De ce nu toată lumea primește mesajul dumneavoastră de absență
Mesajul dumneavoastră de absență este activ, dar un client spune că nu a primit niciun răspuns. Sau cineva l-a primit prima dată, dar apoi nu l-a mai primit. De cele mai multe ori nu este o eroare: un mesaj de absență nu răspunde intenționat la fiecare e-mail. În acest articol aflați de ce și cum îl configurați astfel încât persoanele potrivite să primească un răspuns.
Cum funcționează
Mesajul de absență pe care îl configurați în webmail la Setări > Mesaj de absență este, din punct de vedere tehnic, un filtru pe serverul de e-mail. Acesta rulează în momentul în care sosește un e-mail, deci și atunci când computerul dumneavoastră este oprit. Regulile pentru un astfel de răspuns automat sunt descrise în standardul pentru mesajele de absență Sieve, RFC 5230 (în limba engleză). Acesta conține câteva limitări care împiedică un mesaj de absență să provoace probleme.
1. Un singur răspuns per expeditor per interval
Serverul reține cui a răspuns deja. În cadrul Intervalului de răspuns, același expeditor nu primește un al doilea răspuns. Dacă nu alegeți nimic, conform standardului intervalul este de 7 zile. Dacă cineva vă scrie de patru ori în trei zile, va primi așadar un singur mesaj de absență. Abia după expirarea intervalului va primi din nou unul, ca reamintire că încă lipsiți.
Ați testat mesajul de absență trimițându-vă un e-mail de pe o altă adresă? În acest caz, la al doilea test nu veți mai primi răspuns. Acest lucru înseamnă că funcționează.
2. Niciun răspuns la listele de discuții și la mesajele automate
Un mesaj de absență care răspunde unei liste de discuții cu o mie de membri sau două mesaje automate care își răspund la nesfârșit unul altuia: nimeni nu își dorește așa ceva. De aceea, conform RFC 5230 (secțiunea 4.6), serverul nu răspunde la:
- e-mailuri cu antetul List-Id sau alte antete List: newslettere și liste de discuții;
- e-mailuri cu antetul Auto-Submitted cu o altă valoare decât
no: mesaje automate, precum un alt mesaj de absență sau o notificare a unui sistem; - e-mailuri de la adrese precum MAILER-DAEMON sau de la adrese care încep cu
owner-ori se termină cu-request.
Răspunsul dumneavoastră primește el însuși antetul Auto-Submitted: auto-replied. Astfel, un alt mesaj de absență știe că nu trebuie să răspundă înapoi. În plus, răspunsul este trimis către expeditorul din plic (Return-Path). La e-mailurile obișnuite, aceasta este adresa expeditorului, iar la sisteme este adesea o adresă tehnică.
3. Doar dacă e-mailul vă este adresat cu adevărat
Serverul răspunde doar dacă una dintre adresele dumneavoastră apare în anteturile Către (To) sau Cc. Astfel se evită răspunsurile la e-mailurile sosite printr-o listă sau ca Bcc. Serverul cunoaște adresa propriei dumneavoastră căsuțe poștale, dar nu și o adresă precum info@example.com care este redirecționată către căsuța dumneavoastră.
De aceea, câmpul Adresele mele de e-mail este important:
- Accesați Setări > Mesaj de absență și deschideți Setări avansate.
- La Adresele mele de e-mail, introduceți fiecare adresă pe care primiți e-mailuri, inclusiv aliasurile și adresele de redirecționare (forwarders). Cu Completați cu toate adresele mele, webmailul preia adresele identităților dumneavoastră.
- Faceți clic pe Salvați.
Dacă uitați adresa info@, un client care scrie la info@ nu va primi mesajul de absență și poate că va aștepta degeaba un răspuns.
4. În afara orei de început și a orei de sfârșit
Dacă ați completat o Oră de început și o Oră de sfârșit, mesajul de absență nu face nimic în afara acestei perioade. Verificați dacă datele sunt corecte, inclusiv anul. Dacă le lăsați necompletate, mesajul este activ atâta timp cât Starea este setată pe Activ. O dată de început și o dată de sfârșit reprezintă totuși alegerea cea mai sigură: astfel nu puteți uita să dezactivați mesajul.
Verificați rapid de ce cineva nu a primit răspuns
| Verificați | Unde |
|---|---|
| Starea este setată pe Activ, iar ziua de astăzi se încadrează între Ora de început și Ora de sfârșit? | Setări > Mesaj de absență |
| Acest expeditor a primit deja un răspuns în cadrul Intervalului de răspuns? | Setări avansate > Interval de răspuns |
| A scris la un alias sau la o adresă de redirecționare care nu figurează la Adresele mele de e-mail? | Setări avansate > Adresele mele de e-mail |
| A fost un newsletter, o listă de discuții sau un mesaj automat? | Anteturile mesajului (Headers): List-Id sau Auto-Submitted |
| Un filtru aflat mai sus în listă mută deja mesajul? | Setări > Filtre |
Lăsați Acțiune pentru mesajul primit setată pe Păstrare. Astfel, e-mailul primit rămâne în căsuța dumneavoastră poștală și îl puteți citi după ce reveniți.
Pașii, însoțiți de capturi de ecran, se găsesc în ghidul Roundcube la Configurarea unui mesaj de absență. Dacă folosiți DirectAdmin, consultați Vacation Messages în ghidul DirectAdmin.