Păstrarea e-mailurilor de afaceri: obligația de păstrare și arhivarea
Cât timp trebuie să păstrați e-mailurile de afaceri și aveți voie să păstrați totul fără restricții? În acest articol aflați ce prevăd obligația de păstrare și regulile privind confidențialitatea, cu Țările de Jos ca exemplu, și cum vă arhivați e-mailurile în mod practic. Aceasta este o explicație generală și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Termenele diferă de la o țară la alta: informați-vă la autoritatea fiscală, la contabilul sau la expertul dvs. contabil.
1. Ce e-mailuri intră sub obligația de păstrare?
În multe țări, o întreprindere trebuie să își păstreze evidența contabilă timp de mai mulți ani. E-mailurile fac parte din aceasta atunci când conțin înțelegeri sau date relevante pentru contabilitate sau pentru impozite. De exemplu:
- oferte, confirmări de comandă și înțelegeri privind prețurile;
- facturi pe care le trimiteți sau le primiți prin e-mail, împreună cu atașamentele;
- contracte și modificări ale acestora.
Buletinele informative, reclamele și mesajele obișnuite fără consecințe financiare de regulă nu trebuie păstrate.
2. Cât timp? Exemplul Țărilor de Jos
| Ce | Termen în Țările de Jos |
|---|---|
| Evidența contabilă, inclusiv facturile și e-mailurile de afaceri cu consecințe financiare | 7 ani |
| Date privind bunuri imobile, cum ar fi o clădire | 10 ani |
- Termenul începe abia atunci când un document nu mai este de actualitate. Un contract care se derulează patru ani îl păstrați pe durata celor patru ani și apoi încă 7 ani.
- Dacă vă închideți firma, obligația de păstrare rămâne valabilă.
- Păstrarea în format digital este permisă, dacă puteți prezenta documentele într-un termen rezonabil și acestea nu pot fi modificate fără să se observe.
Regulile sunt publicate pe site-ul Belastingdienst, autoritatea fiscală din Țările de Jos. În alte țări se aplică alte termene.
3. Aspectul confidențialității: nu mai mult decât este necesar
E-mailurile conțin adesea date cu caracter personal. Conform GDPR (în neerlandeză AVG), nu păstrați datele cu caracter personal mai mult decât este necesar pentru scopul respectiv. Acest lucru nu intră în conflict cu obligația de păstrare: ceea ce trebuie să păstrați conform legii aveți voie să păstrați. Însă păstrarea tuturor datelor pentru totdeauna doar pentru că se poate nu este scopul.
- Stabiliți pentru fiecare tip de e-mail cât timp aveți nevoie de el și consemnați acest lucru.
- Ștergeți e-mailurile fără interes de afaceri, de exemplu candidaturi vechi sau mesaje din formulare de contact.
- Păstrați arhiva la fel de sigur ca mailboxul: cu o parolă puternică și un backup.
Mai multe despre GDPR și site-ul dumneavoastră găsiți în GDPR pentru site-ul dumneavoastră: cookie-uri, conținut extern, formulare și politica de confidențialitate.
4. Cum vă arhivați e-mailurile
Există câteva metode. Le puteți și combina.
- Un dosar de arhivă pe server. Mutați e-mailurile vechi într-un dosar precum Arhivă sau Arhivă 2025. E-mailurile rămân astfel în webmail, pe telefon și în backup-ul nostru de noapte, dar se socotesc în spațiul de stocare al mailboxului. Consultați Dosarele din mailbox: Mesaje primite, Trimise, Ciorne, Coș de gunoi, Nedorite și Arhivă.
- Salvare locală. Mutați e-mailurile într-un dosar local din programul de e-mail, cum ar fi un fișier .pst în Outlook sau Dosare locale în Thunderbird. Astfel economisiți spațiu pe server, dar e-mailurile se vor afla doar pe acel computer. Consultați Salvarea locală a e-mailurilor pentru a economisi spațiu pe serverul de e-mail.
- Exportarea mesajelor individuale. Un mesaj important îl salvați ca fișier .eml, cu atașamentele incluse. Consultați Exportarea unui mesaj ca .eml și importarea lui din nou. Puneți astfel de fișiere, de exemplu, într-un dosar fix în Nextcloud, alături de restul evidenței dvs. contabile.
5. Renunțați la un mailbox sau la un pachet?
Exportați e-mailurile pe care trebuie să le păstrați înainte de data de încheiere. După data de încheiere, pachetul se oprește imediat. Cum vă luați toate datele cu dumneavoastră aflați în Plecarea de la WebOké: cum vă luați datele cu dumneavoastră.
Explicații detaliate cu capturi de ecran: Arhivare: un dosar de arhivă pe server sau un fișier pst în ghidul Outlook și Arhivarea mesajelor în ghidul webmail.
Doriți să aflați mai multe? Urmați cursul gratuit E-mail în ordine, lecția 3.2 Stocare, cote și un mailbox plin.