Wachtwoorden delen met je team of gezin

Het beste is als iedereen een eigen account heeft, met een eigen wachtwoord. Maar soms deel je een inlog, zoals de webwinkel, het account bij de bank of de social media van de zaak. Deel die dan nooit via mail, chat of een spreadsheet, maar via een gedeelde kluis. Waarom, lees je in les Wachtwoordmanagers kiezen en gebruiken van de cursus Veilig online.

In Bitwarden: een organisatie met verzamelingen

In Bitwarden deel je via een organisatie. Daarin maak je verzamelingen, bijvoorbeeld Webwinkel, Financieel en Social media. Per verzameling bepaal je wie erbij kan.

1. Log in op de website van je kluis (vault.bitwarden.eu) en klik op Nieuwe organisatie.
2. Geef de organisatie een naam, vul een e-mailadres in en kies het soort organisatie.
3. Maak in de organisatie je verzamelingen aan.
4. Nodig je collega's of gezinsleden uit met Lid uitnodigen en geef ze toegang tot de juiste verzamelingen. Ze hebben een eigen Bitwarden-account nodig, in dezelfde regio.
5. Heeft iemand de uitnodiging geaccepteerd, dan moet jij hem nog bevestigen. Pas dan ziet hij de gedeelde items.
6. Zet een item in een verzameling: open het item, kies Toewijzen aan collecties en kies de organisatie en de verzameling.

Let op: Een item dat je naar de organisatie verplaatst, is daarna van de organisatie en niet meer van jou. Het staat ook niet meer in de export van je eigen kluis (zie Een back-up of export van je kluis maken).

Eén keer iets doorgeven

Moet je een wachtwoord eenmalig aan iemand geven, bijvoorbeeld een webbouwer? Gebruik dan geen mail. In Bitwarden kan dat met Send of Deel via link: een versleutelde link die na een tijd of na één keer openen vervalt. Een deel daarvan zit alleen in de betaalde versies. Verander het wachtwoord daarna als de klus klaar is.

In KeePassXC: KeeShare

KeePassXC deelt een groep items via een apart bestand dat je op een gedeelde plek zet, bijvoorbeeld een gedeelde map in Nextcloud.

1. Kies Extra, Instellingen, het onderdeel KeeShare, en vink Importeren toestaan en Exporteren toestaan aan.
2. Bewerk de groep die je wilt delen en stel bij KeeShare in dat hij synchroniseert met een bestand in de gedeelde map. Kies een wachtwoord voor dat bestand.
3. Je collega koppelt in zijn KeePassXC een groep aan hetzelfde bestand, met hetzelfde wachtwoord.

Alles in de gedeelde groep, en in de groepen daaronder, wordt gedeeld. Deel daarom nooit je hoofdgroep. Voor een team dat veel deelt, is een organisatie in Bitwarden of Vaultwarden eenvoudiger.

Als iemand vertrekt

1. Haal hem uit de organisatie of de gedeelde map.
2. Verander de wachtwoorden die hij kon zien. Uit de kluis halen is niet genoeg: hij kan ze hebben overgetypt of bewaard.
3. Bij WebOké: haal ook zijn eigen logins weg, bijvoorbeeld in Nextcloud (zie Collega vertrekt: bestanden, agenda en gedeelde mappen veilig overnemen).