Reziliere: reziliați cu efect de la data expirării, astfel totul funcționează până la acea dată. Puteți rezilia în Contul meu WebOké sau, fără autentificare, prin formularul Rezilierea contractului, împreună cu documentele doveditoare de la pasul 2.
• Transfer: dacă altcineva dorește să păstreze site-ul sau domeniul, transferați pachetul sau domeniul în contul WebOké al acelei persoane, în loc să îl reziliați.

După data de încetare, pachetul se oprește imediat. Dacă totuși ați uitat ceva, putem restaura la cerere un backup în termen de până la 30 de zile de la încetare. Solicitați acest lucru printr-un tichet. Ce se întâmplă în continuare după reziliere găsiți în Rezilierea produselor și domeniilor, retragerea rezilierii și ce se întâmplă după aceea.

5. Treceți domeniul pe titularul corect

Faptul că un cont este pe numele dumneavoastră nu înseamnă automat că domeniul vă aparține. La registry, persoana decedată sau organizația desființată figurează în continuare ca titular. Dacă doriți să păstrați domeniul, modificați titularul la contactele domeniului în Contul meu WebOké. Aceasta este o schimbare de titular: după aceasta, domeniul aparține din punct de vedere juridic noului titular.

• O societate sau o fundație își încetează activitatea, dar una dintre persoanele implicate dorește să păstreze domeniul? Efectuați schimbarea de titular înainte ca organizația să fie radiată din registrul comerțului.
• Dacă o întreprindere individuală își încetează activitatea, întreprinzătorul rămâne titular. În caz de deces, domeniul trece la un moștenitor prin schimbarea de titular.

Dacă întâmpinați dificultăți, trimiteți-ne un tichet. Ce este un titular aflați în Ce este titularul unui domeniu?.

Pas cu pas, cu capturi de ecran: Modificarea contactelor domeniului și a proprietarului, Transferul și unificarea conturilor și Rezilierea unui produs, retragerea rezilierii sau transferul în ghidul WebOké.

Consultați și: Plecarea de la WebOké: cum vă luați datele cu dumneavoastră