Arhivare: un folder de arhivă pe server sau un fișier pst

Doriți să vă faceți ordine în Inbox, dar să păstrați e-mailurile vechi? Atunci le puteți arhiva. Pentru o adresă de e-mail WebOké aveți două variante. Ele diferă prin locul în care se află e-mailurile după arhivare.

Varianta 1: un folder de arhivă pe server (recomandat)

Creați în Outlook, la adresa dvs. de e-mail, un folder, de exemplu Arhivă sau Arhivă 2025, și trageți e-mailurile vechi în el. Acest folder se află pe serverul nostru.

• Vedeți arhiva pe orice computer, pe telefon și în webmail.
• Este inclusă în backupurile pachetului dvs.
• Totuși, se contorizează în spațiul de stocare al căsuței dvs. poștale (consultați Foldere, e-mailuri trimise și o căsuță poștală plină).

Multe versiuni de Outlook au și un buton Arhivare. Acesta mută un mesaj într-un folder de arhivă. La un cont IMAP, Outlook vă întreabă uneori mai întâi ce folder să folosească. Alegeți atunci un folder de sub adresa dvs. de e-mail, nu un folder de pe computer.

Varianta 2: un fișier pst pe computer

Outlook clasic poate salva e-mailurile într-un Fișier de date Outlook, un fișier cu extensia .pst. Acest fișier se află pe computerul dvs., nu pe serverul nostru.

• Este util dacă vi se umple căsuța poștală și nu mai este nevoie ca e-mailurile vechi să rămână pe server.
• Dar: aceste e-mailuri le veți vedea doar pe acest computer. Nu pe telefon și nu în webmail.
• Dacă vi se strică computerul sau fișierul se deteriorează, pierdeți aceste e-mailuri. Fișierul pst nu este inclus în backupurile noastre. Prin urmare, faceți-i dvs. un backup (consultați Strategia de backup: regula 3-2-1 pentru propria dvs. afacere).

În Outlook clasic creați un fișier pst prin File, Deschidere și export și apoi Import/export, alegând opțiunea de export într-un fișier. În plus, există funcția Arhivare automată, care mută automat e-mailurile vechi într-un fișier pst. Activați-o doar dacă știți unde se află acel fișier și aveți un backup al lui.

Fișierele pst și noul Outlook

Noul Outlook poate folosi fișierele pst doar în mod limitat. Microsoft menționează, printre altele, drept condiții ca Outlook clasic să fie instalat și el pe computer și să aveți un abonament Microsoft 365. Dacă doriți să treceți la noul Outlook, mutați mai întâi în Outlook clasic e-mailurile din fișierele pst înapoi într-un folder de pe server. Astfel le veți vedea automat în noul Outlook.

Sfat: Outlook clasic păstrează un cont IMAP și într-un fișier cu extensia .ost. Acesta este doar o copie a ceea ce se află pe server. Dacă acest fișier se strică, Outlook poate descărca din nou totul de pe server. Un fișier .pst este altceva: acolo e-mailurile se află adesea doar în acel fișier.